Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Mỹ [Chi tiết 2023]

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của thương nhân được thành lập ở trong nước, ở nước ngoài để xúc tiến thương mại hoặc xúc tiến du lịch, nhưng không được hoạt động thương mại hoặc kinh doanh du lịch sinh lợi trực tiếp. Mỹ luôn là một trong những nơi được lựa chọn để mở văn phòng uỷ quyền bởi thị trường sôi động và tiềm năng của nơi này. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều khách hàng câu hỏi về Chi phí thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến Chi phí thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ. 

1. Chi phí thành lập văn phòng uỷ quyền 

Khi thành lập văn phòng uỷ quyền, ngoài vấn đề chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các công việc tại đơn vị đăng ký kinh doanh, văn phòng uỷ quyền cần hoàn thành nghĩa vụ về phí, lệ phí thành lập.

Hiện nay, việc thành lập văn phòng uỷ quyền cho văn phòng uỷ quyền được quy định lệ phí do quy định của pháp luật. Pháp luật quy định quyền lệ phí; thực hiện thành lập văn phòng uỷ quyền cho văn phòng uỷ quyền bằng những mức phí thích hợp. Tuy nhiên, tổng quát lại những chi phí khi bạn thành lập những văn phòng uỷ quyền cho văn phòng uỷ quyền bao gồm: chi phí thành lập doanh nghiệp; chi phí về xây dựng văn phòng uỷ quyền tại địa chỉ nhất định; chi phí thuê chuyên viên, và các chi phí khác tại đơn vị nhà nước có thẩm quyền và gọi là lệ phí thành lập văn phòng uỷ quyền cho công ty.

2. Chi phí thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ 

Lệ phí 

Mức lệ phí từ 100 USD- 300 USD nhưng cũng có thể phát sinh một số chi phí khác. Tổng lệ phí thường không vượt quá 500 USD. Thông thường văn phòng uỷ quyền xin thành lập tự nộp đơn cho các đơn vị hữu quan Mỹ và hoàn chỉnh các giấy tờ khi có yêu cầu. Tuy nhiên để tránh những tốn phí thời gian, hồ sơ không có kinh nghiệm nên khó hoàn chỉnh… có thể thuê văn phòng uỷ quyền luật hướng dẫn thủ tục, nộp hộ hồ sơ và lệ phí. Tốt nhất là thuê văn phòng uỷ quyền luật tại tiểu bang mà mình muốn thành lập công ty. Phí cho văn phòng uỷ quyền luật làm thủ tục lập văn phòng uỷ quyền thường từ vài trăm tới một nghìn đô la.

Như trên đã nêu, không nhất thiết phải có luật sư giúp khai thủ tục và nộp đơn. Phí luật sư ở Mỹ chỉ để mở văn phòng uỷ quyền thì không đắt nhưng trong quá trình hoạt động có những vướng mắc thì sẽ tính theo giờ, vụ việc.. tổng chi phí thường khá cao và tuỳ theo uy tín của các văn phòng uỷ quyền Luật và của trình độ, thâm niên của chính luật sư công tác với khách hàng.

Nếu thuê văn phòng uỷ quyền luật giúp thủ tục đăng ký văn phòng uỷ quyền thì họ cũng sẽ nhận làm địa chỉ liên lạc cho công ty. Nhiều bang yêu cầu văn phòng uỷ quyền nước ngoài phải có người/văn phòng uỷ quyền của bang đó đứng ra làm địa chỉ liên lạc khi cần thiết-dịch vụ này thường là không tính tiền vì coi như làm địa chỉ liên hệ, khi nào có vụ việc phát sinh thì sẽ thỏa thuận tính tiền theo vụ việc đó.

– Các thủ tục tiếp theo sau khi thành lập:

Sau khi có giấy phép thành lập thì một số ngành nghề còn phải đăng ký với những đơn vị quản lý chuyên ngành đó, ví dụ kinh doanh dược phẩm, y tế.. . Có thể đơn vị quản lý chuyên ngành cấp một giấy phép đăng ký kinh doanh và hành nghề luôn. Tiếp theo là đăng ký với sở thuế, mở tài khoản ngân hàng.

