Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là công việc phải thực hiện hàng tháng, hàng quý của mỗi kế toán doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Luật LVN Group sẽ gửi tới đến quý bạn đọc Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.
1. Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ là báo cáo về việc sử dụng chứng từ trong kỳ xem doanh nghiệp đã viết, xuất ra bao nhiêu chứng từ, trong đó có bao nhiêu chứng từ bị xoá bỏ, huỷ hay mất.
2. Đối tượng phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ
Theo khoản 4 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụn phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ đã mua của đơn vị thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của đơn vị thuế theo hướng dẫn.
3. Khi nào nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ?
Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của đơn vị thuế thì đơn vị thuế có giải pháp bán hóa đơn do đơn vị thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của đơn vị thuế được khắc phục, đơn vị thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế chậm nhất 02 ngày công tác kể từ thời hạn ghi trên thông báo của đơn vị thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của đơn vị thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với chứng từ đặt in đã mua của đơn vị thuế và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ:
– Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của đơn vị thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp.
– Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng chứng từ theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
– Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn đơn vị thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với đơn vị thuế nơi chuyển đi.
4. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng chứng từ
Mẫu số: BC26/HĐG
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
(Áp dụng đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh mua hóa đơn giấy của đơn vị Thuế)
[01] Kỳ tính thuế: Quý………. năm……
[02] Người nộp thuế:
[04] Địa chỉ:
TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Cam kết báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên đây là đúng sự thật, nếu sai, đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
5. Hướng dẫn lập báo cáo tfình hình sử dụng chứng từ theo quý
Bước 1: Đặng nhập vào phần mềm HTKK.
Bước 2: Vào mục “Hoá đơn” -> “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”
Chọn “Kỳ báo cáo” theo THÁNG hoặc QUÝ -> click “Đồng ý”.
Bước 3: Nhập các số liệu trên các cột:
Cột 1: Cột thứ tự:
– Các bạn muốn thêm dòng thì bấm “F5”, xóa thì bấm “F6”.
Cột Mã loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo
VD:
– Nếu DN bạn kê khai thuế GTGT theo pp khấu trừ -> Sử dụng hóa đơn GTGT -> Thì Chọn “01GTKT”.
– Nếu DN bạn kê khai thuế GTGT theo pp Trực tiếp -> Sử dụng hóa đơn bán hàng -> Thì chọn “02GTTT“
Cột 2: Tên loại hóa đơn:
– Không cần phải nhập phần mềm sẽ tự động nhảy.
Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn:
– Các bạn nhập theo mẫu trên hóa đơn của DN bạn.
VD: 01GTKT3/001.
Cột 4: Ký hiệu hóa đơn:
– Là ký hiệu trên hóa đơn của DN bạn.
VD: TT/18P
Cột 5: Tổng số:
– Không cần phải nhập (Phần mềm tự tính)
Cột 6,7:Từ số – Đến số:Số tồn đầu kỳ:
– Nếu là lần đầu tiên thì các bạn tự nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, từ kỳ thứ 2 trở đi thì ứng dụng sẽ tự chuyển số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên, cho phép sửa.
VD: Cột 6:0000001. Cột 7:0000050
Cột 8, 9: Từ số – Đến số:Số mua/ phát hành trong kỳ:
– Nhập dạng số. Nếu trong kỳ bạn không đặt in hóa và thông báo phát hành thì không cần nhập
VD: Trong kỳ các bạn thông báo phát hành 50 hóa đơn từ 51 – 100. Thì nhập: Cột 8:0000051.Cột 9: 0000100.
Cột 10, 11, 12:
– Phần mềm sẽ tự động nhảy.
Cột 13: Số lượng đã sử dụng:
– Nhập số lượng hóa đơn đã sử dụng (Không bao gồm các hóa đơn: Xóa bỏ, mất, hủy) và phải nhỏ hơn hoặc bằng Cột số 5.
VD: Trong kỳ các bạn sử dụng 50 hóa đơn trong đó không xóa bỏ, mất, hủy hóa đơn nào thì ghi: 50
Cột 14, 16, 18: Số lượng:
– Phần mềm tự động nhảy.
Cột 15, 17, 19: Số:
– Các bạn nhập “Mã số hóa đơn” xóa bỏ, mất, hủy và không được trùng nhau.
VD: Trong kỳ xóa bỏ 1 hóa đơn, Mã số hóa đơn đó là 0000005 thì các bạn nhập vào Cột 15: 0000005
– Nếu những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy không liên tiếp thì các bạn phải viết dấu (;) vào giữa các số.
VD:Trong kỳ có các bạn làm mất 3 hóa đơn, Mã số của 3 hóa đơn này là: 0000006; 0000011; 0000128 thì các bạn nhập vào Cột 17: 0000006;0000011;0000128
– Nếu những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy liên tiếp nhau thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu (-)
VD:Trong kỳ có các bạn hủy 3 hóa đơn, Mã số của 3 hóa đơn này là: 0000006; 0000007; 0000008 thì các bạn nhập vào Cột 19:0000006-0000008
Chú ý:Các bạn cần phân biệt được:
XÓA BỎ: là tất cả những HĐ viết sai gạch chéo 3 liên, HĐ viết sai đã xé khỏi cuống thì phải có biên bản thu hồi hoặc biên bản hủy.
MẤT: Các bạn phải chứng minh được việc mất hóa đơn và có báo cáo về việc mất HĐ
HỦY: là những HĐ in sai phải hủy hoặc những HĐ mà DN không có nhu cầu sử dụng nữa (yêu cầu phải có: Biên bản hủy hóa đơn, thông báo kết quả hủy hóa đơn, thành lập hội đồng hủy)
Cột 20, 21, 22: Tồn cuối kỳ:
– Sẽ tự động nhảy.
– Người lập biểu: Nhập kiểu text (không nhập cũng được)
– Người uỷ quyền theo pháp luật: Nhập tên giám đốc.
– Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, cho phép sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.
Bước 4: Các bạn ấn nút “Ghi”, nếu có lỗi sai phần mềm sẽ tự động báo cho bạn biết.
Bước 5: Cuối cùng các bạn ấn nút “Kết xuất XML” rồi nộp qua mạng cho đơn vị thuế.
Trên đây là toàn bộ nội dung Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý do Luật LVN Group gửi tới. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.