Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

1. Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Trong quá trình sản xuất, phân phối, tiêu dùng và cung ứng hàng hóa, dịch vụ, phần thuế làm tăng thêm giá trị sản phẩm sẽ được ghi vào loại hóa đơn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng và đóng vào Ngân sách Nhà nước.

Những nguyên tắc cần phải tuân thủ khi thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng, đó là:

• Phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trên nội dung hóa đơn;
• Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng đã được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền;
• Phải ghi đúng mức thuế suất theo hướng dẫn của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn;
• Phải ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn;
• Phải ghi trọn vẹn, rõ ràng, chính xác các nội dung trong hóa đơn điện tử: danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu,…

2. Các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử cần đảm bảo trọn vẹn những thông tin dưới đây để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
2. Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
3. Số hóa đơn;
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
8. Thời điểm lập hóa đơn;
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
10. Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế;
11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có);
12. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do đơn vị thuế đặt in;
13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

3. Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

3.1. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cơ bản

Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử cơ bản trên phần mềm VIN-HOADON:

• Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm VIN-HOADON.
• Bước 2: Vào mục Hóa đơn, chọn Lập hóa đơn mới.
• Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn.
• Bước 4: Chọn Lưu tạm.
• Bước 5: Chọn hóa đơn vừa tạo, nhập email gửi hóa đơn nháp qua cho khách hàng kiểm tra lại thông tin và chọn Gửi HD nháp. Nếu khách hàng yêu cầu sửa lại, nhấn chọn nút Chỉnh sửa để sửa hóa đơn nháp.
• Bước 6: Chọn Xem hóa đơn và nhấn chọn Ký để ký hóa đơn (Lưu ý: không có Token thì không ký được hóa đơn).
• Bước 7: Sau khi ký thành công thì nhấn F5 để kiểm tra xem đơn vị thuế đã cấp mã cho hóa đơn đó hay chưa.

3.2. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn thay thế

Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm VIN-HOADON:

• Bước 1: Chọn Thay thế tại mục Hành động của hóa đơn cần thay thế.
• Bước 2: Nhập thông tin Số biên bản hủy, Ngày biên bản hủy và chọn Tạo mới (Lưu ý: Số biên bản hủy do người chọn tùy chọn). Hệ thống sẽ hiển thị Biên bản hủy hóa đơn để người dùng bổ sung các thông tin, rồi nhấn chọn Lưu biên bản.
• Bước 3: Nhập lại thông tin hàng hóa và chọn Ký hóa đơn.
• Bước 4: Vào mục Xử lý hóa đơn để chọn Quản lý hóa đơn sai sót.
• Bước 5: Chọn loại Thông báo và Thông tin hóa đơn, sau đó, chọn Lưu.
• Bước 6: Gửi thông báo đến đơn vị Thuế.

3.3. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ

Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ theo phần mềm VIN-HOADON:

• Bước 1: Vào mục Hóa đơn, nhấn chọn Lập mới hóa đơn hoặc nhấn chọn Tạo hóa đơn ở góc phải màn hình.

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

• Bước 2: Chọn loại Hóa đơn mẫu cần xuất và nhấn chọn Tạo hóa đơn trong trường hợp đơn vị có nhiều hơn 1 mẫu hóa đơn.

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

* Lưu ý: Trong trường hợp đơn vị chỉ có 1 loại Hóa đơn mẫu thì màn hình sẽ bỏ qua bước chọn mẫu hóa đơn và tiến hành chuyển sang giao diện lập hóa đơn.

• Bước 3: Điền trọn vẹn các thông tin vào hóa đơn, đặc biệt là những thông tin bắt buộc, có chứa dấu hoa thị.

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

* Lưu ý:

– Đơn vị có thể chọn ngày lập hóa đơn nhưng ngày ký hóa đơn thì không, do đó, hai ngày này có thể khác nhau. Tuy nhiên, đơn vị nên hỏi đơn vị thuế quản lý trước về vấn đề này để tránh sai sót khi tiến hành lập hóa đơn.

– Khi người dùng tiến hành điền thông tin Tên người mua đầu tiên, các thông tin khác như Tên đơn vị, Mã số thuế và Địa chỉ sẽ tự động hiển thị.

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

– Mã số thuế được quy định bao gồm 10 ký tự hoặc 14 ký tự đối với các chi nhánh. Riêng đối với doanh nghiệp nước ngoài, mã số thuế sẽ được ghi ngay sau Tên công ty như hình minh họa bên dưới.

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

• Bước 4: Nhập các thông tin về hàng hóa như: Tên hàng hóa, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất. Sau đó, nhấn chọn Lưu Tạm để tạo Hóa đơn nháp/ nhấn chọn Ký để thực hiện ký hóa đơn/ nhấn chọn Xem trước để xem trước hóa đơn/ Nhấn chọn Trở lại để trở về giao diện danh sách hóa đơn.

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

• Bước 5: Sau khi nhấn chọn Lưu tạm, hóa đơn sẽ được lưu và hiển thị ở danh sách hóa đơn. Tại mục hành động, nhấn chọn Xem để xem và kiểm tra thông tin hóa đơn lần nữa.
• Bước 6: Nhập email gửi hóa đơn nháp qua cho khách hàng kiểm tra lại thông tin và chọn Gửi HD nháp. Nếu khách hàng yêu cầu sửa lại, nhấn chọn nút Chỉnh sửa để sửa hóa đơn nháp.
• Bước 7: Nhấn chọn Ký để gửi lên đơn vị thuế.

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

• Bước 8: Nhấn vào biểu tượng hình kính lúp để kiểm tra trạng thái của hóa đơn vừa gửi cho đơn vị thuế. Nếu trạng thái hóa đơn có hiển thị mã thì hóa đơn hợp lệ, ngược lại, nếu bị từ chối, vui lòng liên hệ 19006134 để được hỗ trợ.

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

Dưới đây là hình ảnh minh họa của các hóa đơn đã nhận được mã từ đơn vị thuế:

Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Hướng dẫn trình tự xuất hóa đơn theo thông tư 78 đơn giản, nhanh chóng. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.