Trong quá trình hoạt động, việc khai thuế chính xác, không chậm trễ là một trong những yêu cầu cần thiết đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, tránh những trở ngại không cần thiết. Việc thuê công ty/cá nhân kiểm toán viên giúp cho hoạt động này tùy theo quy mô kinh doanh vì thuê kiểm toán viên, giống như thuê luật sư, khá tốn kém. Mức độ làm quyết toán báo cáo tài chính khác nhau có mức tiền thuê khác nhau để phù hợp với yêu cầu của văn phòng uỷ quyền và giảm thiểu chi phí.

Chi phí cho hoạt động của một văn phòng uỷ quyền tại Hoa Kỳ:

Việc thành lập văn phòng uỷ quyền hoặc mở văn phòng uỷ quyền như trên thì không tốn kém lắm, nhưng duy trì hoạt động của một văn phòng văn phòng uỷ quyền tại Mỹ thì tương đối cao, gồm các khoản chính sau:

– Tiền thuê văn phòng: văn phòng gồm hai phòng công tác không có trang thiết bị nội thất (công trình phụ chung bên ở ngoài hành lang), vị trí tương đối trung tâm giá khoảng 2,500 USD /tháng;

– Điện thoại, fax, Internet: tùy theo hoạt động giao dịch nhiều ít, ở Mỹ các dịch vụ này thuộc loại rẻ nhất thế giới: thuê bao 1 đường điện thoại (tự lắp máy fax không bị phụ phí) là 20 USD/tháng. Thuê bao Internet: 22USD/tháng được dùng 24/24 tiếng và phải có đường điện thoại nữa, như vậy một văn phòng phải có ít nhất 2 đường điện thoại.

– Các loại thiết bị như điện thoại, fax, máy vi tính PC , TV, video.. nhìn chung rẻ hơn ở Việt Nam, nhất là một số thiết bị điện 110V, điện tử đơn hệ. Còn các thiết bị điện 220V hoặc điện thế di động , đa hệ.. thì giá tương đương ở Việt Nam.

– Lương cán bộ: USD 10.000/năm. Bảo hiểm y tế cũng khá đắt, có thể khi nào khám bệnh vừa phải thì trả tiền, nếu bệnh nặng có thể về Việt nam chữa thì chi phí sẽ thấp hơn. Tùy theo khả năng của từng đơn vị và cá nhân mà thực hiện.

– Về chi phí đi lại công tác phí trong các bang ở Mỹ, tiền vé máy bay lên xuống theo thời gian và thời gian mua trước lâu hay gần với mức chênh lệch rất lớn. Tiền đi ô tô, xe buýt liên tỉnh thì rất rẻ, nhiều xe liên tục và giá không thay đổi, tiện nghi tốt, nên giữa các bang gần thì đi xe buýt hoặc tự lái xe. Tiền khách sạn không chênh lệch nhiều so với Việt Nam.

– Tự trung lại, tổng chi phí cho một văn phòng gồm 1 người, sinh hoạt tiết kiệm, ít nhất cũng vào khoảng 45.000USD/năm. Nếu tính trọn vẹn thì vào khoảng 60.000USD/năm. Tại một số thành phố lớn như New York, Chicago.. tiền thuê nhà/văn phòng đắt hơn khoảng 50-100%, một số dịch vụ khác cũng đắt hơn. Giải pháp tiết kiệm là có thể thuê nhà vừa ở vừa làm văn phòng, hoặc một vài văn phòng uỷ quyền chung nhau thuê một diện tích công tác.

– Thêm vào đó việc xin thị thực vào Mỹ khá phức tạp.

Thị thực kinh doanh (Visa business ) nhập cảnh vào Mỹ có thể cấp cho 1 năm, nhiều lần; tuy nhiên việc gia hạn tiếp tại Hoa Kỳ không có tiền lệ hoặc thỏa thuận cụ thể giữa chính phủ hai nước. Visa thông thường được xếp loại là B1. Nếu có công ty, chi nhánh tại Mỹ thì visa là L1 và thời hạn tới 3 năm. Tuy nhiên việc xin visa L1 cho lãnh đạo công ty, cán bộ vào Mỹ công tác thường khó khăn phức tạp về thủ tục, giấy tờ do chính sách quản lý nhập cảnh chung, chính sách quản lý nhân sự và hoạt động tại Mỹ. Thông thường nếu thuê luật sư để tiến hành các thủ tục xin visa cho các đối tượng qua Mỹ kinh doanh dài hạn tại các văn phòng uỷ quyền phải chi phí rất lớn: từ 1.500 tới 3.000 đôla/ người cho việc hoàn thiện hồ sơ xin visa cho tới lúc được visa (phí nộp cho chính quyền chỉ khoảng hơn 100 đô la/ một visa).

