HƯỚNG DẪN XUẤT HÓA ĐƠN ĐỎ TRÊN 20 TRIỆU – LUẬT LVN Group

Hóa đơn đỏ tên Tiếng Anh là Value Added tax invoice, hay còn gọi là VAT bill, Hoá đơn đỏ là một loại chứng từ thể hiện giá trị hàng bán dịch vụ gửi tới cho người mua, nội dung của chứng từ đỏ bao gồm thông tin hai bên người bán, người mua do bên gửi tới dịch vụ xuất và là căn cứ xác định số thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước của doanh nghiệp. 

Hóa đơn đỏ là một trong những loại hóa đơn phổ biến được sử dụng trong các hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ trên thị trường. Nên việc buôn bán hàng hóa, dịch vụ gắn liền với hóa đơn và việc xuất hóa đơn đỏ. Tuy nhiên, căn cứ theo hướng dẫn pháp luật thì việc xuất hóa đơn có giá trị trên 20 triệu phải thông qua một số thủ tục đặc biệt. Do đó, nội dung trình bày này nhằm giới thiệu các trình tự, thủ tục nhằm hướng dẫn thực hiện việc xuất hóa đơn đỏ trên 20 triệu 

Các bước thực hiện việc xuất hóa đơn đỏ trên 20 triệu 

 

1. Hóa đơn đỏ là gì ? 

Trước tiên, ta cần hiểu rõ hóa đơn theo khoản 1 điều 3 nghị định 123/2020/NĐ-CP là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in. Tóm lại, hóa đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

Tuy nhiên, hóa đơn lại có nhiều loại khác nhau trong đó Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa/dịch vụ mà người bán gửi tới cho người mua. Hóa đơn đỏ là căn cứ để đơn vị thuế xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước của mỗi doanh nghiệp. 

Thực tế, hóa đơn đỏ còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn VAT. Chúng được Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu với đơn vị thuế. Doanh nghiệp muốn đặt in hóa đơn đỏ cần có sự đồng ý của Chi cục thuế quản lý trực tiếp. Sau đó mới liên hệ với cơ sở in hóa đơn để đặt in theo yêu cầu.

2. Các trường hợp phát sinh thanh toán với hóa đơn trên 20 triệu

Thanh toán với hóa đơn trên 20 triệu sẽ bị phạt không được khấu trừ, bị phat, bị loại không được giảm trừ khi tính thuế TNCN như sau:

TH 01:  Bên Mua thanh toán bằng tiền mặt cho bên bán và đồng thời bên bán xuất lại hóa đơn GTGT cho người mua. Nếu hóa đơn có giá trị trên 20 triệu thì sẽ không được tính khấu trừ, bên bán hàng sẽ bị phạt.

TH 02: Nếu bên mua lấy tài khoản cá nhân chuyển vào tài khoản công ty của bên bán. Sau đó bên bán xuất lại hóa đơn GTGT cho bên mua thì bên bán xuất hóa đơn GTGT hợp lệ nhưng bên mua hóa đơn sử dụng hóa đơn này không được khấu trừ và bị loại đầu ra

TH 03: Bên mua dùng tài khoản của công ty chuyển khoản vào bên bán thì được Bên Mua dùng tài khoản Công ty chuyển khoản vào tài khoản của bên bán thì được xem là hợp lệ với hóa đơn thanh toán trên 20 triệu.Thủ tục thực hiện việc xuất hóa đơn đỏ trên 20 triệu  

3. Các bước thực hiện thủ tục xuất hóa đơn đỏ 

Muốn xuất hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ có VAT) thì tổ chức, cá nhân  phải thành lập doanh nghiệp và đăng ký tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hiện nay, phát hành hóa đơn được chia thành 2 loại: hóa đơn đặt in/tự in hoặc hóa đơn điện tử. Để tổ chức xuất hóa đơn giá trị gia tăng đặt in/ tự in phải thông qua các bước sau : 

Bước 1: Làm thủ tục đặt mua và in hóa đơn thuế giá trị gia tăng đối với vị được sử dung hóa đơn giá trị gia tăng. Hồ sơ đặt in hóa đơn bao gồm:

• Doanh nghiệp mua hóa đơn lần đầu phải có Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập của đơn vị có thẩm quyền hoặc giấy phép đầu tư. Văn bản cam kết theo mẫu số 3.16 phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp Doanh nghiệp hợp pháp.
• Bản sao chứng thức hoặc công chứng Hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng mượn nhà.
• Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn theo mẫu số 3.3  ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
• Chứng minh nhân dân của người đứng tên trong đơn. Trường hợp ủy quyền cho chuyên viên cấp dưới đi mua bán hóa đơn thì có giấy ủy quyền theo hướng dẫn của pháp luật và chứng minh thư nhân dân của chuyên viên được ủy quyền
• Bản sao mẫu 06 đăng ký phương pháp tính thuế có xác nhận của chi cục thuế quản lý.
• Doanh nghiệp gửi trực tiếp hồ sơ đến Chi Cục thuế quản lý. Sau 5 ngày sau khi nhận được hồ sơ thì chi cục thuế sẽ cử cán bộ xuống đơn vị xác minh địa điểm kinh doanh xem có đủ điều kiện đặt in hóa đơn được không? Nếu đơn vị đủ điều kiện đặt in hóa đơn thì sau 1 đến 2 ngày đơn vị thuế sẽ có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.15 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

