Thành lập văn phòng đại diện là thủ tục hành chính do doanh nghiệp thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư bao gồm các bước (i) chuẩn bị thông tin cần thiết khi thành lập văn phòng đại diện (ii) soạn hồ sơ văn phòng đại diện (iii) nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký (iv) nhận giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại điện (v) khắc dấu văn phòng và đi vào hoạt động.
Văn phòng đại diện là gì?
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện có những chức năng sau đây:
– Văn phòng đại diện có vai trò là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.
– Văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
– Văn phòng đại diện có chức năng thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
– Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
Ưu điểm và nhược điểm văn phòng đại diện công ty
Ưu điểm văn phòng đại diện
Theo khái niệm trên, văn phòng đại diện có 1 số ưu và nhược điểm sau:
– Văn phòng đại diện công ty không có chức năng kinh doanh. Do đó, không được thực hiện hoạt động ký kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng, không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng.
– Văn phòng đại diện có chứng năng chính là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
– Văn phòng đại diện công ty được phép đăng ký sử dụng con dấu để phục vụ hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng lao động với người lao động.
– Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh.
Nhược điểm của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có những nhược điểm sau:
– Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện;
– Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.
Lưu ý quan trọng: Từ quy định trên có thể thấy rằng, doanh nghiệp khi thành lập văn phòng đại diện ở tỉnh khác rất bị hạn chế về điều kiện kinh doanh. Tuy nhiên, có 1 điểm mới theo quy định từ năm 2019, doanh nghiệp được phép thành lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh/thành phố khác nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. Do đó, hết sức thuận lợi cho doanh nghiệp khi muốn kinh doanh trực tiếp với khách hàng (theo quy định cũ Doanh nghiệp chỉ được thành lập địa điểm kinh doanh cùng tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính)
=> Tham khảo thêm: Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Đặc điểm của văn phòng đại diện công ty
Văn phòng đại diện có 1 số đặc điểm như sau:
– Văn phòng đại diện có chức năng chính là đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ, liên lạc, tiếp cận đối tác…trên các lĩnh vực đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.
– Tên văn phòng đại diện quy định phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Lưu ý: Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
– Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp (khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh?
Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp và mục đích kinh doanh của công ty. Dưới đây là một số điểm khác nhau giữa hai loại hình này, giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
– Mục đích kinh doanh: Văn phòng đại diện thường được thành lập để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty tại một địa phương khác, trong khi chi nhánh được sử dụng để mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty.
– Phạm vi hoạt động: Văn phòng đại diện không có quyền ký kết hợp đồng và chỉ có thể giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Trong khi đó, chi nhánh có quyền ký kết hợp đồng và thực hiện các hoạt động kinh doanh như một đơn vị độc lập.
– Tính pháp nhân: Chi nhánh được coi là một đơn vị pháp nhân độc lập và có trách nhiệm pháp lý đối với các nghĩa vụ của mình. Trong khi đó, văn phòng đại diện không có tính pháp nhân và không chịu trách nhiệm pháp lý đối với các nghĩa vụ của công ty.
– Quản lý: Chi nhánh được hạch toán thuế độc lập với công ty mẹ, có khả năng tự quyết định về một số vấn đề kinh doanh. Trong khi đó, văn phòng đại diện thường phụ thuộc vào quản lý của công ty mẹ.
Tóm lại, việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh phụ thuộc vào mục đích kinh doanh và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu công ty muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình tại một địa phương khác và có nhu cầu ký kết hợp đồng, thì việc thành lập chi nhánh là phù hợp hơn.
Nếu chỉ muốn giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty tại địa phương mới, thì văn phòng đại diện là lựa chọn thích hợp hơn. Ngoài ra, việc thành lập chi nhánh cũng đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với việc thành lập văn phòng đại diện.
Nếu doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động và cần tìm hiểu thị trường tại địa phương mới, hoặc chỉ muốn giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ tại địa phương mới, thì việc thành lập văn phòng đại diện sẽ giúp cho công ty tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời mang lại sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã có kinh nghiệm và muốn mở rộng hoạt động kinh doanh tại địa phương mới, thì việc thành lập chi nhánh sẽ giúp cho công ty có khả năng tự quyết định và tự chủ hơn trong hoạt động kinh doanh, đồng thời giúp cho công ty có mặt trên thị trường địa phương nhanh chóng hơn.
Tóm lại, việc lựa chọn giữa việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh phụ thuộc vào mục đích kinh doanh và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Cần đánh giá kỹ các yếu tố khác nhau để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Lưu ý khi thành lập Văn phòng đại diện công ty
Trước khi thực hiện thành lập Văn phòng đại diện công ty Quý khách hàng cần lưu ý các nội dung liên quan đến:
– Tên Văn phòng đại diện công ty
Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
+ Tên Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện
+ Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.
– Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện
là địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Công ty cổ phần có quyền thành lập Văn phòng đại diện công ty cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính hoặc ở các địa bàn khác trên lãnh thổ Việt Nam hoặc ở nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều Văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có chức năng đại diện công ty giao dịch với khách hàng
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện
Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và không thuộc một trong các trường hợp sau:
+ Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
+ Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
+ Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
+ Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
+ Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty
Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:
– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
– Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện;
– Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng;
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
– Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ
– Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập văn phòng đại diện;
Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty ở đâu?
Cũng giống trường hợp nộp hồ sơ thành lập công ty và thành lập chi nhánh công ty, hồ sơ thành văn phòng đại diện công ty sẽ được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt văn phòng đại diện.
Cụ thể, khi thành lập văn phòng đại diện công ty, công ty sẽ nộp hồ sơ thành lập cho Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng đại diện.
Nếu công ty có sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của các đơn vị, tổ chức thì việc hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ và nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh sẽ do các đơn vị, tổ chức này thực hiện.
Sau khi đã kiểm tra, xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty, Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện sẽ gửi thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở và gửi thông báo đến các cơ quan có liên quan về thuế, thống kê để các cơ quan này hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ công ty.
(Văn phòng chi nhánh Công ty tại Hồ Chí Minh)
Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty như thế nào?
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Quý khách hàng tham khảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hướng dẫn mục trên
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập qua Cổng thông tin điện tử quốc gia
– Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn
– Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;
– Doanh nghiệp tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
– Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện
Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp
Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty
Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động
Tư vấn thành lập Văn phòng đại diện công ty tại Luật LVN Group
Với mục tiêu xuyên suốt trong quá trình hoạt động là “mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng”, Công ty Luật LVN Group luôn nỗ lực hết mình để làm hài lòng mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Về thời gian đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty, chúng tôi sẽ tiến hành đăng ký thành lập Văn phòng đại diện nhanh nhất cho Quý khách hàng.
Hơn nữa, LVN Group có đội ngũ chuyên viên đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này nên hồ sơ được soạn chính xác nên khả năng đăng ký thành công rất cao, tiết kiệm công sức và thời gian đăng ký.
Khi cần hướng dẫn về thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần khách hàng hãy liên hệ với chúng tôi – Công ty LVN Group để được tư vấn các vấn đề liên quan như:
– Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty;
– Hướng dẫn hoặc hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo thành lập Văn phòng đại diện theo đúng quy định;
– Hỗ trợ các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;
– Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
– Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng
– Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo
Khách hàng sẽ nhận được kết quả như sau khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi
– Bản gốc giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện
– Dấu tròn văn phòng đại diện;
– Hồ sơ nội bộ khi thành lập văn phòng đại diện;
– Tặng 1 dấu chức danh trưởng văn phòng đại diện;
Hỏi đáp nhanh về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
Lưu ý 1 số việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty
– Nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện: 1.000.000 VND/1 năm
– Treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện;
– Ký hợp đồng lao động với người lao động làm tại văn phòng;
– Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động
Thời gian Thành lập văn phòng đại diện công ty?
– Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
– Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện công ty có phải nộp thuế môn bài không?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, theo quy định mức thuế môn bài của đơn vị phụ thuộc sẽ là 1.000.000 VND (một triệu đồng) 1 năm. Tuy nhiên, cần lưu ý:
– Văn phòng đại diện sẽ được miễn thuế môn bài trong trường hợp doanh nghiệp (công ty mẹ) đang thuộc đối tượng được miễn thuế môn bài;
– Văn phòng đại diện không có hoạt động kinh doanh (không phát sinh hóa đơn, chứng từ) sẽ được miễn thuế môn bài.
Văn phòng đại diện có dấu pháp nhân (dấu tròn) không?
Văn phòng đại diện có thể làm dấu hoặc không (không bắt buộc phải có dấu), việc có làm dấu tròn hay không sẽ do doanh nghiệp quyết định.
Tôi đang phân vân không biết nên thành lập văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh?
Việc thành lập văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh sẽ phụ thuộc vào từng nhu cầu kinh doanh của công ty.
Ví dụ: Công ty A muốn mở 1 phòng trưng bày sản phẩm tại tỉnh X để giới thiệu cho khách hàng biết đến sản phẩm của minh, Công ty A sẽ lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện công ty là phù hợp nhất.
Ví dụ: Công ty A muốn mở 1 kho hàng để làm điểm trung chuyển hàng hóa từ tỉnh X đến các đại lý tại tỉnh X, công ty A sẽ thành lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh X.
Khi có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, tôi có thể liên hệ yêu cầu dịch vụ với Luật LVN Group bằng cách nào?
Quý khách hàng có thể liên hệ yêu cầu hướng dẫn thành lập Văn phòng đại diện công ty trở lên của Luật LVN Group qua các thông tin sau:
– Hotline yêu cầu dịch vụ: 0981.150.868– 1900.0191
– Liên hệ ngoài giờ hành chính: 1900.0191
– Tổng đài tư vấn hồ sơ, thủ tục, quy trình miễn phí: 1900.0191
– Điện thoại: 1900.0191 (HN) – 1900.0191 (HCM)
– Email: lienhe@luatlvn.vn