Giao dịch là gì? Ghi nhận giao dịch trong kế toán là gì? Cách ghi nhận giao dịch trong kế toán chi tiết nhất?
Giao dịch là một thuật ngữ không còn xa lạ với nhiều người. Thực hiện giao dịch cũng là các hoạt động thường xuyên phát sinh gắn bó mật thiết với sinh hoạt của con người. Tuy nhiên, khái niệm về giao dịch trong kế toán thì lại khác. Vây giao dịch trong kế toán là gì? Cách ghi nhận giao dịch trong kế toán?
Căn cứ pháp lý:
– Bộ luật Dân sự năm 2015.
– Luật Kế toán năm 2015.
1. Giao dịch là gì?
Giao dịch nói chung là một thỏa thuận dân sự được thể hiện dưới dạng hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương. Kết quả của giao dịch có thể làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Đây là nội dung quy định tại Điều 116 Về Giao dịch dân sự trong Bộ luật Dân sự năm 2015.
Như vậy về bản chất, giao dịch là một thỏa thuận giữa người mua và người bán. Mục đích hướng đến để trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc công cụ tài chính. Các bên có quyền tự do thỏa thuận và thống nhất các phương thức thực hiện giao dịch. Một giao dịch diễn ra sẽ cho biết về nhiều yếu tố, phải kể đến như:
– Đối tượng hàng hóa của trao đổi, mua bán;
– Phương thức thanh toán được sử dụng;
– Thời điểm bên mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho bên bán …
2. Ghi nhận giao dịch trong kế toán là gì?
Mỗi giao dịch diễn ra như trên lại có rất nhiều lượng thông tin cần ghi chép lại. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp cần xoay vòng và huy động vốn. Việc xác định giúp họ có cơ sở tính toán các yếu tố khác trong duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Do đó mà các phương pháp kế toán ra đời nhằm ghi chép lại các giao dịch. Được gọi bằng thuật ngữ: Ghi nhận giao dịch trong kế toán.
Kế toán là công việc được thực hiện trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động này về bản chất là ghi lại các khoản thu, chi liên quan đến các giao dịch của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó có sự so sánh, đối chiếu và cân bằng lợi ích giữa các giai đoạn hoạt động khác nhau. Hoạt động này còn cho thấy kết quả về kinh doanh, lợi nhuận thu được,…
3. Cách ghi nhận giao dịch trong kế toán:
Kế toán là hoạt động sổ sách nhằm thống kê tài chính. Trong kế toán, các sự kiện ảnh hưởng đến tài chính của một doanh nghiệp phải được ghi lại. Qua kinh nghiệm thống kê và kiểm đếm mà hoạt động kế toán có những hình thức thực hiện được dùng phổ biến. Và một giao dịch kế toán sẽ được ghi lại theo các cách khác nhau để thuận tiện cho mục đích thống kê của công ty. Hiện nay có hai phương pháp được sử dụng phổ biến trong hoạt động của doanh nghiệp. Đó là kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt.
Kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt đều là các phương pháp ghi nhận doanh thu, chi phí trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên có sự khác biệt lớn giữa hai phương pháp này. Tên gọi của hai phương pháp giúp ta phần nào hình dung được cách thức thực hiện được ghi nhận. Hai hoạt động kế toán này ghi nhận các thời điểm khác nhau đối với một giao dịch được thực hiện. Đó có thể là thời điểm mà giá trị được xác định chắc chắn trên giấy tờ (Kế toán dồn tích). Hoặc thời điểm diễn ra quá trình trao nhận giá trị (Kế toán tiền mặt).
Để hiểu rõ và chi tiết nhất cách ghi nhận giao dịch trong kế toán. chúng tôi triển khai nội dung bên dưới.