3. Một số câu hỏi thường gặp 

Câu 1: Nên mở văn phòng uỷ quyền ở tiểu bang nào của Mỹ ? 

Điều đầu tiên nhà đầu tư cần quan tâm và nghiên cứu là nhà đầu tư đang chuẩn bị đăng ký kinh doanh tại 1 trong 50 tiểu bang của Mỹ; chứ không chỉ đơn giản là ở Mỹ. Việc cân nhắc thành lập tại đâu, tiểu bang nào sẽ là vô cùng cần thiết  vì mỗi tiểu bang sẽ có những luật lệ và yêu cầu khác nhau, ưu đãi khác nhau. Do đó, tùy vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp, nhà đầu tư cần có những cần nhắc cho riêng mình.

Các giấy tờ và thủ tục để mở văn phòng uỷ quyền tại Mỹ khá đơn giản và gọn nhẹ, dù là công ty cổ phần (Corporation) hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC); vì vậy, nhà đầu tư có thể tìm một luật sư tại Mỹ hoặc đăng ký trực tuyến thông qua một dịch vụ nộp hồ sơ pháp lý online. mở văn phòng uỷ quyền thông qua dịch vụ trực tuyến có giá cả phải chăng hơn mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp như thông qua luật sư; tuy nhiên, luật sư vẫn là người sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến việc kinh doanh của nhà đầu tư một cách chi tiết và rõ ràng hơn.

Câu 2: Những lưu ý khi thành lập văn phòng uỷ quyền ở nước ngoài 

* Thứ nhất, đó là vấn đề đặt tên cho Văn phòng uỷ quyền

Hiện nay, theo hướng dẫn của Luật Doanh nghiệp năm 2014, Tên văn phòng uỷ quyền phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu để tạo khả năng phân biệt.

Tên văn phòng uỷ quyền phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng uỷ quyền”. Ví dụ: Văn phòng uỷ quyền – Công ty TNHH ABC.

Bên cạnh đó, khi đặt tên cho Văn phòng uỷ quyền doanh nghiệp cần lưu ý không được đặt trên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký; Sử dụng tên đơn vị nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của đơn vị, đơn vị hoặc tổ chức đó; Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Đồng thời, tên văn phòng uỷ quyền phải được gắn tại trụ sở chính của Văn phòng uỷ quyền. Tên văn phòng uỷ quyền được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng uỷ quyền phát hành. Liên hệ ngay (SĐT, Email; Fax; Website).

* Thứ hai, về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của Văn phòng uỷ quyền

Khi tiến hành kê khai thông tin địa chỉ trụ sở của văn phòng uỷ quyền, Công ty phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Và khi đăng ký, công ty cần lưu ý không được tiến hành việc đăng ký trụ sở Văn phòng uỷ quyền tại Chung cư hoặc Nhà tập thể có chức năng để ở theo hướng dẫn của Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn thi hành.

* Thứ ba, về nội hoạt động của Văn phòng uỷ quyền: Đại diện cho công ty mẹ thực hiện việc nghiên cứu thị trường, thăm dò thị trường, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, tài liệu cho công ty mẹ. Không có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh.

* Thứ tư, về người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền: Khi tiến hành bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền công ty cần lưu ý đến các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và các điều kiện mà pháp luật cấm không được phép đứng đăng ký kinh doanh.

Câu 3: Thủ tục mở văn phòng uỷ quyền ở Mỹ có phức tạp không ? 

Nhìn chung, thủ tục mở văn phòng uỷ quyền tại Mỹ rất đơn giản và gọn nhẹ. Dưới đây là các thủ tục cơ bản trong quy trình mở văn phòng uỷ quyền tại Mỹ được áp dụng cho hầu hết các tiểu bang:

–  Chuẩn bị ít nhất 3 tên công ty.

