Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghị định 123

Trong thời buổi nền kinh tế phát triển mọi giao dịch đều diễn ra dưới cách thức trực tuyến. Vậy bạn có câu hỏi về hóa đơn tiện tử và cách sử dụng hóa đơn điện tử thế nào ? LVN Group sẽ trả lời ngay sau đây bạn ! !

 

Hóa đơn điện tử là gì ?

1.Hóa đơn điện tử là thế nào ?

Căn cứ theo  quy định tại Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết như sau:

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

• Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

2. Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghị định 123 là:

a. Đối tượng nào được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ?

Căn cứ, theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết như sau :

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử.

– Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế không phải trả tiền dịch vụ.

– Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo cách thức gửi trực tiếp đến đơn vị thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

– Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với đơn vị thuế đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

b. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử thế nào ?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Bước 2: Thông báo về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

– Trong thời gian 01 ngày công tác kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

– Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo cách thức gửi trực tiếp đến đơn vị thuế theo hướng dẫn tại điểm b1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được đơn vị thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày công tác kể từ ngày đơn vị thuế gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.

Thời gian thực hiện trong 10 ngày công tác kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức.

Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo cách thức gửi trực tiếp đến đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Kết nối dữ, nhận lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với đơn vị thuế

Trường hợp sau 05 ngày công tác kể từ ngày đơn vị thuế gửi thông báo theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công, doanh nghiệp, tổ chức thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với đơn vị thuế.

– Kể từ thời gian đơn vị thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). 

Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: Đối với các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế, định kỳ đơn vị thuế quản lý trực tiếp tiến hành rà soát để thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

c. Quy định về việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn 

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Mục 1, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại đơn vị thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua:

– Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;

– Tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử

Trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Mục 1.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bài viết trên LVN Group đã giải thích cho các bạn về những nội dung liên quan đến Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử tại Nghị định 123. Hy vọng nội dung trình bày này hữu ích gửi đến quý bạn đọc !