Hướng dẫn tra hóa đơn không có mã tra cứu cơ quan thuế

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.

Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.

2. Nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Quy định hóa đơn điện tử phải có các nội dung bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế);

• Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế Giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;

• Tổng số tiền thanh toán;

• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

• Mã của đơn vị thuế với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế;

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có).

Hướng dẫn tra hóa đơn không có mã tra cứu đơn vị thuế

3. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử như sau:

“1. Việc tra cứu, gửi tới, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

2. Việc tra cứu, gửi tới thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo trọn vẹn, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.

3. Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được gửi tới phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước.”

4. Hướng dẫn tra hóa đơn không có mã tra cứu đơn vị thuế

Theo nguyên tắc của việc tra cứu hóa đơn thì người nộp thuế cần làm các bước sau để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế:

Bước 1: Bạn truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế

Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế tại địa chỉ: 

http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Bước 2: Click chọn mục tra cứu hóa đơn

Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”/ Chọn “Hóa đơn”/ Chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”.

Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Bạn cần nhập trọn vẹn các trường thông tin có gắn dấu (*). Đây là các thông tin bắt buộc phải điền. Điền thông tin xong, bạn ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

Lưu ý:

• Nếu bạn muốn tra cứu nhiều hóa đơn thì bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể import lên hệ thống.
• Nếu bạn muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì các bạn tích vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông

Bước 4: Kiểm tra thông tin kết quả tra cứu

• Nếu kết quả trả về hiển thị trọn vẹn cả 2 trường “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử mà bạn tra cứu là hợp lệ, hợp pháp.

• Nếu kết quả trả về thiếu một trong hai trường thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp.

Lý do có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin điện tử.

Trong trường hợp này, các bạn xử lý như sau:

• Liên hệ với người bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì xin bản photo hoặc ảnh chụp của thông báo phát hành hóa đơn được đơn vị thuế chấp nhận.
• Trường hợp khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google chrome, Cococ,… các bạn vui lòng hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.