Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là công việc hàng tháng, hàng quý mà mỗi doanh nghiệp, tổ chức,… bắt buộc phải thực hiện. Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày Hướng dẫn cách ghi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
1. Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử là báo cáo chi tiết về số lượng hóa đơn điện tử đã sử dụng, xóa hay hủy bỏ trong kỳ của doanh nghiệp lên đơn vị thuế quản lý trực tiếp.
2. Đối tượng phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ
Theo khoản 4 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụn phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ đã mua của đơn vị thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của đơn vị thuế theo hướng dẫn.
3. Khi nào nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ?
Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của đơn vị thuế thì đơn vị thuế có giải pháp bán hóa đơn do đơn vị thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của đơn vị thuế được khắc phục, đơn vị thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế chậm nhất 02 ngày công tác kể từ thời hạn ghi trên thông báo của đơn vị thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của đơn vị thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với chứng từ đặt in đã mua của đơn vị thuế và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ:
– Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của đơn vị thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp.
– Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng chứng từ theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn đơn vị thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với đơn vị thuế nơi chuyển đi.
4. Hướng dẫn cách ghi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ
4.1. Một số điểm cần lưu ý
Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là việc mà các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp mới thành lập, phải làm hàng quý. Riêng các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in; doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế; thuộc diện mua hóa đơn của đơn vị thuế thì lập báo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
- Trường hợp trong quý đó các doanh nghiệp không sử dụng tới hóa đơn thì vẫn phải lập báo cáo và ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng 0.
- Trường hợp doanh nghiệp trong 1 kỳ báo cáo có 2 loại hóa đơn (hóa đơn tự đặt, tự in và hóa đơn mua của đơn vị thuế) thì phải tiến hành báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.
- Các hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn sẽ báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn.
Đặc biệt, các cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo gửi tới được số liệu hóa đơn chi tiết (từ số…đến số) khi đơn vị thuế yêu cầu.
4.2. Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng chứng từ trên phần mềm hỗ trợ kê khai
Để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK), bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK
Trường hợp nếu bạn không có phần mềm HTKK thì có thể tải trên mạng về.
Bước 2: Mở giao diện “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”
Nhấn vào mục “Hóa đơn”, chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.
Chọn mục “Hóa đơn” để có thể lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Tiếp đó bạn chọn “Kỳ báo cáo” theo tháng hay theo quý mà mình muốn rồi nhấn “Đồng ý” là màn hình sẽ hiển thị giao diện “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.
Bước 3: Nhập số liệu vào các cột
Bạn cần điền thông tin vào bảng để hoàn thành báo cáo. Căn cứ:
- Cột 1: Cột số thứ tự. Nếu bạn muốn thêm dòng có thể nhấn F5 hoặc xóa bỏ thì nhấn F6.
- Cột mã loại hóa đơn: Chính là mã của loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.
- Cột 2: Tên hóa đơn. Phần này thì hệ thống sẽ tự động hóa chứ bạn không cần điền.
- Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Mẫu số (from)” trên hóa đơn của doanh nghiệp.
- Cột 4: Ký hiệu hóa đơn. Bạn nhập theo mục “Ký hiệu (Serial No)” trên hóa đơn của doanh nghiệp.
- Cột 5: Tổng số. Phần này máy tính cũng tự động hóa, bạn không cần phải điền.
- Cột 6, 7: Từ số – Đến số của “Số tồn đầu kỳ”. Nếu là lần đầu tiên thì bạn nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, còn từ kỳ thứ 2 trở đi thì hệ thống sẽ tự động chuyển số tồn cuối kỳ trước lên và bạn vẫn có thể chỉnh sửa nếu số liệu có sai sót.
- Cột 8,9: Từ số – Đến số của “Số mua/ phát hành trong kỳ” được nhập theo dạng số. Trường hợp trong kỳ bạn không đặt in và thông báo phát hành thì mục này bỏ qua, không cần điền.
- Cột 10, 11, 12: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.
- Cột 13: Số lượng đã sử dụng. Bạn nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng. Lưu ý rằng, số lượng này không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất hay hủy và phải nhỏ hơn Cột 5.
- Cột 14, 16, 18: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.
- Cột 15, 17, 19: Bạn nhập mã số của các hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy và lưu ý không được trùng nhau. Nếu các hóa đơn bị xóa bỏ, mất hủy không liên tiếp thì bạn phải thêm dấu chấm phẩy (;) ngăn cách giữa các số. Còn trường hợp các mã hóa đơn này liên tiếp nhau thì kê khai dướng dạng khoảng (ví dụ: 0000006-0000009) và sử dụng ngăn cách bởi dấu gạch ngang (-).
- Cột 20, 21, 22: Hệ thống sẽ tự động hóa, bạn không cần điền.
Mặt khác, bạn cần điền một số mục khác để hoàn thành báo cao:
- Người lập biểu: Bạn không cần nhập mục này.
- Người uỷ quyền theo pháp luật: Nhập tên giám đốc.
- Ngày lập báo cáo: Luôn mặc định là ngày hiện tại. Bạn được phép sửa nếu điền sai nhưng vẫn phải đúng là ngày bạn lập báo cáo.
Bước 4: Lưu báo cáo
Sau khi đã làm xong báo cáo, bạn nhấn nút “Ghi” để lưu lại.
Trường hợp trong bản báo cáo có bất kỳ sai sót nào, hệ thống sẽ tự động báo lại cho bạn ngay lúc đó.
Bước 5. Kết xuất XML
Sau khi đã hoàn tất, bạn nhấn “Kết xuất XML” rồi nộp qua mạng cho đơn vị thuế.
Trên đây là toàn bộ nội dung Hướng dẫn cách ghi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn do Luật LVN Group gửi tới. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.