1. Quy định hóa đơn điện tử liên quan đến đơn vị xăng dầu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC
1.1 Thời điểm lập hóa đơn (Điều 9, Nghị định 123)
Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng là thời gian kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
Người bán phải đảm bảo lưu trữ trọn vẹn hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và đảm bảo có thể tra cứu khi đơn vị có thẩm quyền yêu cầu.
1.2 Nội dung của hóa đơn (Điểm c, khoản 14, Điều 10 tại Nghị định 123)
– Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có trọn vẹn các nội dung.
– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng đầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
1.3 Truyền nhận dữ liệu lên đơn vị thuế
- Tại Điểm a.1, khoản 3, điều 22 Nghị định 123: Trách nhiệm của người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế
Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.
- Khoản 1 Điều 58: Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại thực hiện hóa đơn điện tử và gửi tới dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố.
- Khoản 4 Điều 6: Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác – Thông tư 78/2021/TT-BTC
Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo hướng dẫn tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì người bán sau khi lập hóa đơn điện tử trọn vẹn các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho đơn vị thuế theo hướng dẫn tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
1.4 Quy định về xử lý sai sót hóa đơn
Tại Điểm d, Điều 7 – Thông tư 78: Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi đơn vị thuế có sai sót trong một số trường hợp.
Trường hợp theo hướng dẫn hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
=> Vì vậy, đơn vị xăng dầu sẽ sử dụng hóa đơn điện tử Không có mã của đơn vị thuế và phương thức gửi dữ liệu đến đơn vị thuế theo 3 trường hợp:
- Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng có MST và có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu
- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh
- Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: Áp dụng với các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng có MST, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và các khách hàng là cá nhân không kinh doanh
2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử xăng mới nhất
2.1 Trường hợp 1: Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn
- Đối tượng:
Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng có MST và có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu
- Tờ khai:
Chọn cách thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến đơn vị thuế là Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn
- Cách xuất hóa đơn điện tử:
Bước 1: Tạo mẫu hóa đơn điện tử cơ bản có trọn vẹn ký hiệu.
Bước 2: Sau khi đơn vị thuế chấp nhận tờ khai thì thực hiện xuất hóa đơn cho người mua như bình thường
Bước 3: Ký số, phát hành hóa đơn
Bước 4: Tick chọn Gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời gửi hóa đơn lên đơn vị thuế theo hướng dẫn
2.2 Trường hợp 2: Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
- Đối tượng:
Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ khách hàng là cá nhân không kinh doanh
- Tờ khai:
Chọn cách thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã và chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến đơn vị thuế là Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
- Cách thực hiện:
Bước 1: Ghi nhận nhật ký bán hàng theo từng lần (ghi theo excel hoặc đã theo dõi trên phần mềm bán hàng của đơn vị).
Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu theo mặt hàng bán từng ngày
– Chọn tham số bao gồm kỳ (ngày), loại bảng (lần đầu, sửa đổi, bổ sung) để lập bảng tổng hợp xăng dầu
– Nhập dữ liệu xăng dầu bán từng ngày vào file excel theo mẫu tại đây, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp.
– Kiểm tra dữ liệu bảng tổng hợp dữ liệu Xăng dầu
– Ký số và Gửi bảng tổng hợp dữ liệu đến đơn vị thuế
2.3 Trường hợp 3: Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
- Đối tượng:
Các đơn vị bán xăng dầu cho toàn bộ các khách hàng có MST, có thỏa thuận với người mua để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu và các khách hàng là cá nhân không kinh doanh
- Tờ khai:
– Chọn cách thức hóa đơn là Hóa đơn Không mã
– Chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến đơn vị thuế là Chuyển trọn vẹn nội dung từng hóa đơn và Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
- Cách thực hiện:
Thực hiện cả 2 nội dung Hóa đơn của trường hợp 1 và trường hợp 2 bên trên, trong đó:
– Hóa đơn (có ký hiệu) gửi cho người mua có MST gửi cho đơn vị thuế thuế theo từng lần phát hành, gửi cho người mua
– Hóa đơn cho toàn bộ các khách hàng là cá nhân không kinh doanh (hóa đơn bán lẻ xăng dầu) thì thực hiện như sau:
Bước 1: Ghi nhận nhật ký bán hàng theo từng lần (ghi theo excel hoặc đã theo dõi trên phần mềm bán hàng của đơn vị)
Bước 2: Tổng hợp số lượng xăng dầu theo mặt hàng bán từng ngày
– Chọn tham số (bao gồm kỳ (ngày), loại bảng (lần đầu, sửa đổi, bổ sung) để lập bảng tổng hợp xăng dầu
– Tải tệp nhập khẩu mẫu và nhập dữ liệu xăng dầu bán từng ngày vào file tệp mẫu, nhập khẩu dữ liệu vào phần bảng tổng hợp (là số liệu tổng lượng bán trong ngày – số lượng đã xuất hóa đơn cho người mua có MST)
– Kiểm tra dữ liệu bảng tổng hợp dữ liệu Xăng dầu
– Ký số và Gửi bảng tổng hợp dữ liệu đến đơn vị thuế
3. Hóa đơn điện tử được xử lý khi bán xăng dầu cho khách hàng thế nào?
Tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì cây xăng sẽ xử lý hóa đơn điện tử khi bán xăng dầu cho khách hàng như sau:
“Điều 22. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế
…
3. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế đã lập đến đơn vị thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử).
a) Phương thức và thời gian chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
a.1) Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:
– Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
– Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, gửi tới dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này để gửi đơn vị thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo hướng dẫn của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì bảng tổng hợp sẽ được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của đơn vị thuế nhằm đảm bảo yêu cầu gửi nhận dữ liệu trên đường truyền.
Đối với hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp thì người bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định này đến đơn vị thuế.
Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến đơn vị thuế.
Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.”
Trên đây là nội dung trình bày vềHướng dẫn xuất hóa đơn điện tử xăng mới nhất mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.