Hóa đơn là những chứng từ được sử dụng để chứng minh cho các hoạt động mua sắm hàng hóa, vật tư; thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho các doanh nghiệp cũng như bên người tiêu dùng. Hóa đơn đầu vào là một trong những loại giấy tờ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp để tư đó thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Bởi vậy công tác quản lý, lưu trữ hóa đơn đầu vào phải được thực hiện một cách cẩn thận và nghiêm túc. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, vẫn xảy ra tình trạng mất hóa đơn trực tiếp, gây nên nhiều khó khăn trong công tác thống kê, quản lý của doanh nghiệp. Vậy khi gặp phải tình trạng này thì xử lý thế nào?. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu !.
Mất hóa đơn trực tiếp xử lý thế nào?
1. Xử lý mất hóa đơn trực tiếp theo hướng dẫn’
Cách xử lý khi mất hóa đơn trực tiếp đầu vào (liên 2). Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì:
Bước 1: Kế toán hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc
- Trong biên bản ghi rõ liên 1 của người bạn khai, nộp thuế trong thời gian nào
- Ký và ghi rõ họ tên của người uỷ quyền
- Đóng dấu trên biên bản
- Mức phạt sẽ từ 4 – 8 triệu
Bước 2: Người bán in liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người uỷ quyền pháp luật; và đóng dấu lên bản sao giao cho bên mua.
Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao liên 1 có đóng dấu này là chứng từ hợp pháp để hạch toán và kê khai thuế.
Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có); của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn; để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Bước 3: Lập báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn nộp cho đơn vị thuế
Đối với trường hợp bên thứ ba làm mất hóa đơn thì bên thuê bên thứ ba phải chịu trách nhiệm và xử phạt.
Lập báo cáo (mẫu BC21/AC) về việc mất và thông báo với đơn vị thuế quản lý trực tiếp; chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo hướng dẫn của pháp luật; thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Hiện nay có thể nộp trực tiếp hoặc nộp qua trực tuyến qua mạng nên mẫu BC21/AC; có thể làm trên HTKK hoặc kê khai trực tuyến trên trang thuedientu.gov.gdt.vn.
2. Mức phạt khi làm mất hóa đơn trực tiếp
Theo quy định hiện hành tại điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP; đã quy định xử phạt mất, cháy, hỏng hóa đơn. Căn cứ mỗi trường hợp sẽ có mức phạt khác nhau.
Phạt cảnh cáo
Đây là mức phạt nhẹ nhất được áp dụng với các đối tượng phạm phải hành vi sau:
– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng); trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có các hồ sơ, tài liệu, chứng từ; chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ; và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng
Mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng – 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy; hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng; người bán đã kê khai, nộp thuế, có các hồ sơ, tài liệu, chứng từ; chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Lưu ý: trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn; thì phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng
Những đối tượng vi phạm các hành vi sau sẽ bị phạt ở mức này. Căn cứ:
– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của đơn vị thuế nhưng chưa lập;
– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng; người bán đã kê khai, nộp thuế, có các hồ sơ, tài liệu; chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ
Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn; phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng
Tùy theo mức độ vi phạm, các đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt từ 5 -10 triệu đồng; khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế; trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ.
Mức phạt này không áp dụng với các trường hợp đã bị quy vào xử phạt theo các mục 1, 2, 3 Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Mặt khác, đối với các trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn do lỗi của bên thứ 3; nếu bên thứ 3 thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt; còn nếu bên thứ 3 thực hiện giao dịch với người mua thì người mua sẽ là đối tượng bị xử phạt. Người bán hoặc người mua và bên thứ 3 lập biên bản ghi nhận sự việc; về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
3. Giải pháp loại bỏ tình trạng mất, thất lạc hóa đơn
Tình trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn chỉ xảy ra với hóa đơn giấy. Bởi hóa đơn giấy phải quản lý thủ công dễ dẫn đến thất lạc, mất, cháy hỏng. Tuy nhiên đối với hóa đơn điện tử, toàn bộ hóa đơn; đều được đưa lên hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử. Kế toán có thể dễ dàng quản lý hóa đơn đầu vào hoặc xuất hóa đơn đầu ra:
- Tạo lập hóa đơn cho khách hàng dễ dàng thông qua mã số thuế
- Ký số và gửi hóa đơn qua đường trực tuyến cho khách hàng
- Quản lý hóa đơn đầu vào khoa học trên phần mềm
- Tự động tra cứu hóa đơn
- Tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán
- Lập báo cáo dễ dàng
Bằng việc sử dụng phần mềm, kế toán có thể loại bỏ hoàn toàn các khoản tiền phạt; do làm mất, cháy, hỏng hóa đơn. Thậm chí hạn chế 90% việc sai sót trong quá trình tạo lập hóa đơn trực tiếp.
Trên đây là tư vấn của LVN Group về vấn đề ”Mất hóa đơn trực tiếp “. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu; về các vấn đề liên quan đến hóa đơn trực tiếp; vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ kịp thời. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.