Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Mỹ [Chi tiết 2023]

Nhu cầu thành lập văn phòng uỷ quyền là vấn đề mà các doanh nghiệp khi muốn mở rộng quy mô sản xuất cũng như địa bàn hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng nắm được thủ tục mở văn phòng uỷ quyền cũng như các đặc điểm pháp lý của Văn phòng uỷ quyền theo hướng dẫn của pháp luật. Việc thành lập công ty cũng như việc mở văn phòng uỷ quyền nước ngoài tại Mỹ về cơ bản thủ tục pháp lý giống nhau, ít phân biệt, đều được quan niệm là sự xuất hiện của một công ty nước ngoài trên đất Mỹ. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến Dịch vụ thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ. 

 

Căn cứ pháp lý 

Luật thương mại năm 2005

Luật doanh nghiệp năm 2020 

1. Văn phòng uỷ quyền là gì ? 

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng uỷ quyền ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

2. Thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn hiện hành về việc thành lập văn phòng uỷ quyền bao gồm những giấy tờ sau:

1. Bản sao có chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
2. Bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân. Nếu chứng minh thư mờ số mà không có thẻ căn cước hoặc hộ chiếu có thể gửi tới hộ khẩu gia đình để làm rõ số chứng minh nhân dân.
3. Giấy tờ chứng minh đối với những địa điểm là tầng trệt của các chung cư được quyền đăng ký thành lập.
4. Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn (Kèm giấy giới thiệu của công ty nhận tư vấn trực tiếp đi nộp hồ sơ)

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền.

* Thông báo lập Văn phòng uỷ quyền (Phụ lục II-11 – Thông báo về việc đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp; Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế hoặc Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;  Thông tin của Văn phòng uỷ quyền dự định thành lập bao gồm:

– Tên văn phòng uỷ quyền dự định thành lập: Tên Văn phòng uỷ quyền bằng tiếng Việt; Tên Văn phòng uỷ quyền bằng tiếng nước ngoài; Tên văn phòng uỷ quyền viết tắt.

– Địa chỉ trụ sở văn phòng uỷ quyền ghi rõ các nội dung thông tin sau:Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn, Xã/Phường/Thị trấn, Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh, Tỉnh/Thành phố. Thông tin về số điện thoại, Email, Website, Fax.

– Nội dung hoạt động của văn phòng uỷ quyền: uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;

– Thông tin người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền: Họ, tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc Giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; và Chức danh của người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền.

– Thông tin đăng ký thế, bao gồm: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc; Thông tin các loại thuế phải nộp và Nội dung hoạt động chính của Văn phòng uỷ quyền

– Họ, tên, chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp.

* Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng uỷ quyền như đối với Thông báo thành lập Văn phòng uỷ quyền nêu trên.

* Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền.

* Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng uỷ quyền như đối với Thông báo thành lập Văn phòng uỷ quyền nêu trên.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh

– Nộp bản giấy tại một cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Hồ sơ được lập thành 01 bộ kèm, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận một của. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể để đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.

Sau 03 ngày công tác hồ sơ hợp lệ chuyên viên sẽ trình trưởng phòng ký và trả kết quả cho doanh nghiệp. Nếu không hợp lệ hồ sơ ra thông báo để doanh nghiệp sửa đổi bổ sung lấy căn cứ thẩm xét tiếp.

– Nộp hồ sơ qua công thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới định dạng được quy định (PDF, JPG). Sau đó nộp hồ sơ thông qua tài khoản được Sở kế hoạch đầu tư cấp.

Hồ sơ hợp lệ hệ thống sẽ trả về tài khoản thông báo hồ sơ hợp lệ doanh nghiệp in thông báo kèm bản cứng hồ sơ để chuyên viên trình trưởng phòng ký Giấy phép trả kết quả cho doanh nghiệp.

Hồ sơ chưa hợp lệ hệ thống gửi thông báo về tài khoản đã nộp hồ sơ, có trọn vẹn các thông tin yêu cầu sửa đổi. Doanh nghiệp sửa đổi, nộp bổ sung hồ sơ để chuyên viên có cơ sở thẩm xét tiếp.

3. Dịch vụ thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ 

Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu trong việc gửi tới dịch vụ hỗ trợ khách hàng thành lập văn phòng uỷ quyền trên toàn quốc cũng như các thủ tục pháp lý khác của doanh nghiệp. Đối với dịch vụ thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ, chúng tôi sẽ:

1. Tư vấn về các quy định của pháp luật hiện hành liên quan đến văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp;
2. Phân tích, so sánh, đánh giá ưu điểm, nhược điểm của văn phòng uỷ quyền với các loại hình đơn vị phụ thuộc khác;
3. Tư vấn trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng uỷ quyền.
4. Soạn thảo hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ, tài liệu liên quan đến thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng uỷ quyền.
5. Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng uỷ quyền.
6. Thực hiện việc khắc Con dấu Văn phòng uỷ quyền và Thông báo sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (Nếu khách yêu cầu).
7. Hướng dẫn khách tiến hành nộp tờ khai lệ phí môn bài đối với Văn phòng uỷ quyền và hỗ trợ Quý khách hàng nộp thuế môn bài cho Văn phòng uỷ quyền.
8. Tư vấn các nội dung khác liên quan đến quá trình hoạt động của Văn phòng uỷ quyền.