    Bước 2: Tiến hành đặt in hóa đơn

Doanh nghiệp có thể tự liên hệ với nhà in và gửi tới những thông tin cần thiết để đặt in hoặc doanh nghiệp đặt in hóa đơn theo mẫu.

Hồ sơ khi đến doanh nghiệp in hóa đơn bao gồm: 

+ Bản sao có công chứng  giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Bản sao chứng minh nhân dân  người uỷ quyền pháp luật của doanh nghiệp.

+ Giấy giới thiệu va chứng minh nhân dân người được cử đến doanh nghiệp in

Doanh nghiệp cầm bộ hồ so và kí hợp đồng in hóa đơn với nhà in đặt in. Đơn vị tiến hành chọn mẫu thiết kế, ,hóa đơn,  ký hiệu, số lượng, màu mực, loại giấy, mẫu số, số liên…..

Bước 3: Doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn lần đầu bao gồm : 

Doanh nghiệp mang hóa đơn về trước khi viết phải làm thông báo phát hành hóa đơn trước khi xuất hóa đơn 2 ngày. Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp trụ sở đơn vị thuế.

• Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu ban hành TB01/AC kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC.
• Hóa đơn theo mẫu hoặc hóa đơn tự doanh nghiệp in hoặc do nhà in gửi tới

Lưu ý: doanh nghiệp nộp trực tiếp tại trụ sở đơn vị thuế cấp cục thuế.

Trường hợp Doanh nghiệp đang hoạt động đã làm thủ tục phát hóa đơn đỏ VAT lần đầu rồi thi từ lần thứ 2 trở đi thì Doanh nghiệp chỉ cần nộp bộ hồ sơ sau:

+Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu ban hành TB01/AC kèm theo thông tư 26/2015/TT-BTC

+Hóa đơn theo mẫu hoặc hóa đơn tự doanh nghiệp in hoặc do nhà in gửi tới 

Bước 4: Cách xử lý khi xuất hóa đơn đỏ trên 20 triệu đồng 

• Trường hợp thanh toán thông qua cách thức chuyển khoản 

Hiện nay, theo hướng dẫn của pháp luật thì khi bên bán xuất hóa đơn đầu ra trên 20 triệu đồng, bên mua sẽ không được thanh toán bằng tiền mặt mà phải sử dụng thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Tại Khoản 10, Điều 1, Thông tư số 26/2015/TT-BTC có nội dung sửa đổi, bổ sung Điều 15 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính đã đề cập tới vấn đề hóa đơn đầu vào trị giá trên 20 triệu đồng như sau: 

“Chỉ áp dụng khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi các hóa đơn có trị giá trên 20 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt”

Quy định trên không áp dụng với các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

 Tại Khoản 1, Điều 6, Thông tư số 78/2014/TT-BTC, khi hướng dẫn xác định các khoản chi được khấu trừ, Bộ Tài chính có quy định: 

“Các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần trên 20 triệu đồng (có bao gồm thuế GTGT) phải có chứng cứ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ”

Vì vậy, căn cứ vào các quy định trên, bên mua muốn được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với các hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng do bên bán xuất thì bên mua bắt buộc không được thanh toán bằng tiền mặt mà phải áp dụng thanh toán qua ngân hàng.

• Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt 

Tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

“Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời gian ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp đơn vị thuế và các đơn vị chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).”

Vì vậy, nếu doanh nghiệp có hóa đơn GTGT trên 20 triệu nhưng thanh toán bằng tiền mặt một phần hoặc toàn bộ hóa đơn thì doanh nghiệp phải kê khai và điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị của hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt. 

Tuy nhiên, kế toán vẫn có thể “sửa sai” để đảm bảo phần chi phí này vẫn tuân thủ đúng quy định bằng một trong các cách sau đây: 

• Thương lượng với đối tác trả lại tiền mặt, sau đó đi lại bằng ủy nhiệm chi qua ngân hàng. Nếu sử dụng cách này, hai bên cần phải lập biên bản xác nhận về việc bên bán hoàn trả lại tiền cho bên mua (đi kèm phiếu thu và phiếu chi). 
•  Đi lại UNC qua ngân hàng, sau đó nhận lại tiền mặt từ bên bán. Cách này tiềm ẩn nhiều rủi ro và doanh nghiệp chỉ nên thực hiện khi bên bán là đối tác tin cậy. 

