Ưu và nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện tại Mỹ

Để mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp thì các chủ sở hữu công ty thường chọn các cách thức thành lập chi nhánh, văn phòng uỷ quyền hoặc địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những ưu nhược điểm riêng mà công ty cần phải nắm rõ để đưa ra lựa chọn loại hình thành lập doanh nghiệp cho phù hợp. Doanh nghiệp Việt Nam thường xuyên gặp khó khăn trong việc tiếp cận thị trường Mỹ – Giàu tiềm năng nhưng hết sức phức tạp. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin để làm rõ Ưu và nhược điểm khi thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ. 

1. Văn phòng uỷ quyền là gì ? 

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng uỷ quyền không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng uỷ quyền ở trong nước và nước ngoài và có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng uỷ quyền tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Việc thành lập văn phòng uỷ quyền tại Việt Nam sẽ tuân theo hướng dẫn của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn có liên quan, còn lập văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp ở nước ngoài thì thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật nước đó. Các thông tin liên quan đến văn phòng uỷ quyền như tên, địa điểm, cách thức hoạt động,… sẽ được ghi nhận trong Điều lệ doanh nghiệp.

2. Quyền của văn phòng uỷ quyền tại nước ngoài 

– Hoạt động theo mục đích, trong phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập. 

– Thuê văn phòng, thuê và mua sắm các thiết bị cần thiết cho hoạt động của văn phòng. 

– Tuyển dụng chuyên viên Việt Nam và chuyên viên nước ngoài công tác theo hướng dẫn của pháp luật Việt Nam. 

– Có con dấu mang tên theo hướng dẫn của pháp luật Việt Nam. 

– Mở tài khoản bằng ngoại tệ hoặc bằng đồng Việt Nam tại các ngân hàng được phép hoạt động và chỉ được phép sử dụng các tài khoản này để hoạt động. 

3. Nghĩa vụ của văn phòng uỷ quyền tại nước ngoài 

– Không trực tiếp tiến hành các hoạt động sinh lợi ở Việt Nam. 

– Tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi được luật pháp cho phép. 

– Không ký kết hợp đồng, không bổ sung, sửa đổi hợp đồng đã được ký kết bởi thương nhân nước ngoài trừ trường hợp người uỷ quyền có giấy ủy quyền của thương nhân nước ngoài và các trường hợp đặc biệt khác. 

– Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo hướng dẫn của pháp luật Việt Nam. 

– Báo cáo về hoạt động của văn phòng theo luật Việt Nam. 

4. Ưu điểm khi thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ 

Văn phòng uỷ quyền có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng uỷ quyền. 

Văn phòng uỷ quyền có thể đặt ở nhiều địa chỉ nên đây chính là địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn

5. Nhược điểm khi thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ 

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân. Văn phòng uỷ quyền chỉ thực hiện được chức năng uỷ quyền theo ủy quyền của doanh nghiệp mà không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Tức là văn phòng uỷ quyền chỉ có chức năng quảng bá, giao dịch và tiếp thị cho các sản phẩm của doanh nghiệp, là nơi để trả lời, tư vấn cho khách hàng. 

Do văn phòng uỷ quyền không thực hiện chức năng kinh doanh nên không thể ký kết hợp đồng, giao dịch với đối tác, khách hàng. Hình thức hạch toán của văn phòng uỷ quyền là hạch toán phụ thuộc. 

Văn phòng uỷ quyền vẫn phải nộp phí môn bài là 1.000.000 đồng/ năm tương đương gần 50 USD/năm . 

6. Một số câu hỏi thường gặp 

Câu 1: Nên mở văn phòng uỷ quyền ở tiểu bang nào của Mỹ ? 

Điều đầu tiên nhà đầu tư cần quan tâm và nghiên cứu là nhà đầu tư đang chuẩn bị đăng ký kinh doanh tại 1 trong 50 tiểu bang của Mỹ; chứ không chỉ đơn giản là ở Mỹ. Việc cân nhắc thành lập tại đâu, tiểu bang nào sẽ là vô cùng cần thiết  vì mỗi tiểu bang sẽ có những luật lệ và yêu cầu khác nhau, ưu đãi khác nhau. Do đó, tùy vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp, nhà đầu tư cần có những cần nhắc cho riêng mình.

