Hướng dẫn cách xử lý đối với hóa đơn điện tử xuất sai theo thông tư 78

1. Hóa đơn điện tử là gì? Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập ra để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật. Hóa đơn điện tử tập hợp các nội dung dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hiện nay hóa đơn điện tử được phân thành 2 loại chính:

• • Hóa đơn điện tử loại cũ: Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
  • Hóa đơn điện tử loại mới: Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Tùy vào loại hình hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng mà sẽ có những cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo hướng dẫn của pháp luật. Tuy nhiên, vì hiện nay các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP nên nội dung trình bày này sẽ tập trung gửi tới cho bạn những hướng dẫn điều chỉnh sai sót đối với hóa đơn điện tử kiểu mới theo đúng quy định.

2. Cách xác định trường hợp sai sót của hóa đơn điện tử

Có rất nhiều trường hợp phát hiện sai sót trong lúc phát hành hóa đơn điện tử tuy nhiên cách xử lý thì sẽ được chia thành 4 trường hợp sau:

• • Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện trước khi gửi hóa đơn cho người mua.
  • Trường hợp 2: Người bán tự phát hiện sau khi đã gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn có mã của đơn vị thuế hoặc không có mã của đơn vị thuế.
  • Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót.
  • Trường hợp 4: Phát hiện hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Sau khi đã xác định đúng trường hợp sai sót thì bắt đầu tiến hành thực hiện các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo hướng dẫn.

3. Hướng dẫn cách xử lý đối với hóa đơn điện tử xuất sai theo thông tư 78

Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Hóa đơn chưa được cấp mã của đơn vị thuế

Theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29-8-2019 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử có ghi rõ:

Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể hủy hóa đơn sai sót và thực hiện lập hóa đơn điện tử mới. Bên cạnh đó, hóa đơn đã hủy cần phải được lưu trữ để phục vụ cho quá trình tra cứu của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.

Hóa đơn đã xác nhận mã của Cơ quan thuế

Nếu phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã có mã của đơn vị thuế nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể thực hiện điều chỉnh theo quy trình sau:

• • Bước 1: Thông báo cho đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, sau đó đơn vị thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống.
  • Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi đơn vị thuế để được cấp mã hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy để gửi cho người mua.

Trường hợp 2: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, sai tên công ty

Trong trường hợp hóa đơn điện tử sai địa chỉ, sai tên công ty trên hóa đơn, người bán thực hiện các bước xử lý theo quy trình sau:

• • Bước 1: Người bán thực hiện thông báo cho người mua về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ, không phải lập lại hóa đơn mới.
  • Bước 2: Người bán thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT (Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế gặp phải lỗi sai như trên nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho đơn vị thuế).

Hóa đơn điện tử viết sai các thông tin khác

Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót các thông tin khác như: Mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, hàng hóa không đúng quy cách… người bán có thể lựa chọn giải quyết theo một trong hai cách sau:

• • Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã sai sót.
    • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã sai sót.
    • Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn điện tử đã sai sót.
    • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, sau đó người bạn lập một hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã sai sót.
    • Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

=> Người bán ký số và gửi lại cho đơn vị thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua.

Lưu ý: Đối với điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung về giá trị hóa đơn: Điều chỉnh tăng (ghi dấu âm), điều chỉnh giảm (ghi dấu dương) đúng với thực tiễn con số đã điều chỉnh.

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử bị phát hiện sai sót bởi Cơ quan thuế

Trong trường hợp này đơn vị thuế thông báo với người bán để kiểm tra hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Hết thời hạn thông báo mà người bán không có thông báo với đơn vị thuế thì sẽ được thông báo lần 2 theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Hết thời hạn thông báo lần 2 mà người bán vẫn không có thông báo thì đơn vị thuế thực hiện xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp 4: Phát hiện Hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót khi đã chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC

Trường hợp này người bán thực hiện xử lý sai sót theo quy trình sau:

• • Bước 1: Thông báo cho đơn vị thuế về hóa đơn điện tử sai sót  theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
  • Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế (hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã).
  • Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử đã thay thế cho người mua.

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Hướng dẫn cách xử lý đối với hóa đơn điện tử xuất sai theo thông tư 78. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.