Hướng dẫn cách viết hóa đơn trực tiếp (Chi tiết 2023)

Hóa đơn là chứng từ do người bán, người gửi tới dịch vụ lập ra. Trong hóa đơn đó có chứa các thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật. Hiện nay, có các loại hóa đơn phổ biến sau: Hóa đơn trực tiếp (hóa đơn bán hàng), hóa đơn giá trị gia tăng và các loại hóa đơn khác.

Cùng LVN Group nghiên cứu quy định về cách viết hóa đơn trực tiếp qua nội dung trình bày dưới đây.

Hướng dẫn cách viết hóa đơn trực tiếp

1. Quy định về hóa đơn trực tiếp

Hóa đơn trực tiếp có thể hiểu là loại hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn thông thường. Loại hóa đơn này thường được sử dụng trong các giao dịch mua bán,cung ứng dịch vụ của các tổ chức, cá nhân tiến hành hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn trực tiếp chứa đựng các thông tin sau đây:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn. Đối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Thành tiền (không có VAT, thuế suất VAT;

– Tổng số tiền thanh toán; chữ ký người mua; chữ ký người bán; dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo hướng dẫn và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi gửi tới hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp

Căn cứ quy định tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn trực tiếp được áp dụng cho các đối tượng sử dụng phương pháp kê khai thuế trực tiếp, gồm:

• Các tổ chức kinh doanh (không phải là doanh nghiệp) bao gồm cả hợp tác xã, các nhà thầu nước ngoài hay các ban quản lý dự án.
• Tổ chức kinh doanh (không phải là doanh nghiệp) là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo hướng dẫn của Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.)
• Hộ, cá nhân kinh doanh;
• Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu;
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế;
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế;

Đối tượng được áp dụng cách thức hóa đơn này sử dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp nên sẽ không được sử dụng chứng từ GTGT.

Công văn số 3430/TCT-KK của Tổng cục thuế quy định hóa đơn bán hàng thông thường (không phải hóa đơn GTGT) không nên kê vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào mẫu 01-2/GTGT. Do đó, các tổ chức, đơn vị kinh doanh sử dụng hóa đơn trực tiếp sẽ không cần thực hiện kê khai thuế và cũng không nên kê khai vào Tờ khai thuế GTGT.

3. Quy trình, thủ tục thực hiện giảm thuế GTGT năm 2023 theo Nghị quyết 43/2023/QH15

Bước 1: Xác định đối tượng được áp dụng giảm thuế GTGT

Trước hết, cơ sở kinh doanh cần xác định ngay các hàng hóa, dịch vụ của mình có thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT theo Nghị quyết 43 và Nghị định 15 được không để thực hiện xuất hóa đơn với đúng mức thuế suất quy định kể từ ngày 01/02/2023.

• Đối tượng được giảm thuế: Là những hàng hóa, dịch vụ đáp ứng 2 điều kiện dưới đây:

– Đang áp dụng mức thuế suất VAT trước đó là 10%

– Không thuộc những nhóm hàng hóa, dịch vụ thuộc phụ lục I, II, III ban hành kèm theo Nghị định số 15/2023/NĐ-CP.

• Các hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT 8% kể trên thì áp dụng mức thuế bình thường trước đó.

Bước 2: Xác định mức giảm và thời gian giảm thuế GTGT

Tiếp đó, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh cần xác định và hiểu rõ về mức thuế mà hàng hóa, dịch vụ của cơ sở kinh doanh sẽ được áp dụng dựa theo phương thức tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp.

Bước 3: Lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ được áp dụng giảm thuế GTGT

Ngày 20/06/2023, Chính Phủ đã ban hành Nghị định số 41/2023/NĐ-CP với nội dung sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 15/2023/N-CP về chính sách giảm thuế GTGT 2023.

Trước đó, quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 15/2023/NĐ-CP về việc các cơ sở kinh doanh phải lập hóa đơn riêng cho từng mặt hàng, dịch vụ thuộc đối tượng giảm thuế GTGT thì mới được áp dụng thuế suất 8% nhận được nhiều phản ánh là gây ra nhiều bất cập, khó khăn, làm tăng chi phí của doanh nghiệp.

