Cách kiểm tra, tra cứu hóa đơn bán hàng hợp lệ

Hiện nay hóa đơn bán hàng ngoài việc có thể viết tay thì chúng ta có thể lập hóa đơn điện tử. Trong quá trình lập không thể tránh khỏi sai sót dẫn đến hóa đơn điện tử không hợp lệ. Vậy làm thế nào để kiểm tra, tra cứu hóa đơn bán hàng hợp lệ hay chưa khi đăng ký điện tử, hãy theo dõi nội dung trình bày dưới đây của LVN Group.

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ

Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thong tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính được ban hành ngày 17/9/2021 có quy định về điều kiện để xác định hóa đơn điện tử hợp lệ gồm:

– Về ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của đơn vị thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

+ Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế.

+ Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.

+ Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

+ Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.

– Về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Là ký tự gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:

+ Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

+ Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.

+ Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.

+ Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

+ Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

+ Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

2. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang của Tổng cục Thuế

Để kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ được không, người nộp thuế truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Và thực hiện các bước sau:

– Bước 1: Điền thông tin tra cứu

Tại giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế lựa chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:

+ MST người bán: Nhập mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn.

+ Loại hóa đơn: Lựa chọn loại hóa đơn tương ứng theo ký hiệu số (1, 2, 3, 4, 5, 6) được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

+ Ký hiệu hóa đơn: Nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

+ Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.

+ Tổng tiền thanh toán: Nhập vào tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.

+ Mã captcha: Nhập lại chính xác chuỗi vào ô hiển thị.

– Bước 2: Đọc kết quả tra cứu

Sau khi nhập trọn vẹn thông tin, bạn bấm nút “Tìm kiếm” để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả, có 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:

+ Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn.

+ Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin các tổ chức, cá nhân tìm kiếm.

Nếu kết quả rơi vào trường hợp 1 thì hóa đơn cần tra cứu hợp lệ và đã được cấp mã. Ngược lại nếu kết quả tìm kiếm là trường hợp 2 thì hóa đơn tra cứu không tồn tại. Kế toán cần kiểm tra lại thông tin tra cứu xem đã chính xác hay chưa hoặc liên hệ bên bán để xác minh lại thông tin hóa đơn.

Trên đây là toàn bộ nội dung nội dung trình bày giới thiệu về tra cứu hóa đơn bán hàng hợp lệ. Nội dung nội dung trình bày có giới thiệu về hóa đơn điện tử hợp lệ và cách tra cứu hóa đơn bán hàng hợp lệ. Nếu trong quá trình nghiên cứu, quý bạn đọc còn có vấn đề câu hỏi cần được trả lời hay có quan tâm đến các dịch vụ tư vấn do LVN Group gửi tới, vui lòng truy cập địa chỉ trang web sau đây: https://lvngroup.vn/ để được tư vấn trả lời câu hỏi một cách chi tiết nhất.