Lưu ý: Phương thức trên chỉ đúng khi các doanh nghiệp thật sự có phát sinh quan hệ trao đổi, mua bán. Trong trường hợp các bên không phát sinh quan hệ mua bán nhưng vẫn tiến hành giao dịch qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi, sau đó, bên bán trả lại tiền mặt cho bên mua thì sẽ bị coi là mua bán hóa đơn trái pháp luật.

Mặt khác, nếu bên mua sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán hóa đơn GTGT trên 20 triệu cho bên bán thì vẫn coi là sử dụng tiền mặt và phần thuế, phí này vẫn không được coi là hợp lệ. Ở trường hợp này, công văn số 5465/TCT-KK hướng dẫn các doanh nghiệp xử lý như sau:

“Trường hợp Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam và Công ty Samsung Electronics Việt Nam Thái Nguyên (sau đây gọi là “Công ty”) ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó Công ty sẽ thanh toán cho cá nhân thông qua cách thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty đã đăng ký với đơn vị thuế vào tài khoản của cá nhân.

Nếu cách thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc Quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân; đồng thời các khoản chi nêu trên có trọn vẹn hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, gồm:

– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty;

– Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp;

– Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân

… thì cách thức thanh toán trên được coi là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính, vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo cách thức nói trên và gửi tới cho đơn vị có thẩm quyền khi cần”.

Tóm tắt lại, doanh nghiệp cần có: 

• Quy hình phạt chính quy định về việc ủy quyền cho người lao động sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán tiền hàng hoặc giấy ủy quyền;
• Chứng từ liên quan đến việc mua bán hàng hóa;
• Chứng từ chứng minh doanh nghiệp đã chuyển khoản lại số tiền hàng cho cá nhân được ủy quyền.

Khi đó, số tiền hàng sẽ được coi là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT.

Trên đây, nội dung trình bày đã hướng dẫn tới quý doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đỏ trên 20 triệu đồng và cách thức thanh toán để được hưởng khấu trừ thực hiện thông qua cách thức chuyển khoản hay thanh toán bằng tiền mặt 

4. Các câu hỏi thường gặp 

4.1. Cách xử lí với hóa đơn thanh toán trên 20 triệu đồng thế nào 

Với hóa đơn trên 20 triệu kế toán sẽ xử lý như sau:

Cách 1: Doanh nghiệp liên hệ với bên bán để cả 2 bên viết ủy nhiệm chi chuyển khoản sang tài khoản bên bán. Sau khi nhận được tiền trong tài khoản phải hoàn lại tiền mặt hoặc thanh toán bằng sec.

Cách 2: Bên mua liên hệ với bên bán làm ủy nhiệm chi thanh toán vào tài khoản bên bán. Sau đó bên bán lấy tiền mặt làm giấy nộp tiền trả vào tài khoản. Lưu ý trường hợp này chỉ áp dụng với đối tác làm ăn quen.

Cách 3: Bên mua sang đối tác đòi lai tiền mặt mang ra ngân hàng làm ủy nhiệm chi chuyển khoản cho công ty bên bán.

Trên đây kế toán Lê Ánh hướng dẫn các bạn xử lý trường hợp thanh toán hóa đơn trên 20 triệu. Mong rằng nội dung trình bày hữu ích với các bạn!

4.2. Khi nào doanh nghiệp được xuất hóa đơn đỏ 

Doanh nghiệp chỉ được phép xuất hóa đơn đỏ khi và chỉ khi đáp ứng trọn vẹn các điều kiện sử dụng theo hướng dẫn của pháp luật.

Đối với các doanh nghiệp đã thành lập từ lâu thì doanh nghiệp phải là đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tên riêng đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sau đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập thì có thể tự nguyện đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế khi đáp ứng được một trong những điều kiện sau:

• Là doanh nghiệp đang hoạt động, có nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc đã thực hiện đầu tư, mua sắm hay nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.
• Là doanh nghiệp đã có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn GTGT bởi đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Trường hợp doanh nghiệp được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn các điều kiện về đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo hướng dẫn của pháp luật.
• Với các doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế theo phương pháp trực tiếp thì phải thông báo áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế nơi doanh nghiệp chịu sự quản lý.

Lưu ý rằng, các doanh nghiệp khi làm thông báo áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gửi lên Chi cục thuế phải ghi rõ tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động; đồng thời trình bày lý do và kiến nghị của mình.

Theo quy định, các doanh nghiệp sau khi đã đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì được sử dụng hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) hợp pháp.

5. Dịch vụ Tư vấn luật LVN Group 

Bài viết trên đây đã hướng dẫn các bước, thủ tục cũng như các lưu ý khi thực hiện việc xuất hóa đơn đỏ trên 20 triệu. Nếu cần gửi tới thêm thông tin chi tiết quy định về vấn đề này, quý khách vui lòng truy cập trang web:https://lvngroup.vn để được trao đổi cụ thể