Triển khai hóa đơn điện tử là một trong các nội dung cần thiết nhằm thúc đẩy trong chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, chuyển đổi số đối với đơn vị tài chính cũng như trong các đơn vị nhà nước khác. Mời quý bạn đọc cùng LVN Group nghiên cứu về Phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT thông qua nội dung trình bày dưới đây.
1. Hóa đơn điện tử có dạng thế nào?
Hóa đơn điện tử khi xuất ra thông thường sẽ có 2 file đi cùng nhau đó là bản thể hiện của hóa đơn thuộc dạng PDF và file dữ liệu hóa đơn thường dùng file XML. Đối với bản thể hiện của hóa đơn là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Nhưng do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc các bản in này không có giá trị pháp lý.
File dữ liệu hóa đơn XML là file chứa dữa liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. XML là viết tắt của Extensible Markup Language hay còn được gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. Các file XML cho phép tạo biểu tượng, đánh đấu riêng để mô tả nội dung được sử dụng nhằm phục vụ cho các dịch vụ website về các lĩnh vực như thuế, kế toán.
2. Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML
Hiện nay, người dùng hóa đơn điện tử thường gặp tình trạng tải tải file hóa đơn điện tử có đuôi XML về nhưng lại không thể mở lên và không xem được gì. Thực tế, đây là tình trạng hoàn toàn bình thường của các file XML. Người dùng muốn đọc được file hóa đơn điện tử có đuôi XML thì cần phải sử dụng phần mềm hay trang web mềm hỗ trợ đọc chuyên biệt.
Theo đó, một trong những cách đọc file XML của hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng nhất chính là bạn sử dụng ngay trang hỗ trợ của ThaisonSoft.
Căn cứ cách đọc file XML của hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành như sau:
Bước 1: Bạn truy cập theo đường link này để có thể thực hiện việc đọc hóa đơn file XML. Thực tế, các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft không chỉ dùng trang hỗ trợ này để đọc file XML mà còn dùng để tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn điện tử đã xuất.
Bước 2: Trên giao diện “Kiểm tra hóa đơn đơn điện tử”, bạn cần nhập trọn vẹn những thông tin được yêu cầu thì mới có thể đọc được file hóa đơn XML. Việc điền đẩy đủ thông tin cũng rất đơn giản: Bạn nhấn “Chọn file: để tải file hóa đơn XML mà mình đang muốn đọc lên hệ thống; nhập “Mã kiểm tra” một cách chính xác; cuối cùng thì nhấn ô “Kiểm tra hóa đơn”.
Bước 3: Hệ thống sẽ trả bạn kết quả ngay sau khi đã hoàn tất thông tin và nhấn lệnh kiểm tra. Khi này, thông tin file hóa đơn điện tử có đuôi XML bạn muốn xem sẽ được hiển thị chi tiết nhất.
Mặt khác, hệ thống còn hiển thị cả thông báo xác nhận hóa bản hóa đơn điện tử bạn đang xem đã hợp lệ hay chưa để bạn có thể nắm rõ hơn thông tin về bản hóa đơn điện tử mình muốn xem và kiểm tra.
Định dạng đuôi XML là định dạng thông dụng nhất của hóa đơn điện tử.
3. Cách nhận hóa đơn điện tử
Để xem hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn điện tử để được hướng dẫn và có được ứng dụng xem hóa đơn điện tử. Thông thường, người dùng không cần cài thêm ứng dụng gì mà chỉ cần truy cập vào web tra cứu hóa đơn của nhà phát hành. Để xem được hóa đơn điện tử trên website khác hàng cần máy tính, điện thoại có kết nối Internet, Internet Explorer, Google chorme, Fire Fox, thông tin tài khoản truy cập website.
Trường hợp khách hàng muốn xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay), các thiết bị số như máy tính bảng, smart phone hoặc xem bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì cần cài đặt thêm các chương trình như: giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip, và các chương trình đọc file XML như phần mềm Intaxviewer.
Với những khách hàng muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng và chỉ được in 1 lần duy nhất, bản thứ 2 trở đi không có giá trị pháp lý.
Với khách hàng mua hàng hóa dịch vụ tại các nhà gửi tới sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ được nhận hóa đơn như sau:
4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Do tính chất là định dạng đuôi XML nên việc lưu trữ hóa đơn có thể thực hiện lưu trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc của nhà gửi tới phần mềm hóa đơn diện tử.
Căn cứ theo luật Kế toán số 88/2015/QH13, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Căn cứ:
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử thời hạn 10 năm theo hướng dẫn của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ thời hạn như trên.
- Doanh nghiệp là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra bút nhớ, đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian gửi tới phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn cụ thể về việc cài đặt chương trình đọc hóa đơn hay cách nhận và lưu trữ hóa đơn. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn mang lại nhiều lợi ích vượt trội và đồng hành là đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiều kinh nghiệm hỗ trợ 24/7.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng.
Trên đây là nội dung trình bày gửi tới thông tin về Phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT mà LVN Group muốn gửi gắm tới các bạn. Hy vọng nội dung trình bày sẽ hữu ích với quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu nếu như quý khách hàng còn câu hỏi hay quan tâm và có nhu cầu được tư vấn về vấn đề trên, vui lòng liên hệ với LVN Group !!