Hồ sơ hoàn công là gì? Hồ sơ hoàn công xây dựng nhà ở?

1. Hồ sơ hoàn công là gì?

Hồ sơ hoàn công là tất cả những thông tin, tài liệu hay những ghi chú lưu trữ lại các thông số, quá trình xây dựng những công trình xây dựng, có thể kể đến: bản phê duyệt đầu tư, những khảo sát ban đầu trước khi xây dựng được ghi thành văn bản, bản dự toán chi phí để hoàn thành công trình. Như vậy, hồ sơ hoàn công là là tập hợp các hồ sơ tài liệu liên quan đến quá trình xây dựng nên một công trình từ giai đoạn hình thành dự án đến khi hoàn thiện công trình.

Hồ sơ hoàn công là thủ tục quan trọng và bắt buộc phải thực hiện để nghiệm thu công trình với mục đích thông báo cho cơ quan Nhà nước trước khi đưa vào sử dụng. Thủ tục này áp dụng với công trình lớn hoặc nhỏ thuộc trường hợp phải xin phép xây dựng. Đối với xây dựng nhà ở không bắt buộc phải xin cấp phép xây dựng trước khi tiến hành thi công thì không cần làm thủ tục hoàn công.

Mục đích của việc làm hồ sơ hoàn công: Như đã biết, để một công trình xây dựng và hoàn thành nhà thầu có trách nhiệm vô cùng quan trọng để đưa dự án đó thực hiện đúng thời hạn, kinh phí đầu tư. Ngoài ra, khi đã hoàn thành thi công thì nhà thầu có trách nhiệm lập hồ sơ hoàn công và thực hiện các công tác nghiệm thu toàn phần công trình. Việc làm này có ý nghĩa vô cùng quan trọng: Nó là cơ sở để thiết kế phương án bảo vệ công trình, việc thực hiện hồ sơ hoàn công sau thi công để có cơ sở thanh toán, quyết toán phục vụ cho việc kiểm toán. Đây là cơ sở để cơ quan chức năng quản lý có thẩm quyền có những thông tin cơ bản để biết được cấu tạo cụ thể, thực trạng ban đầu của công trình nhằm khai thác, sử dụng đúng với khả năng thực tế của công trình và có biện pháp duy tu bảo dưỡng phù hợp để đảm bảo tuổi thọ của công trình được dài lâu, và đảm bảo an toàn cho những người sử dụng công trình đó.

2. Hồ sơ hoàn công xây dựng nhà ở:

2.1. Hồ sơ hoàn công bao gồm những gì?

Hiện nay, hồ sơ hoàn công được Bộ Xây dựng quản lý, đưa ra quy trình thực hiện. Các nhân có thể chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ dựa theo Thông tư số 05/2015/TT-BXD (30/10/2015) quy định về về quản lý chất lượng xây dựng và bảo trì nhà ở riêng lẻ, giấy tờ hoàn công sẽ bao gồm 4 loại cơ bản, gồm có:

– Giấy phép xây dựng;

– Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng;

– Hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công xây dựng;

– Báo cáo kết quả thẩm tra và văn bản kết quả thẩm định thiết kế bản vẽ thi công xây dựng.

Ngoài giấy tờ trên, căn cứ vào tình hình thực tế của công trình nhà ở mà sẽ có thêm những loại giấy tờ khác như:

– Bản vẽ hoàn công.

– Báo cáo kết quả kiểm định, thí nghiệm.

– Văn bản thỏa thuận, xác nhận, chấp thuận của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về vận hành thang máy, phòng cháy chữa cháy.

– Hợp đồng xây dựng do chủ nhà ký với các nhà thầu, thi công, thiết kế và giám sát thi công xây dựng.

Thủ tục làm hồ sơ hoàn công cần có sự tham gia phối hợp của nhiều cá nhân có liên quan, cụ thể là chủ đầu tư và nhà thầu. Hai cá nhân này có trách nhiệm mối quan hệ liên đới với nhau để đảm bảo công trình được xây dựng và đưa vào hoạt động một cách hợp pháp.