Vì vậy, theo sửa đổi và bổ sung tại Điều 2, Nghị định số 41/2023/NĐ-CP quy định: Không phải lập riêng hóa đơn cho hàng hóa được giảm thuế GTGT trong năm 2023.

4. Cách viết hóa đơn trực tiếp chi tiết nhất

4.1. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng

Bước 1: Sửa mẫu hóa đơn (Đơn vị sử dụng mẫu hóa đơn Một thuế suất bỏ qua bước này)

Đối với các đơn vị kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử có nhiều loại thuế suất, có mẫu khởi tạo trước ngày 26/01/2021, cần sửa lại mẫu hóa đơn để xuất được hóa đơn có hàng hóa, dịch vụ áp dụng mức thuế suất 8%.

– Nhấn biểu tượng Sửa tại mẫu hóa đơn nhiều thuế suất trên danh sách mẫu hóa đơn.

– Nhấn Tùy chỉnh chi tiết nội dung hóa đơn.

– Click chuột vào khu vực Tổng tiền chịu thuế, tích chọn Tổng tiền chịu thuế suất 8%, nhấn Lưu và Xác nhận áp dụng chỉnh sửa.

• Theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, đơn vị không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn với đơn vị thuế, vì vậy khi sửa mẫu hóa đơn, những nội dung thay đổi trên mẫu sẽ được cập nhật trên tất cả các hóa đơn đã phát hành thuộc mẫu hóa đơn đang sửa (tức ghi đè mẫu cũ), nhấn Có để hoàn thành việc sửa mẫu.
• Trường hợp không có nhu cầu ghi đè mẫu hóa đơn mới lên mẫu cũ, kế toán nhấn Không và có thể sử dụng chức năng nhân bản để tạo nhanh mẫu mới từ mẫu có sẵn. Chi tiết như sau:

– Nhấn Không trên thông báo và Đóng giao diện sửa mẫu.

– Vào danh sách mẫu hóa đơn để thực hiện nhân bản mẫu mới từ mẫu có sẵn.

**Lưu ý:

– Sau khi sửa mẫu hóa đơn, tất cả hóa đơn nhiều thuế suất đã phát hành trước ngày 26/01/2023 sẽ hiển thị thêm dòng Tổng tiền chịu thuế suất 8% và bỏ trống thông tin này.

– Với mẫu hóa đơn nhiều thuế suất khởi tạo từ ngày 26/01/2023 trở đi: Phần mềm tự động bổ sung mức thuế suất 8%.

– Với mẫu hóa đơn khởi tạo từ meInvoice Desktop, kế toán thực hiện sửa mẫu hóa đơn trên meInvoice Desktop.

• Với đơn vị đang áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 51/2010/NĐ-CP, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP có thể chuyển đổi mẫu hóa đơn đang sử dụng sang mẫu hóa đơn theo nghị định 123/2020/NĐ-CP đồng thời áp dụng nghị quyết 43/2023/QH15.

– Chọn hóa đơn cần chuyển đổi trên danh sách.

– Tích chọn Áp dụng giảm thuế GTGT theo nghị quyết 43/2023/QH15

– Thực hiện các bước chuyển đổi tiếp theo như bình thường.

Bước 2: Lập và phát hành hóa đơn có mức thuế suất 8%.

Các bước lập và phát hành hóa đơn thực hiện như bình thường:

• Với hóa đơn nhiều thuế suất, tại giao diện lập hóa đơn chọn mức thuế suất thuế GTGT 8% đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ đang áp dụng mức thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%, chương trình tự động tính Tiền thuế GTGT theo mức thuế suất 8%.
• Với hóa đơn một thuế suất, tại giao diện lập hóa đơn chọn mức thuế suất thuế GTGT 8%.

