Nhằm ghi nhận các thông tin bán hàng hóa, dịch vụ nhanh, Nhà nước ban hành chính sách các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phải thực hiện lập hóa đơn điện tử. Nhưng không ít trường hợp xảy ra sai sót khi thông tin trên hóa đơn được ghi nhận sai. Vậy trường hợp nào được điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng như nội dung quy định pháp luật về điều chỉnh hóa đơn điện tử thế nào? Mời quý đọc giả cùng LVN Group tìm hiểu ngay bài viết bên dưới để hiểu rõ vấn đề điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo luật định xử lý thế nào và việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn giấy, chứng từ giấy thực hiện thế nào theo hướng dẫn pháp luật ban hành. Hy vọng bài viết hữu ích với quý đọc giả!

Văn bản hướng dẫn

• Nghị định 119/2018/NĐ-CP
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Thế nào là hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử được coi là một trong những bước tiến giúp người dùng hạn chế được rất nhiều những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy như: rách, hỏng thất lạc, mất khi lưu trữ. Khái niệm hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như sau:

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo hướng dẫn của Luật kế toán.

Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.

Trường hợp thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử

Điều chỉnh được hiểu là sửa đổi, sắp xếp lại cho đúng hơn, hợp lí hơn. Tương tự như nghĩa chung đó, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được đặt ra khi có sai sót.

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo cách thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót được xử lý theo những cách sau:

Hủy hóa đơn điện tử

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của đơn vị thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi đơn vị thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót) thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho đơn vị thuế.

Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế

Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Trường hợp theo hướng dẫn hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Người bán kiểm tra sai sót

Nếu đơn vị thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì đơn vị này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Tóm lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo luật định

Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo luật định

Vấn đề sai sót không ngoại lệ đối với hóa đơn điện tử. Khi người nhập trên hệ thông sai nội dung cùng lúc đó được lập hóa đơn điện tử. Khi đó việc xử lý sai sót về nội dung trên hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

Căn cứ vào Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:

“Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của đơn vị thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi đơn vị thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của đơn vị thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho đơn vị thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế) hoặc gửi đơn vị thuế để đơn vị thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế).”

Mặt khác tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định như sau:

“Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi đơn vị thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo cách thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;”

Vì vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử dã lập có sai sót sau đó đã lập hóa đơn điều chỉnh tuy nhiên hóa đơn điều chỉnh sau khi lập vẫn có sai sót thì trường hợp này tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh đã lập lần đầu không thực hiện hủy hóa điều chỉnh đã lập và lập lại hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc.

Đồng thời khi lập hóa đơn điều chỉnh lần hai cách thức điều chỉnh phải thực hiện đúng theo cách thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy được quy định thế nào?

Việc lập hóa đơn điện tử hay chứng từ điện tử là không bắt buộc với các cơ sở doanh nghiệp nên việc chuyển đổi từ cách thức là hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang thành hóa đơn, chứng từ giấy được Nhà nước cho phép cụ thể được quy định trong hệ thống pháp luật như sau:

Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy được quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Điều 7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của đơn vị quản lý thuế, đơn vị kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo hướng dẫn của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Nghị định này.”

Vì vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy được quy định như trên để bạn cân nhắc thêm.

Trường hợp bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

Trong quá trình mua bán trao đổi hàng hóa, dịch vụ các đơn vị tổ chức cá nhân cần tuân thủ theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý hóa đơn chứng từ nhằm đảm bảo sự minh bạch.

Các hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ được quy định tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

“Điều 5. Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

1. Đối với công chức thuế

a) Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

b) Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

c) Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

2. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan

a) Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

b) Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

c) Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

d) Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.”

Bài viết có liên quan

• Tải về mẫu văn bản khai nhận di sản thừa kế theo di chúc
• Thông tư 78 về ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp thế nào?
• Xin giấy nghỉ dưỡng sức sau sinh ở đâu?

Kiến nghị

Đội ngũ LVN Group, chuyên gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn hỗ trợ pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử LVN Group với phương châm “Đưa LVN Group đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Liên hệ ngay

Vấn đề “Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung theo luật định” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. LVN Group luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn hỗ trợ pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là tư vấn hỗ trợ pháp lý về luật tranh chấp đất đai, vui lòng liên hệ đến hotline 1900.0191 Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.

• FB: www.facebook.com/lvngroup
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@lvngroup
• Youtube: https://www.youtube.com/Lvngroupx

Giải đáp có liên quan