1. Xuất trình và thanh toán hóa đơn điện tử 

Xuất trình và thanh toán hóa đơn điện tử (ELECTRONIC BILL PAYMENT & PRESENTMENT) là dịch vụ lập hóa đơn dựa vào Internet, cho phép khách hàng thanh toán thẻ tín dụng và các hóa đơn bán lẻ khác từ máy tính cá nhân. Tiền được khấu trừ bằng điện tử từ tài khoản séc của khách hàng, và được chuyển qua mạng trung tâm thanh toán bù trừ tự động của Cục Dự trữ Liên bang.

2. Áp dụng hóa đơn điện tử với công ty có vốn điều lệ trên 15 tỷ?

Em chào anh chị ạ, em muốn hỏi về việc hóa đơn điện tử từ năm 2018 công ty em có vốn điều lệ trên 15 tỷ thì có phải áp dụng hóa đơn điện tử hay không. Em nghiên cứu thì thấy có hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực. 2 loại này doanh nghiệp em nên sử dụng loại nào ạ ? Em cảm ơn anh chị ạ. Em rất mong nhận được phản hồi từ phía anh chị. Cảm ơn!

>> Luật sư tư vấn pháp luật Thuế về hóa đơn điện tử, gọi: 1900.0191

 

Trả lời:

Đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có văn bản chính thức về việc bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử mà chỉ khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử (Ngày 25/07/2017 Thủ tướng chính phủ đã ra quyết định 1078/QĐ-TTg phân công các cơ quan chủ trì soạn thảo để xây dựng nghị định thay thế nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ) vì một số ưu điểm sau:

– Hóa đơn được lưu giữ tốt hơn: Không bị mờ, rách, mất,… do quá trình sử dụng và vận chuyển.

– Thuận tiện trong việc nhận/gửi hóa đơn của doanh nghiệp với các khách hàng: gửi qua mail về file hóa đơn điện tử đã được ký xác thực và phát hành. Khi đó doanh nghiệp sử dụng chỉ cần in ra lưu giữ cùng hồ sơ, nếu bị mất có thể in lại hoặc nhờ doanh nghiệp gửi hóa đơn gửi lại; tiết kiệm chi phí vận chuyển hóa đơn.

– Chỉnh sửa dễ dàng: trong quá trình chuẩn bị hóa đơn điện tử, nếu vô tình viết sai có thể sửa lại không phải viết lại như hóa đơn giấy. Được sửa khi chưa ký và phát hành nên rất thuận lợi khi xem xét thật kỹ nội dung rồi tiến hành ký, phát hành.

– Giảm chi phí in ấn hóa đơn vì sử dụng hoàn toàn trên máy và bản lưu là file hóa đơn.

Điều 5 dự thảo nghị định quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp:

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đã áp dụng Hóa đơn điện tửcủa doanh nghiệp trước ngày 01/01/2018 theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tiếp tục áp dụng hóa đơn điện tửcủa doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng có: chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật; phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn thì sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có mã số thuế đang sử dụng hóa đơn giấy in từ hệ thống máy tính trước ngày 01/01/2018 nếu có đủ điều kiện nêu tại Khoản 3 Điều này thì sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp từ ngày 01/01/2018 trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

4. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh mới thành lập không lựa chọn mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, không lựa chọn sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế nếu đủ điều kiện áp dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều này thì sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ kể từ khi có mã số thuế. “

– Hóa đơn điện tử có hai loại là Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Do vậy, hiện cũng đang ở giai đoạn soạn thảo mà chưa có văn bản chính thức áp dụng, và nếu văn bản được thông qua thì doanh nghiệp của bạn cũng không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Ngoài ra bạn có hỏi về hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực? Thì có lẽ bạn đang hỏi về hóa đơn điện tử của doanh nghiệp (hóa đơn tự in) và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (ký xác thực).

+ Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp (Hóa đơn tự in): Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:

– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.

– Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

Đây là hóa đơn mà doanh nghiệp tự in từ thiết bị điện tử tương thích và doanh nghiệp quản lý hóa đơn in theo số thứ tự và khi in ra thì hóa đơn đơn đó coi như được phát hành và xuất ra khỏi cuống. Hóa đơn này có 2 liên, một liên xuất cho khách hàng và một liên lưu giữ tại doanh nghiệp.

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (ký xác thực): Là hóa đơn được sử dụng trên phần mềm tương thích và được quản lý việc xuất hóa đơn thông qua ký phát hành hóa đơn, và hóa đơn này chỉ có 1 liên, và ngay sau khi ký xác thực thì hóa đơn này có hiệu lực. Do đó, các doanh nghiệp có thể in ra để lưu giữ và chuyển file điện tử cho khách hàng để khách hàng in ra và cũng coi như hóa đơn hợp lệ và lưu giữ làm chứng từ thanh toán.

Việc đưa ra tư vấn nên sử dụng hóa đơn nào còn phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng thực tế và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp về thiết bị sử dụng, con người. Do đó bạn nên cân nhắc lựa chọn cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Trên đây là tư vấn của Luật LVN Group, nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi số: 1900.0191 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!

 

3. Thủ tục chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Tổng cục Thuế vừa có công văn hướng dẫn về nguyên tắc chuyển đổi, điều kiện và giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy.

Trả lời:

Theo Tổng cục Thuế, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính đã quy định rõ nguyên tắc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Theo đó, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Ngoài các điều kiện nêu trên, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định khoản 2, 3, 4 Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại khoản 2, 3, 4 Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Về giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi, Tổng cục Thuế cho biết, hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Căn cứ quy định nêu trên, theo Tổng cục Thuế, trường hợp khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy đáp ứng các Điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì tổ chức tín dụng thực hiện cấp tín dụng cho khách hàng theo quy định.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi.  Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi số: 1900.0191 để được giải đáp.

 

4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn có nhiều hơn một trang?

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy để phục vụ cho hoạt động lưu trữ, hạch toán kế tóa, đi đường…. việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi hóa đơn điện tử quá dài thực hiện như sau:

Trả lời:

Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Khoản 1 Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc số dòng trên hóa đơn nhiều hơn một trang hóa đơn thì xử lý như sau:

“Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Hóa đơn điện tử cũng là một hình thức hóa đơn theo quy định tại khoản 3 Điều 3 thông tư 39/2014/TT-BTC, cho nên khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cũng được thực hiện theo quy định tại thông tư 39/2014/TT_BTC nêu trên. Cụ thể, trường hợp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có thể hiện:

– Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động)

– Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu

– Cùng mẫu và ký hiện hóa đơn như trang đầu

–  Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)

(Công văn 2806/TCT-CS).

Bạn đang theo dõi bài viết được biên tập bởi Công ty Luật LVN Group. Trường hợp có vướng mắc hoặc gặp khó khăn trong quá trình kê khai, bạn vui lòng liên hệ đến số hotline 1900.0191  bấm phím lẻ số 5 để được hỗ trợ. Trân trọng./.