Hướng dẫn tra cứu hóa đơn bán hàng nhanh chóng

Hiện nay, số lượng hóa đơn bán hàng điện tử của các doanh nghiệp lớn là rất nhiều nên không thể tránh khỏi sai sót trong quá trình kê khai khiến cho hóa đơn không hợp lệ thì doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng để kiểm tra tính hợp lệ hoặc đơn giản là tra cứu để kiểm tra xem đã điền đúng thông tin hay chưa. Vậy để tra cứu hóa đơn bán hàng đúng cách và nhanh chóng, hãy theo dõi nội dung trình bày sau đây của LVN Group.

1. Kiểm tra trên Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Để tra cứu hóa đơn điện tử có hợp lệ được không, người nộp thuế truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước sau đây:

– Bước 1: Kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Trước tiên, người dùng có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử bằng mắt thường thông qua kiểm tra các tiêu thức trên hóa đơn.

Khi chắc chắn không có sai sót gì, người dùng sẽ truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để tiến hành tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn.

– Bước 2: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Tại trình duyệt đang sử dụng, người dùng truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

– Bước 3: Tra cứu thông tin hóa đơn GTGT

Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn tiếp “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy vào nhu cầu tra cứu).

– Bước 4: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu

Khi giao diện “TRA CỨU HÓA ĐƠN” hiển thị, người dùng cần điền trọn vẹn thông tin tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Bao gồm:

– Mã số thuế người bán hóa đơn điện tử;

– Mẫu số;

– Ký hiệu hóa đơn;

– Số hóa đơn;

– Nhập mã xác thực.

Cuối cùng, sau khi đã nhập trọn vẹn và chính xác thông tin được yêu cầu, người dùng nhấn ô “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.

– Bước 5: Đối chiếu hóa đơn với kết quả tra cứu

Khi hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, người dùng có thể đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử với kết quả tra cứu.

Thông thường, một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, hệ thống sẽ trả kết quả tra cứu với trọn vẹn cả 2 trường thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Đồng thời, thông tin tra cứu và thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn trùng khớp.

Trường hợp nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 trường thông tin trên, hoặc thông tin không khớp với hóa đơn điện tử thì hóa đơn tra cứu là bất hợp pháp.

2. Kiểm tra trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thì sẽ thực hiện các bước sau đây để tiến hành tra cứu hóa đơn bán hàng:

– Bước 1: Truy cập website E-invoice

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thì người dùng sẽ truy cập vào website https://einvoice.vn/ để tiến hành tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm HĐĐT khác thì người dùng chỉ cần mở phần mềm HĐĐT đang sử dụng rồi tiến hành các bước tương tự.

– Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”

Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “TRA CỨU”.

Bước 3: Nhập thông tin tra cứu

Khi giao diện tra cứu hiển thị, người dùng cần tiến hành nhập các thông tin hóa đơn được hệ thống yêu cầu. Bao gồm:

– Mã nhận hóa đơn;

– Mã kiểm tra.

Cuối cùng, bạn nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN” để hệ thống thực hiện lệnh tra cứu.

Bước 4: Nhận kết quả tra cứu

Ngay sau khi đã điền hoàn tất thông tin và nhấn tra cứu, chỉ cần người dùng đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của thông tin đã điền thì hệ thống sẽ nhanh chóng trả lại kết quả là tờ hóa đơn bạn cần tra cứu.

Với kết quả nhận được từ hệ thống, người dùng hoàn toàn có thể biết được hóa đơn điện tử tra cứu có hợp lệ và hợp pháp được không.

Mặt khác, với kết quả tra cứu này, người dùng có thể tải hóa đơn về thiết bị ở “Dạng PDF” hoặc “Dạng XML” để sử dụng. Rất đơn giản và tiện dụng.

Vì vậy, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều.

Trên đây là toàn bộ nội dung nội dung trình bày giới thiệu về tra cứu hóa đơn bán hàng. Nội dung nội dung trình bày có giới thiệu về hai cách tra cứu hóa đơn bán hàng phổ biến hiện nay là tra cứu trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế và tra cứu trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Nếu trong quá trình nghiên cứu, quý bạn đọc còn có vấn đề câu hỏi cần được trả lời hay có quan tâm đến các dịch vụ tư vấn do LVN Group gửi tới, vui lòng truy cập địa chỉ trang web sau đây: https://lvngroup.vn/ để được tư vấn trả lời câu hỏi một cách chi tiết nhất.