Khi đi XKLĐ, du học Nhật sẽ không thể tránh trường hợp hộ chiếu của bạn bị hết hạn hay bị mất. Đặc biệt đây lại là giấy tờ tùy thân rất rất cần thiết đối với người lưu trú Việt Nam tại Nhật Bản. Dưới đây là những hướng dẫn cấp đổi passport tại Nhật qua đường bưu điện mà thực tập sinh cần nhớ !!
1. Hồ sơ xin cấp đổi hộ chiếu gồm những gì?
– Tờ khai theo mẫu trên website ĐSQ Việt Nam tại Nhật
– Bản chính hộ chiếu + 1 bản photo trang 2,3,4
– Giấy tờ chứng minh đang cư trú tại Nhật ( Gồm bản photo thẻ lưu trú + 1 bản Giấy công dân juuminhyou xin tại shiyakusho). Trong trường hợp bạn là sinh viên, du học sinh sẽ cần thêm giấy chứng nhận đang học tại trường（在学証明書, zaigakushoumeish), trường hợp là thực tập sinh cần giấy xác nhận đang công tác tại Nghiệp đoàn (在職証明書,zaishokushoumeisho）
– Đơn giải trình lý do xin cấp hộ chiếu qua đường bưu điện
– 1 bì thư có ghi sẵn địa chỉ nhận hồ sơ trả về, dùng mẫu của Yamato loại người nhận trả tiền（着払い, chakubarai.
2. Gửi hồ sơ đăng kí cấp đổi hộ chiếu qua bưu điện thế nào?
Sau khi chuẩn bị hồ sơ trọn vẹn bạn sẽ mang ra bưu điện gửi lên đại sứ cửa hàng Việt Nam tại Nhật Bản. Bạn nên gửi bằng kiểu gửi tiền mặt bảo đảm（現金書留, genkinkakitome) để có thể tra cứu hồ sơ của bạn đã đi đến đâu.
+ Địa Chỉ: 151-0062 Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho 50-11.
+ Điện Thoại: +81-3-3466-3311 / +81-3-3466-3313
+ Email: vnembassy@blue.ocn.ne.jp
3. Thời gian xin cấp đổi hộ chiếu tại Nhật có lâu không?
– Nếu hộ chiếu của bạn là hộ chiếu cấp trong nước, thì bạn phải chờ từ 7-10 ngày (có khi cả tháng) để đơn vị có thẩm quyền ở Việt Nam có thể xác minh, sau đó Đại Sứ cửa hàng Việt Nam hoặc Tổng lãnh sự cửa hàng Việt Nam tại Nhật Bản mới có thể cấp lại hộ chiếu cho bạn.
– Trường hợp hộ chiếu của bạn do chính Đại Sứ cửa hàng Việt Nam hoặc Tổng lãnh sự cửa hàng Việt Nam tại Nhật Bản cấp thì bạn có thể lấy ngay được.
4. Chi phí cấp đổi mới là bao nhiêu?
Trên website ĐSQ thì chi phí cấp đôỉ hộ chiếu tại Nhật sẽ là 12,600 yên nếu lấy trong ngày, còn bình thường chi phí sẽ hết 8.500 yên.
5. Cấp hộ chiếu phổ thông cho người Việt Nam ở nước ngoài
Căn cứ theo hướng dẫn tại điều 16. Cấp hộ chiếu phổ thông ở nước ngoài Luật xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 quy định cụ thể:
1. Người đề nghị cấp hộ chiếu nộp tờ khai theo mẫu đã điền trọn vẹn thông tin, 02 ảnh chân dung, giấy tờ liên quan theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 15 của Luật này và xuất trình hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ tùy thân do đơn vị có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
Trường hợp không có hộ chiếu Việt Nam, giấy tờ tùy thân do đơn vị có thẩm quyền của Việt Nam cấp thì xuất trình giấy tờ tùy thân do đơn vị có thẩm quyền của nước ngoài cấp và giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam hoặc giấy tờ làm căn cứ để xác định quốc tịch Việt Nam theo hướng dẫn của pháp luật về quốc tịch.
2. Đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu thực hiện tại đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước người đó cư trú. Đề nghị cấp hộ chiếu từ lần thứ hai thực hiện tại đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước ngoài nơi thuận lợi.
3. Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp nhận tờ khai, ảnh chân dung, giấy tờ liên quan; kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam; chụp ảnh, thu thập vân tay của người đề nghị cấp hộ chiếu có gắn chíp điện tử lần đầu; cấp giấy hẹn trả kết quả.
4. Trong thời hạn 05 ngày công tác kể từ ngày tiếp nhận đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu và 03 ngày công tác kể từ ngày tiếp nhận đề nghị cấp hộ chiếu lần thứ hai trở đi, nếu đủ căn cứ để cấp hộ chiếu, đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước ngoài tại nơi tiếp nhận đề nghị cấp hộ chiếu trả kết quả cho người đề nghị và thông báo bằng văn bản cho Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an, Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao trong trường hợp chưa kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.
Trường hợp chưa đủ căn cứ để cấp hộ chiếu hoặc cần kéo dài thời gian để xác định căn cứ cấp hộ chiếu, đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước ngoài trả lời bằng văn bản cho người đề nghị, nêu lý do.
5. Thời gian kéo dài để xác định căn cứ cấp hộ chiếu theo quy định tại khoản 4 Điều này được quy định như sau:
a) Trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày tiếp nhận đề nghị, đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước ngoài gửi văn bản theo mẫu về Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an để xác minh theo thẩm quyền;
b) Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản trao đổi, Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an trả lời bằng văn bản cho đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước ngoài;
c) Trong thời hạn 02 ngày công tác kể từ ngày nhận được trả lời của Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an, đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước ngoài cấp hộ chiếu và trả kết quả cho người đề nghị; trường hợp chưa cấp hộ chiếu, đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước ngoài trả lời bằng văn bản cho người đề nghị, nêu lý do.
6. Người đề nghị cấp hộ chiếu có yêu cầu nhận kết quả tại địa điểm khác với đơn vị theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều này thì phải trả phí dịch vụ chuyển phát
Vì vậy theo hướng dẫn trên chúng ta có thể thấy pháp luật đưa ra quy định đối với hộ chiếu phổ thông, theo đó chúng ta có thể hiểu như sau:
Thứ nhất đối với thủ tục đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông thì cá nhân đó phải có trọn vẹn hồ sơ theo hướng dẫn của pháp luật về hộ chiếu. Bởi lẽ hộ chiếu phổ thông là hộ chiếu quốc gia, là tài sản của nước công hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được cấp cho công dân có quốc tịch Việt Nam. Theo đó nên hộ chiếu phổ thông được sử dụng để xuất cảnh, nhập cảnh Việt Nam và các nước và cũng được sử dụng thay thế chứng minh nhân dân, chính vì lí do này nên nếu cá nhân không có những thông tin trọn vẹn theo hướng dẫn thì không thể được cấp hộ chiếu phổ thông.
Thứ hai, Pháp luật có quy định cụ thể nơi cấp hộ chiếu lần 1 là tại đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước người đó cư trú tức là quy định này đã tạo điều kiện tối đa nhất có thể đối với cá nhân trong thực hiện thủ tục và tại lần 2 cũng tương tự như vậy đó là đơn vị uỷ quyền Việt Nam ở nước ngoài nơi thuận lợi cho việc đăng kí cư trú của họ.
Thứ ba, Về thời hạn pháp luật có chia ra các mốc thời hạn khác nhau như đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu, đề nghị cấp hộ chiếu lần hai và Thời gian kéo dài để xác định căn cứ cấp hộ chiếu để cho cá nhân đó co thể dễ dàng thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu này
Cuối cùng đó là nhận kết quả đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông thì cá nhân đề nghị phải trả phí theo hướng dẫn khi chuyển phát kết quả đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông về nơi nhận.
Kết luận: như chúng ta đã biết thì hộ chiếu nói chung và hộ chiếu phổ thông nói riêng được biết llà một loại giấy tờ tùy thân để xuất nhập cảnh theo hướng dẫn của pháp luật. Trong đó có xác nhận của đơn vị nhà nước có thẩm quyền về đặc điểm cá nhân, quốc tịch của người được cấp, Người đề nghị cấp hộ chiếu phải thực hiện trọn vẹn những loại hồ sơ và thực hiện theo trình tự pháp luật quy định.