Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nhiều kế toán có băn khoăn rằng: Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, mời bạn đọc cùng theo dõi nội dung trình bày: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai ngày mới nhất.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai ngày mới nhất
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập ra để đáp ứng nhu cầu điều chỉnh các sai sót như ngày tháng, tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Khi kế toán viên lập biên bản điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh cũng sẽ được lập đồng thời để sửa chữa các sai sót trên.
2. Khi nào cần làm biên bản hủy, biên bản điều chỉnh hóa đơn
Điều chỉnh được hiểu là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, hợp lí hơn. Tương tự như nghĩa chung đó, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được đặt ra khi có sai sót.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo cách thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.
Khi có sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập, tùy vào thời gian phát hiện sai sót mà kế toán sẽ có cách xử lý khác nhau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
- Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua trên biên bản hủy hóa đơn
- Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
- Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
- Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai ngày mới nhất
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai ngày mới nhất
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai ngày mới nhất
4. Những điểm cần lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khi thực hiện chỉnh sửa các lỗi sai trên hóa đơn điện tử bằng cách lập biên bản điều chỉnh, các doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau đây:
- Ngày trên Báo cáo điều chỉnh phải khớp giống với ngày trên hóa đơn điện tử điều chỉnh
- Nội dung trên Biên bản điều chỉnh cần phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn có sai sót đã tiến hành kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập đồng thời cả Biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh.
- Đối với trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên, địa chỉ công ty nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua thì người bán chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
5. Thủ tục xử lý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định một số việc cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện có sai sót theo cách thức điều chỉnh như sau:
– Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến đơn vị thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo cách thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tiễn điều chỉnh.
6. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh Hoá đơn điện tử
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thông và gửi tới khách hàng tức thời.
Sau đây là hướng dẫn lập BBĐC hóa đơn điện tử ngay trên MISA meInvoice
1. Vào mục Hóa đơn chọn tab Hóa đơn điều chỉnh.
2. Chọn Lập biên bản
3. Khai báo thông tin tìm kiếm hóa đơn điện tử cần lập BBĐC nhấn Lấy dữ liệu
4. Chọn hóa đơn cần lập BBĐC.
5. Nhấn Đồng ý.
6. Khai báo các thông tin chung trên BBĐC và lý do điều chỉnh.
7. Ký điện tử lên BBĐC.
Lưu ý: Có thể xóa BBĐC đã lập bằng cách nhấn Xóa biên bản
8. Nhấn Cất/ Cất và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cho khách hàng.
Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai ngày mới nhất. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.