4. Một số câu hỏi thường gặp 

Câu 1: Nên mở văn phòng uỷ quyền ở tiểu bang nào của Mỹ ? 

Điều đầu tiên nhà đầu tư cần quan tâm và nghiên cứu là nhà đầu tư đang chuẩn bị đăng ký kinh doanh tại 1 trong 50 tiểu bang của Mỹ; chứ không chỉ đơn giản là ở Mỹ. Việc cân nhắc thành lập tại đâu, tiểu bang nào sẽ là vô cùng cần thiết  vì mỗi tiểu bang sẽ có những luật lệ và yêu cầu khác nhau, ưu đãi khác nhau. Do đó, tùy vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp, nhà đầu tư cần có những cần nhắc cho riêng mình.

Các giấy tờ và thủ tục để mở văn phòng uỷ quyền tại Mỹ khá đơn giản và gọn nhẹ, dù là công ty cổ phần (Corporation) hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC); vì vậy, nhà đầu tư có thể tìm một luật sư tại Mỹ hoặc đăng ký trực tuyến thông qua một dịch vụ nộp hồ sơ pháp lý online. mở văn phòng uỷ quyền thông qua dịch vụ trực tuyến có giá cả phải chăng hơn mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp như thông qua luật sư; tuy nhiên, luật sư vẫn là người sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến việc kinh doanh của nhà đầu tư một cách chi tiết và rõ ràng hơn.

Câu 2: Những lưu ý khi thành lập văn phòng uỷ quyền ở nước ngoài 

* Thứ nhất, đó là vấn đề đặt tên cho Văn phòng uỷ quyền

Hiện nay, theo hướng dẫn của Luật Doanh nghiệp năm 2014, Tên văn phòng uỷ quyền phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu để tạo khả năng phân biệt.

Tên văn phòng uỷ quyền phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng uỷ quyền”. Ví dụ: Văn phòng uỷ quyền – Công ty TNHH ABC.

Bên cạnh đó, khi đặt tên cho Văn phòng uỷ quyền doanh nghiệp cần lưu ý không được đặt trên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký; Sử dụng tên đơn vị nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của đơn vị, đơn vị hoặc tổ chức đó; Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Đồng thời, tên văn phòng uỷ quyền phải được gắn tại trụ sở chính của Văn phòng uỷ quyền. Tên văn phòng uỷ quyền được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng uỷ quyền phát hành. Liên hệ ngay (SĐT, Email; Fax; Website).

* Thứ hai, về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của Văn phòng uỷ quyền

Khi tiến hành kê khai thông tin địa chỉ trụ sở của văn phòng uỷ quyền, Công ty phải ghi rõ số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Và khi đăng ký, công ty cần lưu ý không được tiến hành việc đăng ký trụ sở Văn phòng uỷ quyền tại Chung cư hoặc Nhà tập thể có chức năng để ở theo hướng dẫn của Luật Nhà ở và các văn bản hướng dẫn thi hành.

* Thứ ba, về nội hoạt động của Văn phòng uỷ quyền: Đại diện cho công ty mẹ thực hiện việc nghiên cứu thị trường, thăm dò thị trường, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, tài liệu cho công ty mẹ. Không có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh.

* Thứ tư, về người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền: Khi tiến hành bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền công ty cần lưu ý đến các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và các điều kiện mà pháp luật cấm không được phép đứng đăng ký kinh doanh.

Câu 3: Thủ tục mở văn phòng uỷ quyền ở Mỹ có phức tạp không ? 

Nhìn chung, thủ tục mở văn phòng uỷ quyền tại Mỹ rất đơn giản và gọn nhẹ. Dưới đây là các thủ tục cơ bản trong quy trình mở văn phòng uỷ quyền tại Mỹ được áp dụng cho hầu hết các tiểu bang:

–  Chuẩn bị ít nhất 3 tên công ty.

– Chủ doanh nghiệp chọn một đại lý uỷ quyền mà có thể nhận được các văn bản pháp lý cho công ty. (Một công ty mà có một địa chỉ thực tiễn trong tiểu bang có thể đảm đương vai trò là đại lý của riêng mình, tuy nhiên, điều này chưa hẳn được công nhận ở các tiểu bang khác, như California)

– Chủ sở hữu phải điền vào giấy chứng nhận mở văn phòng uỷ quyền để xác định tên công ty; tên và địa chỉ của đại lý đăng ký; tổng số và mệnh giá cổ phiếu công ty được phép phát hành và tên cũng như địa chỉ thư tín của công ty.

Một khi doanh nghiệp được thành lập, công ty phải nộp một báo cáo (từ $50) và nộp thuế nhượng quyền thương mại (từ $ 175) mỗi năm. Mặc dù nhiều dịch vụ trực tuyến tồn tại để giúp đỡ việc mở văn phòng uỷ quyền với một khoản phí tách biệt có thể lên tới vài trăm đô la, các thủ tục giấy tờ nói chung khá đơn giản, và các tiểu bang (thường thông qua thư ký của tiểu bang) sẽ hướng dẫn trực tuyến để giúp các cá nhân nộp giấy tờ thích hợp.

Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Dịch vụ thành lập văn phòng uỷ quyền tại Mỹ”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.