Về phía Nhà thầu cần chuẩn bị giấy tờ sau: Hợp đồng thi công, biên bản thanh lý hợp đồng thi công, hóa đơn tài chính theo hợp đồng thi công, bản vẽ hoàn công, biên bản kiểm tra hoàn thành công trình xây dựng, giấy chứng nhận giấy phép thi công của nhà thầu.

Về phía chủ đầu tư: Cần chuẩn bị đơn đề nghị đăng ký biến động tài sản, giấy chứng nhận quyền sử dụng nhà ở và đất ở, bản vẽ xin phép xây dựng kèm giấy cấp phép xây dựng, tờ khai lệ phí đất, tờ khai lệ phí trước bạ, giấy tờ cá nhân của người đứng tên sở hữu.

2.2. Quy trình hoàn công nhà ở:

Nếu bạn xây nhà lần đầu mà vướng mắc về quy trình thì hãy xem hướng dẫn cách làm hồ sơ hoàn công qua 4 bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

Sau khi hoàn tất công đoạn thi công, đơn vị thi công sẽ có trách nhiệm dọn dẹp công trình, chuẩn bị tài liệu nghiệm thu và lập bản vẽ hoàn công. Chủ đầu tư, nhà thầu thi công chuẩn bị hồ sơ hoàn công theo những giấy tờ đã trình bày ở trên.

Bước 2: Nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Đối với mỗi loại công trình được xây dựng tùy vào tính chất, quy mô của công trình mà cá nhân phải nộp hồ sơ ở Cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong trường hợp xây dựng nhà ở thì người dân nộp cho UBND quận/huyện/xã: Văn phòng một cửa có trách nhiệm tiếp nhận và trả kết quả của đối với nhà ở riêng lẻ tại đô thị hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã nếu xây dựng nhà ở tại nông thôn.

Hồ sơ sau khi nộp tại cơ quan có thẩm quyền thì được chuyển đến phòng Quản lý đô thị để xử lý hồ sơ: cơ quan này sẽ nhanh chóng cho cán bộ đi kiểm tra, xác minh việc xây dựng có phù hợp không và ký vào các biên bản kiểm tra với chủ sở hữu. 

Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, phòng Quản lý đô thị tự lập báo cáo trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện ký phê duyệt đồng thời lập Phiếu chuyển Chi cục Thuế để xác định nghĩa vụ tài chính của người dân. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan này cần soạn thảo và ký công văn trả lời cho người nộp hồ sơ về vấn đề không tiếp nhận xử lý hồ sơ.

Bước 3. Thực hiện nghĩa vụ về thuế:

Chủ sở hữu đến Chi cục Thuế tại địa phương để nộp các loại phí theo quy định.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận hoàn công:

Chủ sở hữu cầm biên lai nộp thuế đến Văn phòng một cửa Uỷ ban nhân dân quận, huyện để nhận Giấy chứng nhận cho chủ sở hữu.

Lưu ý:  Khoảng thời gian để hoàn thành thủ tục hoàn công thường mất khoảng 60 ngày. Tuy nhiên, trên thực tế đối với từng hồ sơ và từng địa phương sẽ có khoảng thời gian khác nhau.

3. Các trường hợp được miễn phép hoàn công xây dựng:

Hoàn công xây dựng là một thủ tục pháp lý trong hoạt động xây dựng. Đây là một điều kiện cần để được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có những trường hợp được miễn phép hoàn công xây dựng. Điều này được ghi nhận trong khoản 30 Điều 1 Luật Xây dựng sửa đổi, bổ sung năm 2020, cụ thể:

– Nhà nước có phê duyệt một công trình xây dựng vì mục đích bảo vệ bí mật nhà nước hoặc công trình này vì quốc phòng an ninh bảo vệ lợi ích chung của quốc gia;

– Công trình thuộc dự án sử dụng vốn đầu tư công được Thủ tướng Chính phủ, người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, hoặc cá nhân giữ chức vụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp đưa ra kế hoạch và quyết định đầu tư xây dựng;

