Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là công việc hàng tháng, hàng quý mà mỗi doanh nghiệp, tổ chức,… bắt buộc phải thực hiện. Để giúp các kế toán viên có thể dễ dàng hơn khi kê khai báo cáo tình hình sử dụng chứng từ, Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày Hướng dẫn kê khai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
1. Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử là báo cáo chi tiết về số lượng hóa đơn điện tử đã sử dụng, xóa hay hủy bỏ trong kỳ của doanh nghiệp lên đơn vị thuế quản lý trực tiếp.
2. Đối tượng phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ
Theo khoản 4 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụn phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ đã mua của đơn vị thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của đơn vị thuế theo hướng dẫn.
3. Khi nào nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ?
Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của đơn vị thuế thì đơn vị thuế có giải pháp bán hóa đơn do đơn vị thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của đơn vị thuế được khắc phục, đơn vị thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế chậm nhất 02 ngày công tác kể từ thời hạn ghi trên thông báo của đơn vị thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của đơn vị thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với chứng từ đặt in đã mua của đơn vị thuế và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ:
– Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của đơn vị thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp.
– Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng chứng từ theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn đơn vị thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với đơn vị thuế nơi chuyển đi.
4. Hướng dẫn kê khai báo cáo tình hình sử dụng chứng từ
Bước 1: Đăng nhập vào HTKK phiên bản mới nhất
- Chọn trong phần “Hóa đơn” -> Chọn mẫu “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC21/AC)”
Trên phần mềm, bạn sẽ thấy có 2 mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC 21/AC, tuy nhiên, mẫu “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC21/AC) chỉ dành cho những Hóa đơn được quy định tại điều 27 Thông tư 39 như hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn.
- Click vào “tờ khai tháng” nếu doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế theo tháng, hoặc click vào “tờ khai quý” nếu doanh nghiệp kê khai và nộp thuế theo quý. Sau đó chọn kỳ muốn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn rồi chọn “Đồng ý”. Màn hình sẽ hiện ra mẫu BC26/AC.
Bước 2: Điền trọn vẹn các chỉ tiêu ở các cột trên báo cáo
- Tại cột “Mã loại hóa đơn”: click hình mũi tên đi xuống ở bên phảivà chọn loại hóa đơn.
Nếu bạn làm BC tình hình sử dụng hóa đơn GTGT thì chọn “01GTKT”.
Nếu bạn làm BC tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng thì chọn “02GTTT”. - Sau khi chọn mã loại hóa đơn phần mềm sẽ tự nhảy tên loại hóa đơn ở cột 2.
- Cột ” Ký hiệu mẫu hóa đơn” phần mềm sẽ tự nhảy nhưng chỉ hiển thị ra 01GTKT hoặc 02/GTTT, bạn phải điền nốt các hậu tố theo đúng ký hiệu mẫu hóa đơn của Công ty (ở góc trên cùng bên phải của hóa đơn), VD: 01GTKT3/001.
- Cột ” Ký hiệu hóa đơn”: lấy thông tin ở góc phải của hóa đơn để điền vào. VD: AB/13P.
- Cột ” Tổng số”: Không cần điền
- Cột “số tồn đầu kỳ”:
+ Cột “từ số”: Điền số hóa đơn chưa lập nhỏ nhất.
+ Cột 7 “đến số”: điền số hóa đơn lớn nhất trong đã làm thông báo sử dụng. Ví dụ bạn đã thông báo phát hành với đơn vị thuế 150 hóa đơn thì bạn điền số hóa đơn cuối cùng là 0000150 vào cột này. - Cột số 8 và 9 “số mua/phát hành trong kỳ”: là số hóa đơn GTGT đặt in mà kỳ này các bạn đã làm thông báo phát hành, hoặc số hóa đơn bán hàng mà kỳ này các bạn đã mua của Chi cục thuế. (Nếu trong kỳ bạn không mua hóa đơn của chi cục thuế hoặc không phát hành thêm hóa đơn thì 2 cột này bỏ trống)
- Cột 10, 11, 12 ” Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy” – máy tự tổng hợp.
- Cột 15 – số xóa bỏ: là số hóa đơn đã lập nhưng do các bạn viết sai nên phải xóa bỏ (mà các bạn gạch chéo, hoặc làm biên bản thu hồi) (bạn phải điền trọn vẹn tất cả các số hóa đơn xóa bỏ)
- Cột 19 – số Hủy: là những hóa đơn được hủy theo hướng dẫn do chứng từ đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in chứng từ, công ty bạn giải thể, chia tách, sáp nhập… không tỉếp tục sử dụng hóa đơn. phải thành lập hội đồng hủy, có quyết định hủy và phải thông báo kết quả hủy với đơn vị thuế.
Chú ý: khi đưa các số hóa đơn hủy hoặc xóa bỏ vào phần mềm các bạn phải gõ đủ 7 chữ số của 1 số hóa đơn, và ngăn cách giữa các số = dấu chấm phẩy “;”, không sử dụng dấu cách. - Cột số 13″ Số lượng hóa đơn đã sử dụng” : các bạn điền số lượng hóa đơn đã xuất ra, không bao gồm các số đã xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ.
Cột 13 = số hóa đơn viết cuối cùng trong kỳ – số hóa đơn viết đầu tiên trong kỳ + 1 – các số hóa đơn: xóa bỏ, mất, hủy. - – Cột 20, 21, 22 ” Tồn cuối kỳ”: Phần mềm tự nhảy, bạn không cần điền.
– Cuối cùng là các bạn nhập tên Người uỷ quyền pháp luật là xong.
Trên đây là toàn bộ nội dung Hướng dẫn kê khai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn do Luật LVN Group gửi tới. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.