– Chủ doanh nghiệp chọn một đại lý uỷ quyền mà có thể nhận được các văn bản pháp lý cho công ty. (Một công ty mà có một địa chỉ thực tiễn trong tiểu bang có thể đảm đương vai trò là đại lý của riêng mình, tuy nhiên, điều này chưa hẳn được công nhận ở các tiểu bang khác, như California)

– Chủ sở hữu phải điền vào giấy chứng nhận mở văn phòng uỷ quyền để xác định tên công ty; tên và địa chỉ của đại lý đăng ký; tổng số và mệnh giá cổ phiếu công ty được phép phát hành và tên cũng như địa chỉ thư tín của công ty.

Một khi doanh nghiệp được thành lập, công ty phải nộp một báo cáo (từ $50) và nộp thuế nhượng quyền thương mại (từ $ 175) mỗi năm. Mặc dù nhiều dịch vụ trực tuyến tồn tại để giúp đỡ việc mở văn phòng uỷ quyền với một khoản phí tách biệt có thể lên tới vài trăm đô la, các thủ tục giấy tờ nói chung khá đơn giản, và các tiểu bang (thường thông qua thư ký của tiểu bang) sẽ hướng dẫn trực tuyến để giúp các cá nhân nộp giấy tờ thích hợp.

Câu 4: Các bước để thành lập văn phòng uỷ quyền ở Mỹ 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn hiện hành về việc thành lập văn phòng uỷ quyền bao gồm những giấy tờ sau:

1. Bản sao có chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
2. Bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân. Nếu chứng minh thư mờ số mà không có thẻ căn cước hoặc hộ chiếu có thể gửi tới hộ khẩu gia đình để làm rõ số chứng minh nhân dân.
3. Giấy tờ chứng minh đối với những địa điểm là tầng trệt của các chung cư được quyền đăng ký thành lập.
4. Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn (Kèm giấy giới thiệu của công ty nhận tư vấn trực tiếp đi nộp hồ sơ)

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền.

* Thông báo lập Văn phòng uỷ quyền (Phụ lục II-11 – Thông báo về việc đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp; Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế hoặc Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;  Thông tin của Văn phòng uỷ quyền dự định thành lập bao gồm:

– Tên văn phòng uỷ quyền dự định thành lập: Tên Văn phòng uỷ quyền bằng tiếng Việt; Tên Văn phòng uỷ quyền bằng tiếng nước ngoài; Tên văn phòng uỷ quyền viết tắt.

– Địa chỉ trụ sở văn phòng uỷ quyền ghi rõ các nội dung thông tin sau:Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn, Xã/Phường/Thị trấn, Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh, Tỉnh/Thành phố. Thông tin về số điện thoại, Email, Website, Fax.

– Nội dung hoạt động của văn phòng uỷ quyền: uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;

– Thông tin người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền: Họ, tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc Giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; và Chức danh của người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền.

– Thông tin đăng ký thế, bao gồm: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc; Thông tin các loại thuế phải nộp và Nội dung hoạt động chính của Văn phòng uỷ quyền

– Họ, tên, chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp.

* Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng uỷ quyền như đối với Thông báo thành lập Văn phòng uỷ quyền nêu trên.

* Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền.

* Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng uỷ quyền như đối với Thông báo thành lập Văn phòng uỷ quyền nêu trên.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh

– Nộp bản giấy tại một cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Hồ sơ được lập thành 01 bộ kèm, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận một của. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể để đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.

Sau 03 ngày công tác hồ sơ hợp lệ chuyên viên sẽ trình trưởng phòng ký và trả kết quả cho doanh nghiệp. Nếu không hợp lệ hồ sơ ra thông báo để doanh nghiệp sửa đổi bổ sung lấy căn cứ thẩm xét tiếp.

– Nộp hồ sơ qua công thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới định dạng được quy định (PDF, JPG). Sau đó nộp hồ sơ thông qua tài khoản được Sở kế hoạch đầu tư cấp.

Hồ sơ hợp lệ hệ thống sẽ trả về tài khoản thông báo hồ sơ hợp lệ doanh nghiệp in thông báo kèm bản cứng hồ sơ để chuyên viên trình trưởng phòng ký Giấy phép trả kết quả cho doanh nghiệp.

Hồ sơ chưa hợp lệ hệ thống gửi thông báo về tài khoản đã nộp hồ sơ, có trọn vẹn các thông tin yêu cầu sửa đổi. Doanh nghiệp sửa đổi, nộp bổ sung hồ sơ để chuyên viên có cơ sở thẩm xét tiếp.

Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Dịch vụ thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.