Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân theo theo đúng quy định mới nhất của pháp luật là vấn đề nhiều người lao động quan tâm. Đó là những thủ tục, điều kiện thế nào?
1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ Điều 28 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về hoàn thuế như sau:
– Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời gian nộp hồ sơ quyết toán thuế.
– Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân.
Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.
– Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với đơn vị thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng đơn vị thuế.
– Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo hướng dẫn thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.
2. Trường hợp hoàn thuế thu nhập cá nhân
Tại Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 quy định cá nhân được hoàn thuế trong các trường hợp sau đây:
– Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;
– Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;
– Các trường hợp khác theo quyết định của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.
3. Điều kiện được hoàn thuế thu nhập cá nhân
Tại Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về hoàn thuế như sau:
– Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì:
Việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân.
Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.
– Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với đơn vị thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng đơn vị thuế.
– Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo hướng dẫn thì:
Không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.
*Đối tượng được hoàn thuế:
Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân áp dụng đối với những cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời gian nộp hồ sơ quyết toán thuế.
4. Địa điểm kiểm tra hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Tại Điều 74 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về địa điểm kiểm tra hồ sơ hoàn thuế như sau:
(1) Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước được thực hiện kiểm tra tại trụ sở của đơn vị quản lý thuế.
(2) Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế được thực hiện kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế hoặc trụ sở của đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan.
5. Phân loại hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ Điều 73 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về phân loại hồ sơ hoàn thuế như sau:
– Hồ sơ hoàn thuế được phân loại thành hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế và hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước.
– Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế bao gồm:
+ Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế lần đầu của từng trường hợp hoàn thuế theo hướng dẫn của pháp luật về thuế.
Trường hợp người nộp thuế có hồ sơ hoàn thuế gửi đơn vị quản lý thuế lần đầu nhưng không thuộc diện được hoàn thuế theo hướng dẫn thì lần đề nghị hoàn thuế kế tiếp vẫn xác định là đề nghị hoàn thuế lần đầu;
+ Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế trong thời hạn 02 năm kể từ thời gian bị xử lý về hành vi trốn thuế;
+ Hồ sơ của tổ chức giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, bán, giao và chuyển giao doanh nghiệp nhà nước;
+ Hồ sơ hoàn thuế thuộc loại rủi ro về thuế cao theo phân loại quản lý rủi ro trong quản lý thuế;
+ Hồ sơ hoàn thuế thuộc trường hợp hoàn thuế trước nhưng hết thời hạn theo thông báo bằng văn bản của đơn vị quản lý thuế mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế hoặc có giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế nhưng không chứng minh được số tiền thuế đã khai là đúng;
+ Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thực hiện thanh toán qua ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác theo hướng dẫn của pháp luật;
+ Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra trước hoàn thuế theo hướng dẫn của Chính phủ.
– Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước là hồ sơ của người nộp thuế không thuộc trường hợp diện kiểm tra trước hoàn thuế.
6. Các thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân
Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trả thu nhập
Thủ tục hoàn thuế TNCN đối với những cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp như sau:
Bước 1: Các tổ chức, doanh nghiệp chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ hoàn thuế.
Căn cứ vào khoản 1 Điều 53 Thông tư 156/2013/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế bắt buộc bao gồm:
Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước ( theo mẫu số 01/ĐNHT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC).
Bản chụp các chứng từ, biên lai nộp thuế TNCN. Trong trường hợp này, người uỷ quyền hợp pháp của tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập cho cá nhân phải ký cam kết chịu trách nhiệm tại bản chụp đó.
Giấy ủy quyền quyết toán thuế của người yêu cầu hoàn thuế (theo mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN).
Bước 2: Kiểm tra trọn vẹn hồ sơ. Sau đó nộp hồ sơ hoàn thuế cá nhân trực tiếp đến đơn vị thuế quản lý
Bước 3: Theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 58 Thông tư 156/2013/TT-BTC, trong thời hạn tối đa 6 ngày, tính từ ngày đơn vị thuế nhận được hồ sơ hoàn thuế và đề nghị hoàn thuế TNCN của người nộp thuế, thủ trưởng đơn vị thuế các cấp phải đưa ra thông báo về việc chuyển hồ sơ của người nộp thuế sang diện kiểm tra trước, tiếp đó hoàn thuế gửi người nộp thuế.
Trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân với đơn vị nhà nước
Đối với trường hợp cá nhân nhận thu nhập trực tiếp từ quyết toán thuế với đơn vị thuế, nếu có số thuế nộp thừa thì cá nhân không phải nộp hồ sơ hoàn thuế mà chỉ cần ghi số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT” hoặc chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau” tại tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi quyết toán thuế.
Có 2 cách nộp tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN là nộp trực tiếp bằng file excel hoặc nộp online qua mạng bằng file XML
Cách 1: Nếu nộp trực tiếp, bạn chuẩn bị các loại giấy tờ bắt buộc, chứng từ liên quan và đi nộp ở đơn vị thuế:
Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN.
Bảng kê khai số 02-1BK-QTT-TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
CMND hoặc CCCD đã công chứng
Bản chụp hợp đồng lao động
Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú đã công chứng
Cách 2: Nộp online bằng file XML
Bước 1: Với cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online, bạn tiến hành làm Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML. Sau đó nộp qua trang web: https://canhan.gdt.gov.vn hoặc http://thuedientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN
Theo điểm c, khoản 3, Điều 21 Thông tư số 92/2015/TT-BTC quy định nơi nộp hồ sơ quyết toán của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công như sau:
Cá nhân có trực tiếp khai thuế trong năm thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là đơn vị thuế, nơi cá nhân đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm.
Cá nhân được tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại các tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại đơn vị thuế quản lý trực tiếp của tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập đó.
Trường hợp cá nhân thay đổi nơi công tác thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại đơn vị thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng.
Bước 3: Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế
Theo khoản 3 Điều 58 Thông tư số 156/2013/TT-BTC, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế, đơn vị thuế có trách nhiệm giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN trong 6 ngày
Thời hạn giải quyết thuế thu nhập cá nhân
Theo Luật quản lý thuế 78/2006/QH11 quy định, người nộp thuế sau khi đã nộp trọn vẹn hồ sơ, thực hiện đúng các bước theo quy trình thì:
Trường hợp hồ sơ hoàn thuế thuộc đối tượng hoàn thuế trước kiểm tra sau thì thời gian bạn nhận được hoàn thuế là 06 ngày.
Trường hợp hồ sơ hoàn thuế thuộc đối tượng kiểm tra trước hoàn thuế sau thì thời gian bạn nhận được hoàn thuế là 40 ngày.
Trường hợp hồ sơ hoàn thuế đã có sự xác nhận nộp thừa của đơn vị nhà nước có thẩm quyền thì thời gian được hoàn thuế là 05 ngày. Theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 58 Thông tư 156/2013/TT-BTC trong trường hợp này, đơn vị thuế không thực hiện phân loại hồ sơ thuộc diện: hoàn thuế trước, kiểm tra sau; kiểm tra trước, hoàn thuế sau
Thông thường, muốn nhất là vào ngày cuối cùng trong thời hạn giải quyết hoàn thuế TNCN, bạn sẽ nhận được khoản tiền này.
7. Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân mới nhất 2023 nhanh chóng
Bên cạnh việc nộp trực tiếp tới đơn vị thuế người lao động còn có thể thực hiện nộp hồ sơ online. Các bước như sau:
Bước 1: Làm hồ sơ online
Bạn tiến hành làm Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML.
Bạn vào địa chỉ đăng nhập trang Thuế điện tử, nhập MST, mã kiểm tra và nhấn Tiếp tục.
Nhập mật khẩu và chọn Đăng nhập để truy cập vào trang Thuế điện tử.
Chọn vào mục Quyết toán thuế. Tiếp đó, chọn Kê khai trực tuyến để tiến hành kê khai thuế.
Điền thông tin tờ khai trực tuyến, gồm:
- Tên người nộp thuế: điền họ tên của người tự quyết toán
- Địa chỉ liên hệ: Nhập địa chỉ thường trú hoặc tạm trú
- Điện thoại liên lạc: điền số điện thoại của người tự quyết toán
- Địa chỉ email: điền email của người tự quyết toán
- Chọn tờ khai: 02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT92/2015)
- Chọn đơn vị quyết toán: Tùy vào trường hợp của các bạn để tick chọn vào các mục bên dưới. Ví dụ trong bài này, mình chọn trường hợp cá nhân công tác 2 nơi (có thay đổi nơi công tác), đã khấu trừ thuế tại nguồn.