Các giấy tờ và thủ tục để mở văn phòng uỷ quyền tại Mỹ khá đơn giản và gọn nhẹ, dù là công ty cổ phần (Corporation) hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC); vì vậy, nhà đầu tư có thể tìm một luật sư tại Mỹ hoặc đăng ký trực tuyến thông qua một dịch vụ nộp hồ sơ pháp lý online. mở văn phòng uỷ quyền thông qua dịch vụ trực tuyến có giá cả phải chăng hơn mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp như thông qua luật sư; tuy nhiên, luật sư vẫn là người sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến việc kinh doanh của nhà đầu tư một cách chi tiết và rõ ràng hơn.

Câu 2: Những lưu ý khi thành lập văn phòng uỷ quyền ở nước ngoài 

* Thứ nhất, đó là vấn đề đặt tên cho Văn phòng uỷ quyền

Hiện nay, theo hướng dẫn của Luật Doanh nghiệp năm 2014, Tên văn phòng uỷ quyền phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu để tạo khả năng phân biệt.

Tên văn phòng uỷ quyền phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng uỷ quyền”. Ví dụ: Văn phòng uỷ quyền – Công ty TNHH ABC.

Bên cạnh đó, khi đặt tên cho Văn phòng uỷ quyền doanh nghiệp cần lưu ý không được đặt trên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký; Sử dụng tên đơn vị nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của đơn vị, đơn vị hoặc tổ chức đó; Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Đồng thời, tên văn phòng uỷ quyền phải được gắn tại trụ sở chính của Văn phòng uỷ quyền. Tên văn phòng uỷ quyền được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng uỷ quyền phát hành. Liên hệ ngay (SĐT, Email; Fax; Website).

* Thứ hai, về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của Văn phòng uỷ quyền

Khi tiến hành kê khai thông tin địa chỉ trụ sở của văn phòng uỷ quyền, Công ty phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Và khi đăng ký, công ty cần lưu ý không được tiến hành việc đăng ký trụ sở Văn phòng uỷ quyền tại Chung cư hoặc Nhà tập thể có chức năng để ở theo hướng dẫn của Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn thi hành.

* Thứ ba, về nội hoạt động của Văn phòng uỷ quyền: Đại diện cho công ty mẹ thực hiện việc nghiên cứu thị trường, thăm dò thị trường, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, tài liệu cho công ty mẹ. Không có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh.

* Thứ tư, về người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền: Khi tiến hành bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền công ty cần lưu ý đến các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và các điều kiện mà pháp luật cấm không được phép đứng đăng ký kinh doanh.

Câu 3: Thủ tục mở văn phòng uỷ quyền ở Mỹ có phức tạp không ? 

Nhìn chung, thủ tục mở văn phòng uỷ quyền tại Mỹ rất đơn giản và gọn nhẹ. Dưới đây là các thủ tục cơ bản trong quy trình mở văn phòng uỷ quyền tại Mỹ được áp dụng cho hầu hết các tiểu bang:

–  Chuẩn bị ít nhất 3 tên công ty.

– Chủ doanh nghiệp chọn một đại lý uỷ quyền mà có thể nhận được các văn bản pháp lý cho công ty. (Một công ty mà có một địa chỉ thực tiễn trong tiểu bang có thể đảm đương vai trò là đại lý của riêng mình, tuy nhiên, điều này chưa hẳn được công nhận ở các tiểu bang khác, như California)

– Chủ sở hữu phải điền vào giấy chứng nhận mở văn phòng uỷ quyền để xác định tên công ty; tên và địa chỉ của đại lý đăng ký; tổng số và mệnh giá cổ phiếu công ty được phép phát hành và tên cũng như địa chỉ thư tín của công ty.

