Hướng dẫn ký số trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập ra để đáp ứng nhu cầu điều chỉnh các sai sót như ngày tháng, tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Khi kế toán viên lập biên bản điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh cũng sẽ được lập đồng thời để sửa chữa các sai sót trên.

2. Khi nào cần làm biên bản hủy, biên bản điều chỉnh hóa đơn

Khi có sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập, tùy vào thời gian phát hiện sai sót mà kế toán sẽ có cách xử lý khác nhau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua trên biên bản hủy hóa đơn
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

•  Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
•  Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Hướng dẫn ký số trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

3. Ký số hay ký tay trên biên bản hủy, biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều cho phép kế toán lập biên bản xử lý sai sót ngay trên hệ thống. Do đó, khi phát hiện lỗi trên hóa đơn điện tử, tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể lập biên bản hủy/ biên bản điều chỉnh hóa đơn ngay trên phần mềm, sau đó ký số và gửi cho khách hàng qua email hoặc SMS.

Hướng dẫn ký số trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Với các phần mềm hóa đơn điện tử không hỗ trợ chức năng lập biên bản xử lý hóa đơn, doanh nghiệp vẫn có thể lập biên bản điều chỉnh hoặc biên bản hủy hóa đơn bằng giấy, sau đó ký tay và gửi cho khách hàng 01 bản, lưu tại doanh nghiệp 01 bản.

Mặt khác, trong khoảng thời gian từ 1/11/2018 đến 31/10/2020 doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh được phép sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn giấy thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập biên bản hủy/biên bản điều chỉnh ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử và ký số để gửi cho khách hàng.

Lưu ý: Người bán và người mua phải đồng nhất phương thức ký số hoặc ký tên trên biên bản hủy hóa đơn, biên bản điều chỉnh hóa đơn thì biên bản đó mới có tính hợp lệ.

4. Hướng dẫn ký số trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Bước 1: Sau khi điều chỉnh hóa đơn xong bạn chọn mục Danh sách hóa đơn điều chỉnh, nhấn icon Biên bản trong khung Tạo Biên Bản.

Bạn nhấn chọn biểu tượng Biên bản, khi đó hệ thống sẽ hiển thị nôi dung Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Sai Sót. Bạn nhập các thông tin còn thiếu để hoàn thiện Biên Bản Điều Chỉnh.

Sau khi nhập trọn vẹn các thông tin còn thiếu, nhấn chọn Save để lưu lại biên bản trên hệ thống Quản lý hóa đơn.

Sau đó hệ thống sẽ hiển thị ra Biên Bản hoàn chỉnh. Nhấn chọn ô Ký số để thực hiện ký.

• Nếu thông tin sai, bạn nhấn chọn ô Chỉnh sửa, để quay về trạng thái soạn Biên Bản chỉnh sửa lại thông tin đúng.
• Nếu muốn thực hiện ký số, bạn nhấn chọn ô Ký Số.

Lưu ý: Để thực hiện ký số lên biên bản, bạn vui lòng cắm chữ ký số vào máy.

Hệ thống thực hiện ký số lên biên bản

Để gửi Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn từ hệ thống, chọn Gửi email và nhập email người nhận.

Nhấn chọn OK

Hệ thống sẽ tự động chuyển đến chức năng Email thông báo, bạn theo dõi trang thái email gửi đi đến đối tác.

5. Những điểm cần lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khi thực hiện chỉnh sửa các lỗi sai trên hóa đơn điện tử bằng cách lập biên bản điều chỉnh, các doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau đây:

1. Ngày trên Báo cáo điều chỉnh phải khớp giống với ngày trên hóa đơn điện tử điều chỉnh
2. Nội dung trên Biên bản điều chỉnh cần phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
3. Khi phát hiện hóa đơn có sai sót đã tiến hành kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập đồng thời cả Biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh.
4. Đối với trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên, địa chỉ công ty nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua thì người bán chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Hướng dẫn ký số trên biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.