1. Hóa đơn điện tử là gì?
Để trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử là gì? Viettel xin gửi tới tới cho khách hàng một số thông tin cụ thể như sau:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Định nghĩa hóa đơn điện tử theo các thông tư và nghị định
Ngoài cách định nghĩa đơn giản, dễ hiểu trên đây, thì hóa đơn điện tử còn được định nghĩa theo các thông tư và nghị định như sau:
Theo Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân gửi tới hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử theo hướng dẫn bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới đơn vị thuế.
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được chia làm bốn loại chính sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán gửi tới hàng hóa thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức khấu trừ.
- Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với cách thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.
- Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo cách thức trực tiếp.
- Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hay các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/7/2023, các hóa đơn còn tồn đã thông báo phát hành, đã mua của đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn sẽ hết giá trị sử dụng.
Do đó, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh (gọi tắt là NNT) bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ trước ngày 01/7/2023.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh (gọi tắt là NNT) không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì được đăng ký sử dụng HĐĐT theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo có hóa đơn sử dụng.
Trường hợp đơn vị thuế đã có trả lời chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của NNT thì các hóa đơn cũ trước đây còn tồn chưa sử dụng phải thực hiện huỷ và thông báo hủy gửi đến đơn vị thuế.
– Trường hợp NNT đã đăng ký sử dụng HĐĐT và đã được đơn vị thuế có thông báo chấp nhận, nếu thay đổi ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT, nếu muốn bổ sung thêm loại hóa đơn sử dụng theo hướng dẫn tại khoản 5, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
NNT thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (gọi tắt là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) với đơn vị thuế.
Trong đó, NNT chọn đúng và trọn vẹn các thông tin NNT đã đăng ký trước đây và bổ sung các thông tin mới trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
– NNT được sử dụng HĐĐT của nhiều đơn vị tổ chức gửi tới dịch vụ HĐĐT gửi tới. Trường hợp NNT đã đăng ký sử dụng HĐĐT và đã được đơn vị thuế có thông báo chấp nhận, sau đó NNT thay đổi hoặc đăng ký thêm tổ chức gửi tới dịch vụ HĐĐT thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT.
(Lưu ý: Nếu có thay đổi chữ ký số do thay đổi tổ chức gửi tới dịch vụ HĐĐT thì NNT phải đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT với đơn vị thuế).
– Trường hợp thông tin địa chỉ thư điện tử (mail) trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn không đúng nên không nhận được Thông báo tiếp nhận và Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng (tài khoản và mật khẩu đều đã chuyển về mail sai), NNT thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ mail đúng.
– NNT lựa chọn loại hóa đơn sử dụng phù hợp với phương pháp kê khai nộp thuế giá trị gia tăng:
+ Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ:
+ Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
•Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
•Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hoá, gửi tới dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
– Trường hợp NNT là đơn vị phụ thuộc không đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp thì đơn vị phụ thuộc không đăng ký sử dụng hóa HĐĐT riêng mà sử dụng hóa đơn của trụ sở chính.
Doanh nghiệp (trụ sở chính – Công ty mẹ) không đăng ký sử dụng HĐĐT cho đơn vị phụ thuộc nếu đơn vị phụ thuộc trực tiếp bán hàng, theo dõi hạch toán trọn vẹn thuế GTGT đầu ra, đầu vào và đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp đơn vị phụ thuộc thì đơn vị phụ thuộc đăng ký sử dụng hóa HĐĐT riêng.
4. Khi nào thì cần xuất hóa đơn điện tử ?
Khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các cách thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi trọn vẹn nội dung trên hóa đơn theo hướng dẫn, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của đơn vị thuế.
– Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 về thành phần chứa dữ liệu HĐĐT và phương thức truyền nhận với đơn vị thuế:
+ Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KCT” áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.
Theo đó các phần mềm lập HĐĐT có thiết kế phần thuế suất giá trị KCT – NNT sẽ lựa chọn mục “KCT” tại Phần thuế suất thuế GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Mặt khác tại phần tiền thuế thì NNT không nhập dữ liệu vào mục này.
+ Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không phải kê khai, nộp thuế GTGT thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KKKNT”.
+ Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ áp dụng mức thuế suất 8% hoặc thuế nhà thầu thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KHAC:AB.CD%” .
+ Trường hợp người mua không có mã số thuế (MST) hoặc có MST nhưng không theo pháp luật quản lý thuế Việt Nam thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua, vì định dạng HĐĐT quy định trường dữ liệu MST người mua áp dụng đối với người mua là cơ sở kinh doanh tại Việt Nam và có mã số thuế theo hướng dẫn của pháp luật quản lý thuế là mã 10 hoặc 13 số.
Do đó đối với HĐĐT xuất khẩu hàng hóa mà người mua có MST theo hướng dẫn của pháp luật nước khác thì người bán không phải nhập thông tin MST người mua trên hóa đơn.
– Trường hợp người bán đã lập các hóa đơn từ số thứ tự 1 đến số 3, đã gửi đơn vị thuế để được cấp mã. Khi nhận kết quả các hóa đơn số 1 và 3 được cấp mã, hóa đơn số 2 không được cấp mã do sai định dạng dữ liệu thì người bán lập hóa đơn mới gửi đơn vị thuế để cấp mã thay cho hóa đơn (số thứ tự 2) có lỗi chưa được cấp mã. Hóa đơn mới trường hợp này không phải là hóa đơn thay thế nên không cần ghi dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn….”.
– Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất chứng từ, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì:
+ Trường hợp Người mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn, thì khi trả lại hàng hóa người mua lập hóa đơn giao cho người bán. Trên hóa đơn ghi số lượng hàng hóa trả lại, tiền thuế, thuế suất trả lại và thuế GTGT.
Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hóa, người mua và người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra, đầu vào.
+ Trường hợp người mua ko phải là cơ sở kinh doanh, người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập, người bán thông báo với đơn vị thuế việc hủy HĐĐT đã lập và thực hiện khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra tại thời gian nhận lại hàng hóa.
– Trường hợp xuất khẩu hàng hóa thì khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở kinh doanh sử dụng Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ theo hướng dẫn làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.
Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử cho hàng hóa xuất khẩu.
– Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng cách thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo hướng dẫn của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn.
Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền không có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp người bán lập riêng 01 (một) HĐĐT đối với khoản chiết khấu thương mại vào cuối mỗi kỳ bán hàng thì về nguyên tắc không ghi số âm đối với giá trị chiết khấu thương mại nêu trên.
Trường hợp HĐĐT của lần mua cuối cùng chưa giảm khoản chiết khấu thương mại của hàng hóa đã bán thì doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chiết khấu thương mại (ghi dấu âm).
Trên đây là nội dung trình bày vềKhi nào thì cần xuất hóa đơn điện tử ? mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.