Tổng hợp quy định xuất hóa đơn theo thông tư 78 cập nhật mới nhất

1. Quy định riêng về thời gian lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp gửi tới dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa 02 bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của 2 bên.
Lưu ý: Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động gửi tới dịch vụ.
Trường hợp doanh nghiệp gửi tới dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn và phát sinh thường xuyên, cần có nhiều thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức quốc tế hoặc tổ chức khác) thì thời gian lập hóa đơn điện tử là thời gian hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên.
Thời hạn chậm nhất không được quá ngày thứ 10 của tháng liền kề sau tháng phát sinh dịch vụ ngân hàng.

2. Thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: Không được xuất cách số, lùi ngày

Về vấn đề thời gian lập hóa đơn điện tử, một vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm là có được xuất hóa đơn cách số, lùi ngày được không? Đây là thói quen của nhiều kế toán doanh nghiệp bởi đặc thù của nhiều đơn vị thường chốt số liệu vào cuối tháng trước khi xuất hóa đơn hoặc do bên phía khách hàng yêu cầu.
Theo các quy định trước đây, điển hình như Nghị định 51/2010/NĐ-CP hay Thông tư 32/2011/TT-BTC không có quy định rõ ràng về vấn đề lùi ngày lập hóa đơn nên nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện lùi ngày, giữ số theo yêu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên, theo hướng dẫn mới về hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 787/2021/TT-BTC, vì đã có quy định rõ ràng về việc chuyển dữ liệu hóa đơn với đơn vị thuế nên doanh nghiệp sẽ không được xuất hóa đơn cách số hay lùi ngày.

Căn cứ, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hai cách thức hóa đơn như sau:

Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị Thuế:

Sau khi nhập dữ liệu, xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ thực hiện ký số và gửi lên đơn vị Thuế để thực hiện cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua. Vì vậy, ngay tại thời gian xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải lập tức gửi hóa đơn điện tử lên đơn vị thuế để đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý.

Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị Thuế:

Doanh nghiệp sẽ thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn cho đơn vị thuế bằng hai cách thức:

• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời hạn nộp cùng với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT (theo tháng hoặc theo quý), áp dụng với một số doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đặc thù.
• Chuyển trọn vẹn nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.

Sau khi lập hóa đơn điện tử trọn vẹn nội dung, người bán gửi hóa đơn cho người mua đồng thời gửi cho đơn vị thuế. Thời hạn chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.
Vì vậy, với quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hầu hết các doanh nghiệp sau khi xuất hóa đơn sẽ phải thực hiện chuyển dữ liệu lên đơn vị thuế. Vì vậy, việc xuất hóa đơn cách số, lùi ngày sẽ khó khả thi vì thời gian chuyển dữ liệu tới đơn vị thuế được quy định cùng thời gian hoặc cùng ngày lập hóa đơn.

Mặc khác, theo Điều 30, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính nếu chuyển chậm hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến đơn vị thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý để tránh rơi vào trường hợp vi phạm quy định về thời gian xuất hóa đơn.
Trên đây là quy định mới về thời gian lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng cần lưu ý để đảm bảo lập – xuất hóa đơn đúng thời gian. Đồng thời, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có hướng dẫn về vấn đề chuyển dữ liệu đến đơn vị thuế, doanh nghiệp cần lưu ý không lập hóa đơn cách số, lùi ngày để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn.

3. Quy định xử lý hóa đơn điện tử đã gửi đơn vị thuế có sai sót 

• Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. 

Hướng dẫn: Người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến đơn vị thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc gửi tới dịch vụ.

Hướng dẫn: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với đơn vị thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót.

Hướng dẫn: các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo cách thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của đơn vị thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

đ) Trường hợp theo hướng dẫn hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót.

Hướng dẫn: Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tiễn điều chỉnh.

• Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

a) Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến đơn vị thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi đơn vị thuế. 

Hướng dẫn: Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;

b) Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi đơn vị thuế có sai sót.

Hướng dẫn: Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;

c) Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn: Phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có trọn vẹn các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo hướng dẫn tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật quản lý thuế.

Trên đây là các nội dung trả lời của chúng tôi về Tổng hợp quy định xuất hóa đơn theo thông tư 78 cập nhật mới nhất. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như các bạn cần Công ty Luật LVN Group hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.