Một khi doanh nghiệp được thành lập, công ty phải nộp một báo cáo (từ $50) và nộp thuế nhượng quyền thương mại (từ $ 175) mỗi năm. Mặc dù nhiều dịch vụ trực tuyến tồn tại để giúp đỡ việc mở văn phòng uỷ quyền với một khoản phí tách biệt có thể lên tới vài trăm đô la, các thủ tục giấy tờ nói chung khá đơn giản, và các tiểu bang (thường thông qua thư ký của tiểu bang) sẽ hướng dẫn trực tuyến để giúp các cá nhân nộp giấy tờ thích hợp.

Câu 4: Các bước để thành lập văn phòng uỷ quyền ở Mỹ 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn hiện hành về việc thành lập văn phòng uỷ quyền bao gồm những giấy tờ sau:

1. Bản sao có chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
2. Bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân. Nếu chứng minh thư mờ số mà không có thẻ căn cước hoặc hộ chiếu có thể gửi tới hộ khẩu gia đình để làm rõ số chứng minh nhân dân.
3. Giấy tờ chứng minh đối với những địa điểm là tầng trệt của các chung cư được quyền đăng ký thành lập.
4. Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn (Kèm giấy giới thiệu của công ty nhận tư vấn trực tiếp đi nộp hồ sơ)

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền.

* Thông báo lập Văn phòng uỷ quyền (Phụ lục II-11 – Thông báo về việc đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp; Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế hoặc Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;  Thông tin của Văn phòng uỷ quyền dự định thành lập bao gồm:

– Tên văn phòng uỷ quyền dự định thành lập: Tên Văn phòng uỷ quyền bằng tiếng Việt; Tên Văn phòng uỷ quyền bằng tiếng nước ngoài; Tên văn phòng uỷ quyền viết tắt.

– Địa chỉ trụ sở văn phòng uỷ quyền ghi rõ các nội dung thông tin sau:Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn, Xã/Phường/Thị trấn, Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh, Tỉnh/Thành phố. Thông tin về số điện thoại, Email, Website, Fax.

– Nội dung hoạt động của văn phòng uỷ quyền: uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;

– Thông tin người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền: Họ, tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc Giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; và Chức danh của người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền.

– Thông tin đăng ký thế, bao gồm: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc; Thông tin các loại thuế phải nộp và Nội dung hoạt động chính của Văn phòng uỷ quyền

– Họ, tên, chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp.

* Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng uỷ quyền như đối với Thông báo thành lập Văn phòng uỷ quyền nêu trên.

* Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền.

* Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng uỷ quyền như đối với Thông báo thành lập Văn phòng uỷ quyền nêu trên.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh

– Nộp bản giấy tại một cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Hồ sơ được lập thành 01 bộ kèm, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận một của. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể để đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.

Sau 03 ngày công tác hồ sơ hợp lệ chuyên viên sẽ trình trưởng phòng ký và trả kết quả cho doanh nghiệp. Nếu không hợp lệ hồ sơ ra thông báo để doanh nghiệp sửa đổi bổ sung lấy căn cứ thẩm xét tiếp.

– Nộp hồ sơ qua công thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới định dạng được quy định (PDF, JPG). Sau đó nộp hồ sơ thông qua tài khoản được Sở kế hoạch đầu tư cấp.

Hồ sơ hợp lệ hệ thống sẽ trả về tài khoản thông báo hồ sơ hợp lệ doanh nghiệp in thông báo kèm bản cứng hồ sơ để chuyên viên trình trưởng phòng ký Giấy phép trả kết quả cho doanh nghiệp.

Hồ sơ chưa hợp lệ hệ thống gửi thông báo về tài khoản đã nộp hồ sơ, có trọn vẹn các thông tin yêu cầu sửa đổi. Doanh nghiệp sửa đổi, nộp bổ sung hồ sơ để chuyên viên có cơ sở thẩm xét tiếp.

Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Ưu và nhược điểm khi thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.