Việc cập nhật các loại hóa đơn mới nhất là một trong những vấn đề đã và đang được quý bạn đọc quan tâm. Bởi lẽ, hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật. Đây là một trong những chứng minh, bằng chứng cho việc giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các chủ thể trong đời sống xã hội. Bài viết dưới đây gửi tới cho quý bạn đọc thông tin về Mẫu hóa đơn tự in là gì?
1. Hóa đơn tự in là gì?
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn tự in là một trong 3 dạng cách thức của hóa đơn bên cạnh hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in.
2. Đối tượng sử dụng hóa đơn tự in
Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, đối tượng được tạo hóa đơn tự in bao gồm:
Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn kể từ khi có mã số thuế
- Doanh nghiệp được thành lập theo hướng dẫn của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao
- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo hướng dẫn của pháp luật.
- Doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời gian thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng.
Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng: đây là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời gian thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
- Đã được cấp mã số thuế
- Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
- Có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Là đơn vị kế toán theo hướng dẫn của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi đơn vị thuế
- Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới 50 triệu đồng trong vòng 365 ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước
- Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được đơn vị thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện.
3. Nguyên tắc tự in hóa đơn
Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác phải tuân theo 02 nguyên tắc sau:
- Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 02 trở đi phải thể hiện là bản sao.
- Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
4. Hồ sơ tạo hóa đơn tự in
Trước khi tiến hành in hóa đơn và phát hành hóa đơn, đơn vị kế toán phải lập hồ sơ hóa in và nộp lên đơn vị Thuế. Hồ sơ tạo hóa đơn tự in bao gồm:
- Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in
- Quyết định áp dụng chứng từ tự in
- Mẫu chứng từ do tổ chức, cá nhân tự thiết kế
- Sơ đồ địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân
- Bản sao Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp
- CMND của người đứng đầu tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh
- Giấy chứng nhận đăng ký khai thuế theo phương pháp khấu trừ bản chính và bản sao
5. Điểm khác biệt giữa ba loại hóa đơn
Khi phân biệt hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử, điểm khác nhau nổi bật nhất có thể dễ dàng nhận thấy ở các loại hình hóa đơn này chính là phương thức tạo lập, sử dụng và thời hạn sử dụng.
Theo đó, nếu hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in được gọi chung là hóa đơn giấy, được tạo lập, lưu trữ trên văn bản dạng giấy thì hóa đơn điện tử lại khác hẳn, nó được tạo lập, sử dụng và lưu trữ hoàn toàn trên các phương tiện điện tử.
Điểm khác biệt thứ hai giữa các loại hình hóa đơn trên chính là thời hạn sử dụng hóa đơn. Theo như Thông tư 68/2019/TT-BTC được ban hành mới nhất bởi Bộ Tài chính thì từ ngày 01/11/2020 các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành chuyển đổi sang loại hình hóa đơn điện tử là chấm dứt hoàn toàn việc sử dụng hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in. Vì vậy, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp chỉ được sử dụng duy nhất một loại hình hóa đơn là: Hóa đơn điện tử.
Trên đây là nội dung về Mẫu hóa đơn tự in là gì? Mong rằng nội dung trình bày này sẽ gửi tới cho quý bạn đọc những thông tin bổ ích. Nếu có câu hỏi hay cần tư vấn, vui lòng liên hệ với công ty luật LVN Group để chúng tôi có thể trả lời cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng nhất.