Sau khi nhập mã số thuế của đơn vị khẩu trừ tại nguồn, hệ thống sẽ tự động nhận diện đơn vị quyết toán.
Loại tờ khai: Tờ khai chính thức.
Năm kê khai: 2020, từ tháng 01/2020 đến tháng 12/2020.
Lưu ý: Trường hợp người nộp thuế thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ xét giảm thuế đến đơn vị thuế nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp.
Tiếp tục Khai tờ khai quyết toán thuế. Lưu ý các mục sau:
[44], [45], [46]: Hệ thống tự động tính.
Nếu tại chỉ tiêu 44 hiển thị bằng 0, chỉ tiêu 45 là một khoản nhất định, thì bạn được hoàn thuế TNCN đã nộp dư tương ứng ở chỉ tiêu 45.
Ngược tại, thuế TNCN bạn đóng vẫn chưa đủ và cần phải nộp bù theo khoản phí hiển thị ở mục 44.
[47]: Số thuế hoàn trả vào tài khoản người nộp thuế: cá nhân có số thuế nộp thừa nếu muốn đề nghị hoàn trả thì phải nhập vào ô này, nếu không đề nghị hoàn trả thì không nhập.
[48]: Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác: cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác (bao gồm khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt…) thì ghi vào chỉ tiêu này.
Sau khi các thông tin bạn điền đã trọn vẹn, hệ thống sẽ tự động tính những mục còn lại. Bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin một lần nữa. Sau đó, kéo xuống dưới tick chọn ô “Tôi cam đoan số liệu…” và chọn Hoàn thành kê khai.
Kiểm tra xem thông tin tờ khai có đúng hay chưa. Sau đó, kéo xuống dưới và chọn Kết xuất XML. Tờ khai của bạn sẽ được lưu về máy.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Bạn thực hiện nộp Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trực tuyến trên website Thuế Việt Nam – https://canhan.gdt.gov.vn
Lưu ý khi nộp hồ sơ hoàn thuế:
Theo điểm c, khoản 3, Điều 21 Thông tư số 92/2015/TT-BTC quy định nơi nộp hồ sơ quyết toán của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công như sau:
Cá nhân có trực tiếp khai thuế trong năm thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là đơn vị thuế, nơi cá nhân đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm.
Cá nhân được tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại các tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại đơn vị thuế quản lý trực tiếp của tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập đó.
Trường hợp cá nhân thay đổi nơi công tác thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại đơn vị thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng.
Cá nhân yêu cầu hoàn thuế có thể nộp hồ sơ bất cứ thời gian nào kể từ ngày kết thúc năm tính thuế. Ví dụ yêu cầu hoàn thuế TNCN năm 2021 có thể nộp yêu cầu hoàn thuế sau thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế vào ngày 30/3/2023.
Bước 3: Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế
Về thời gian nhận được tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân, căn cứ theo hướng dẫn tại Khoản 3, Điều 58, Thông tư số 156/2013/TT-BTC, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế, đơn vị thuế có trách nhiệm giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN trong 6 ngày công tác.
Trường hợp chưa đủ thông tin để xác định hồ sơ hoàn thuế của người nộp thuế thuộc đối tượng và trường hợp được hoàn thuế, đơn vị thuế lập Thông báo giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo mẫu số 01/TB-BSTT-NNT ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP gửi người nộp thuế trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày đơn vị thuế tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế của người nộp thuế. Trường hợp người nộp thuế thực hiện hoàn thuế điện tử, Thông báo được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trong thời hạn 10 ngày công tác kể từ ngày đơn vị thuế ban hành Thông báo, người nộp thuế có trách nhiệm gửi văn bản giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu theo Thông báo của đơn vị thuế.
Hết thời hạn theo Thông báo của đơn vị thuế nhưng người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế; hoặc có văn bản giải trình, bổ sung nhưng không chứng minh được số thuế đã khai là đúng thì đơn vị thuế chuyển hồ sơ hoàn thuế sang diện kiểm tra trước hoàn thuế và gửi Thông báo về việc chuyển hồ sơ sang diện kiểm tra trước hoàn thuế theo mẫu số 05/TB-HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này cho người nộp thuế trong thời hạn 06 ngày công tác kể từ ngày chấp nhận hồ sơ hoàn thuế theo hướng dẫn tại Điều 32 Thông tư này.