– Việc hoàn công cũng không phải thủ tục bắt buộc đối với một số công trình được xây dựng tạm như: Đối với các công trình sửa chữa, cải tạo bên trong công trình hoặc những công trình sửa chữa, cải tạo mặt ngoài không tiếp giáp với đường trong đô thị có yêu cầu về quản lý kiến trúc theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Một số công trình quảng cáo không nằm trong trường hợp phải cấp giấy phép xây dựng theo quy định của pháp luật về quảng cáo;

– Trên địa bàn của hai đơn vị hành chính cấp tỉnh trở lên, các công trình được xây dựng theo tuyến ngoài đô thị phù hợp với quy hoạch đề ra;

– Đối với các công trình xây dựng được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo kết quả thẩm định thiết kế  xây dựng mà công trình đó đáp ứng các điều kiện về cấp giấy phép xây dựng theo quy định của Nhà nước;

– Nhà đầu tư xây dựng khu đô thị, nhà ở có quy mô nhỏ lẻ cụ thể là dưới 7 tầng đã có quy hoạch chi tiết 1/500 được cấp phép xây dựng bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Những khu vực không nằm trong quy hoạch đô thị, Công trình xây dựng cấp IV, nhà riêng lẻ ở nông thôn không vượt quá 7 tầng và việc xây dựng khu chức năng hoặc điểm dân cư nông thôn đã được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận;

– Cá nhân đứng ra đầu tư xây dựng công trình, trừ nhà ở riêng lẻ phải thực hiện việc thông báo thời điểm khởi công xây dựng, bản mẫu thiết kế theo quy định đến địa phương nơi có cơ quan quản lý về vấn đề này.

Như vậy, đối với những công trình phải xin cấp giấy phép xây dựng thì thủ tục hoàn công bắt buộc phải diễn ra. Nên trong trường hợp trình bày ở trên khi được miễn giấy phép xây dựng thì được miễn thủ tục hoàn công.

4. Không thực hiện hoàn công khi xây dựng nhà ở có bị xử phạt không?

Sau khi người dân xây dựng xong nhà ở thì cần thực hiện thủ tục hoàn công. Hiện nay, chưa có quy định cụ thể để thực hiện việc hoàn công phải trong một thời gian nhất định. Nhưng đây là một khâu quan trọng xác lập quyền sở hữu nhà ở nếu thiếu giấy tờ này thì sử dụng nhà ở chưa đảm bảo tính pháp lý.

Việc không thực hiện hoàn công sẽ làm hạn chế một số quyền của người sở hữu nhà ở như việc mua bán, chuyển nhượng nhà ở, hay thế chấp ngân hàng…

Tuy nhiên, việc chưa làm thủ tục hoàn công xây dựng nhà ở sẽ làm hạn chế quyền của người sở hữu nhà ở như mua bán, chuyển nhượng nhà ở,… thậm chí là có nguy cơ bị thu hồi. Trên thực tế, có rất nhiều nhà ở chưa hoàn công nhưng vẫn được đem đi rao bán nên người có nhu cầu mua nhà cần đặc biệt lưu ý vấn đề này:

+ Nhà đã có sổ đỏ nhưng chưa hoàn công chỉ có thể ký hợp đồng công chứng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, không thể sang tên đổi chủ sở hữu được. Điều này là rủi ro lớn đối với người mua vì giá trị pháp lý của hợp đồng mua bán đã công chứng chưa đủ điều kiện để Nhà nước thừa nhận quyền sở hữu hợp pháp.

+ Đối với việc xây dựng các công trình trên đất muốn hoàn thành thủ tục hoàn công thì không thể trực tiếp đi thực hiện mà phải thông qua người chủ sở hữu ghi trên giấy chứng nhận. Điều này gây ra nhiều phiền phức, thời gian giải quyết vấn đề lâu hơn nếu bên chủ sở hữu không muốn thực hiện.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

 – Luật Xây dựng sửa đổi, bổ sung năm 2020;

 – Thông tư số 05/2015/TT-BXD của Bộ Xây dựng: Quy định về quản lý chất lượng xây dựng và bảo trì nhà ở riêng lẻ;

– Nghị định 16/2022/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính về xây dựng.