Hướng dẫn cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu tại chỗ

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh  toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.

Thông thường hóa đơn thương mại thường do nhà sản xuất phát hành.

Trên đây là nội dung trình bày về Hướng dẫn cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu tại chỗ mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.

2. Ý nghĩa hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu hàng hóa?

Invoice hay hóa đơn thương mại là chứng từ đặc biệt cần thiết khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, thể hiện qua các yếu tố:

• Invoice là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng.
• Hóa đơn thương mại cũng là một trong những chứng từ cần thiết để xác lập việc thanh toán với đối tác.
• Invoice là căn cứ cần thiết để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu.

Lưu ý: Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, ngoại trừ khi nó có chứng từ đính kèm về việc chứng minh thanh toán hàng hóa của nhà nhập khẩu (người mua).

Số lượng bản sao của hóa đơn (cả bản chính và bản sao) cần thiết để giao hàng, phải được người nhập khẩu đồng ý.

Thông thường, hóa đơn thương mại được phát hành 1 bản gốc và 2 bản sao. Mặc dù thường pháp luật ở các nước khác nhau không hạn chế số lượng bản chính. Nó thực sự cần thiết trong quy trình nhập khẩu để khai báo hải quan theo yêu cầu của người mua.

3. Hướng dẫn cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu tại chỗ

3.1 Cách viết chứng từ thương mại xuất khẩu

• Tên người xuất khẩu/người gửi hàng: Ghi rõ tên và địa chỉ trọn vẹn của người gửi hàng, tên quốc giá xuất khẩu
• Tên người nhập khẩu/người nhận hàng: Tên Công ty, địa chỉ, số ĐT liên hệ
• Số chứng từ và ngày phát hành: bắt buộc phải ghi số và ngày chứng từ được lập bởi người bán và được sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan – có thể lưu hồ sơ theo số chứng từ thương mại
• Mô tả chi tiết sản phẩm: tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng hay chất lượng, và mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nội địa nước xuất khẩu, cùng với số mã hiệu bao gói hàng hóa.
• Số lượng kiện : Ghi tổng số lượng kiện của lô hàng đó, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bì. Thông tin này có thể không cần chi tiết, vì đã có trong Packing List
• Giá của từng mặt hàng.
• Loại tiền.
• Phương thức vận chuyển: Phải ghi rõ phương thức vận chuyển (đường không, đường biển) nhưng không cần ghi tên phương tiện hay số chuyến
• Điều khoản giao hàng: Ghi rõ điều khoản giao hàng là gì, theo bản Incoterms nào (VD 2000 hay 2010)
• Điều khoản thanh toán: Ghi TT, TTR, LC, No Payment, và đồng tiền thanh toán là USD, EUR, JPY,v.v…
• Các thông tin khác: Ghi rõ từng khoản (nếu có) như cước phí vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì, chi phí container, chi phí đóng gói, và tất cả các chi phí và phí tổn khác (nếu chưa nằm trong các khoản trên) liên quan đế n việc đưa hàng từ dọc mạn tàu tại cảng xuất khẩu đến dọc mạn tàu (FAS) tại cảng đến ở Hoa Kỳ. Chi phí đóng gói, bao bì, container và cước phí vận tải nội địa đến cảng xuất khẩu không phải liệt kê nếu như đã nằm trong giá hóa đơn và được chú thích như vây.
• Các giảm giá, chiết khấu.
• Nước xuất xứ hàng hóa.
• Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ có sự “hỗ trợ” của người mua cho việc sản xuất hàng hóa được không. Nếu có thì phải ghi rõ giá trị (nếu biết) và tên nhà gửi tới. Sự hỗ trợ đó được miễn phí hay trên cơ sở thuê muớn hay phải trả tiền riêng?
• Nếu phải trả tiền riêng thì gửi kèm hóa đơn. “Hỗ trợ” bao gồm như khuôn đúc, khuôn ép, dụng cụ sản xuất, trống in, chế bản, sơ đồ, bản thiết kế, hỗ trợ tài chính.
• Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.
• Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.
• Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.
• Người thụ hưởng ký tên đóng dấu

LƯU Ý:

Theo Chương 3, Điều 16, Khoản 2, Điểm e của Thông tư 39/2014/TT-BTC:

3.2 Cách viết chứng từ giá trị gia tăng xuất khẩu

(1) Ngày lập hóa đơn GTGT xuất khẩu

Theo Điều 2 của Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:

– Ngày lập hóa đơn thương mại đối với hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu là ngày xuất hàng ra khỏi kho.

– Tỷ giá giao dịch thực tiễn để hạch toán doanh thu: là tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi Doanh nghiệp mở tài khoản.

– Tỷ giá giao dịch thực tiễn để hạch toán chi phí: là tỷ giá bán ra của Ngân hàng thương mại nơi Doanh Nghiệp mở tài khoản tại thời gian phát sinh giao dịch thanh toán ngoại tệ

(2) Mã số thuế người mua: Gạch ngang.

(3) Thuế suất: Ghi như khi xuất hóa đơn bình thường.

(4) Đồng tiền ghi trên hóa đơn GTGT xuất khẩu

Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo hướng dẫn của pháp luật thì:

– Tổng số tiền thanh toán: Được ghi bằng nguyên tệ

– Phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

– Đồng thời ghi trên chứng từ tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời gian lập chứng từ.

Trường hợp ngoại tệ là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

(Theo Điểm e Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

(5) Chữ ký: Không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

(Theo Điểm đ Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

Trên đây là nội dung trình bày về Hướng dẫn cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu tại chỗ mời bạn đọc thêm tham khảo và nếu có thêm những câu hỏi về nội dung trình bày này hay những vấn đề pháp lý khác về dịch vụ luật sư, tư vấn nhà đất, thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ với LVN Group theo thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả từ đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý có nhiều năm kinh nghiệm từ chúng tôi. LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn.