Quy định về hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với đơn vị thuế được áp dụng đối với một số đối tượng bán hàng, gửi tới dịch vụ. Đây là cách thức rất phù hợp trên thực tiễn bởi lẽ chi phí đầu tư vừa phải và dễ sử dụng. Doanh nghiệp muốn sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ để in và xuất hóa đơn cho khách hàng thì hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền phải có các chỉ tiêu và đảm bảo các nguyên tắc. Bài viết sau đây, chúng ta cùng nghiên cứu quy định về hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền.

Quy định về hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền

1. Điều kiện sử dụng hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền

Doanh nghiệp muốn sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ để in và xuất hóa đơn cho khách hàng thì hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền phải có các chỉ tiêu và đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp;

– Tên cửa hàng, quầy hàng thuộc doanh nghiệp (trường hợp có nhiều cửa hàng, quầy hàng);

– Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán không có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

– Tên chuyên viên thu ngân, số thứ tự của phiếu (là số nhảy liên tục), ngày, giờ in hóa đơn.

– Hóa đơn in từ máy tính tiền phải giao cho khách hàng.

– Dữ liệu hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền phải được chuyển trọn vẹn, chính xác vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và khai thuế giá trị gia tăng theo hướng dẫn. Trường hợp không kết chuyển đủ dữ liệu bán hàng từ phần mềm tự in hóa đơn vào sổ kế toán để khai thuế (tức thiếu doanh thu để trốn thuế) thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo hướng dẫn của pháp luật về thuế.

2. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Khoản 1 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế đảm bảo nguyên tắc quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.

– Không bắt buộc có chữ ký số.

– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

3. Quy định về hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền

Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ để in và xuất hóa đơn cho khách hàng thì hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền phải có các chỉ tiêu và đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ sở kinh doanh (người bán);

– Tên cửa hàng, quầy hàng thuộc cơ sở kinh doanh (trường hợp có nhiều cửa hàng, quầy hàng);

– Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán không có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

– Tên chuyên viên thu ngân, số thứ tự của phiếu (là số nhảy liên tục), ngày, giờ in hóa đơn.

– Hóa đơn in từ máy tính tiền phải giao cho khách hàng.

– Dữ liệu hóa đơn in từ máy tính tiền phải được chuyển trọn vẹn, chính xác vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và khai thuế giá trị gia tăng theo hướng dẫn. Trường hợp cơ sở kinh doanh có hành vi vi phạm không kết chuyển đủ dữ liệu bán hàng từ phần mềm tự in hóa đơn vào sổ kế toán để khai thuế (tức thiếu doanh thu để trốn thuế) thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo hướng dẫn của pháp luật về thuế.

Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến đơn vị thuế quản lý, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.

4. Các cách thức ghi ký hiệu để nhận dạng hóa đơn

1. Tổ chức khi in, phát hành hóa đơn quy ước các ký hiệu nhận dạng trên hóa đơn do mình phát hành để phục vụ việc nhận dạng hóa đơn trong quá trình in, phát hành và sử dụng hóa đơn.

Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, tổ chức có thể chọn một hay nhiều cách thức sau để làm ký hiệu nhận dạng như: dán tem chống giả; dùng kỹ thuật in đặc biệt; dùng giấy, mực in đặc biệt; đưa các ký hiệu riêng vào trong từng đợt in hoặc đợt phát hành loại hóa đơn cụ thể, in sẵn các tiêu thức ổn định trên tờ hóa đơn (như tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; loại hàng hóa, dịch vụ; đơn giá…), chữ ký và dấu của người bán khi lập hóa đơn…

2. Trường hợp phát hiện các dấu hiệu vi phạm có liên quan đến việc in, phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn, tổ chức phát hiện phải báo ngay đơn vị thuế. Khi đơn vị thuế và đơn vị nhà nước có thẩm quyền yêu cầu xác nhận hóa đơn đã phát hành, tổ chức in, phát hành hóa đơn phải có nghĩa vụ trả lời bằng văn bản trong thời hạn mười (10) ngày kể từ khi nhận được yêu cầu.

5. Trách nhiệm của người bán hàng

Khoản 6 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế có trách nhiệm như sau:

– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Lập hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo hướng dẫn.

– Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của đơn vị thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.

– Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho đơn vị thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Trên đây, LVN Group chia sẻ nội dung trình bày về quy định về hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền và các cách thức ghi ký hiệu để nhận dạng hóa đơn theo thông tư 39/2014. Cảm ơn các bạn đã quan tâm! Hãy cùng theo dõi những nội dung trình bày tiếp theo từ LVN Group !!