**Lưu ý:

– Hóa đơn áp dụng nghị quyết 43/2023/QH15 chỉ thể hiện hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 8%, không thể hiện hàng hóa, dịch vụ chịu các mức thuế suất khác.

– Trường hợp nhập khẩu hóa đơn thuế suất 8% vào phần mềm: Trên file nhập khẩu, với hàng hóa áp dụng giảm thuế theo nghị quyết 43/2023/QH15 thì khai báo mức thuế suất là 8% và thực hiện các bước nhập khẩu như bình thường.

4.2. Đối với hóa đơn bán hàng

Các bước lập hóa đơn bán hàng thực hiện như bình thường:

– Tại giao diện lập hóa đơn tích chọn Áp dụng giảm thuế GTGT theo nghị quyết 43/2023/QH15. Khi đó chương trình sẽ sẽ bổ sung cột  Tiền thuế được giảm.

Lưu ý: Trường hợp đơn vị sử dụng mẫu hóa đơn hiển thị tiền ngoại tệ thì chương trình bổ sung thêm cột Tiền thuế GTGT được giảm quy đổi.

– Khai báo thông tin hàng hóa và Tiền thuế GTGT được giảm của từng mặt hàng (Tiền thuế GTGT được giảm = Tiền hàng x %Thuế suất x 20%) , chương trình sẽ tự động tính Tổng tiền thanh toán sau khi đã áp dụng giảm 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT.

Lưu ý:

• Với đơn vị đang áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 51/2010/NĐ-CP,  khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP có thể chuyển đổi mẫu hóa đơn đang sử dụng sang mẫu hóa đơn theo nghị định 123/2020/NĐ-CP đồng thời áp dụng nghị quyết 43/2023/QH15.

– Chọn hóa đơn cần chuyển đổi trên danh sách.

– Tích chọn Áp dụng giảm thuế GTGT theo nghị quyết 43/2023/QH15.

– Thực hiện các bước chuyển đổi tiếp theo như bình thường.

Trường hợp nhập khẩu hóa đơn vào phần mềm: Kế toán tự khai báo thêm các cột sau vào tệp nhập khẩu:

– Cột Áp dụng giảm tiền thuế theo nghị quyết 43/2023/QH15: Nhập giá trị 1 với hàng hóa áp dụng giảm tiền thuế theo nghị quyết 43/2023/QH15, Nhập giá trị 0 với hàng hóa áp không dụng giảm tiền thuế theo nghị quyết 43/2023/QH15.

– Cột Tiền thuế GTGT được giảm.

– Trên tệp nhập khẩu, tại bước Ghép cột thực hiện ghép cột Áp dụng giảm tiền thuế GTGT theo nghị quyết 43/2023/QH15 trên phần mềm với cột tương ứng trên file nhập khẩu.

– Các bước nhập khẩu tiếp theo thực hiện như bình thường.

5. Giải đáp có liên quan

5.1. Hóa đơn trực tiếp có được khấu trừ thuế không?

Hóa đơn trực tiếp là loại hóa đơn thông thường, người kinh doanh vẫn phải đóng thuế khoán hàng tháng theo hướng dẫn của nhà nước.
Các trường hợp đặc biệt khác bao gồm: Lệ phí & vé có dòng thuế suất % thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT cũng không được tính khấu trừ, NHƯNG được tính phần truy thu.

5.2. Hóa đơn trực tiếp trên 20 triệu có phải chuyển khoản không?

Với các hộ cá nhân sử dụng hóa đơn lẻ trực tiếp của Cơ quan thuế nếu có giá trị từ 20 triệu trở lên thì cần phải thanh toán qua cách thức chuyển khoản (ủy nhiệm chi, séc…) mới được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

5.3. Số lượng hóa đơn tối đa?

Số lượng hóa đơn bán hàng bán cho các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh lần đầu sẽ không vượt quá một quyển năm mươi cho mỗi loại hóa đơn.

Trên đây là tư vấn của LVN Group về vấn đề Cách viết hóa đơn trực tiếp. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu; vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.