3.1. Ghi lại giao dịch với phương pháp kế toán dồn tích:
Bản chất của phương pháp
Phương pháp kế toán dồn tích ghi nhận doanh thu và chi phí dựa trên nguyên tắc dự thu – dự chi. Phương pháp này ghi chép tại thời điểm doanh thu hoặc chi phí được ghi nhận hoặc phát sinh. Tức là trên thực tế, chưa nhận được giá trị của khoản thu nhưng chắc chắn sẽ nhận được trong tương lai theo thỏa thuận. Cũng như chưa thực hiện giá trị của khoản chi nhưng chắc chắn sẽ thực hiện trong tương lai. Tại thời điểm giao dịch phát sinh cũng là thời điểm diễn ra hoạt động kế toán ghi lại giao dịch. Ở đây, doanh nghiệp muốn xác định chính xác các giá trị khoản thu, chi nhận được hoặc cần thực hiện để quản lý và có kế hoạch sử dụng trong kinh doanh.
Trong phương pháp kế toán dồn tích, một công ty ghi nhận thu nhập khi hoàn thành giao dịch. Đó là các giao dịch lên quan đến một dịch vụ hoặc khi vận chuyển và giao hàng. Phương pháp này tập trung vào ghi lại thu nhập kiếm được và chi phí phát sinh. Tất cả các giao dịch được ghi lại trước thời gian được trả tiền hoặc thực hiện nghĩa vụ. Mà thời gian này là một khoảng thời gian xác định trong tương lại.
Ví dụ với các khoản thu
Một doanh nghiệp giao dịch hàng hóa với khách hàng vào tháng 10 nhưng chưa nhận tiền mặt. Thỏa thuận giữa hai bên cho phép khách hàng thanh toán vào tháng 12. Công ty áp dụng phương pháp kế toán dồn tích trong ghi chép thu chi. Do đó sẽ ghi lại giao dịch đó dưới dạng một khoản phải thu cho đến khi nhận được thanh toán. Giao dịch này được ghi nhận là thu nhập cho tháng 10 của doanh nghiệp.
Ví dụ với các khoản chi
Phương pháp tương tự được áp dụng cho các khoản chi. Doanh nghiệp giao dịch hàng hóa với bên bán vào tháng 10 nhưng chưa trả tiền. Thỏa thuận giữa hai bên cho phép công ty thanh toán vào tháng 12. Công ty áp dụng phương pháp kế toán dồn tích trong thu chi. Như vậy chi phí kinh doanh được ghi nhận ngay khi nhận sản phẩm hoặc dịch vụ. Vật tư mua nhưng chưa trả tiền được ghi dưới dạng một khoản chi. Giao dịch này sẽ được coi là diễn ra vào tháng 10 và chi phí được tính cho tháng 10.
Đối tượng áp dụng:
Được áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, kết cấu phức tạp. Cần tính các giá trị thu chi tương đối để có kế hoạch sử dụng vốn trong tương lai. Không phân biệt doanh thu bán chịu hay bán thu tiền ngay. Hoạt động kinh doanh gắn liền với hàng hóa tồn kho.
Ưu điểm của phương pháp
– Xác định chính xác và điều chỉnh, đối chiếu hoạt động mua bán của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong một kì kế toán nhất định.
– Cơ sở dồn tích của kế toán cung cấp một hình ảnh tốt hơn, chính xác hơn lợi nhuận của công ty trong kì kế toán. Nhờ phương pháp này còn có thể đánh giá và so sánh được nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
Hạn chế của phương pháp
– Kế toán dồn tích phức tạp hơn kế toán dòng tiền. Hoạt động quyết toán sổ sách cần một thời gian dài. Các khoản thu, chi thực tế được diễn ra sau khi thực hiện hoạt động kế toán. Có thể hết kì kế toán, giá tri thực thu, thực chi khác xa so với nội dung thống kê.
– Báo cáo doanh thu trước khi thực sự nhận tiền. Cần tính chất quản lý chuyên nghiệp, theo dõi cẩn thận. Do có thể dẫn đến tình trạng thiếu vốn ngay cả khi công ty đang sinh lời.
3.2. Ghi lại giao dịch với phương pháp kế toán tiền mặt:
Bản chất của phương pháp
Phương pháp kế toán tiền mặt ghi lại các giao dịch khi doanh nghiệp thực sự chi tiêu hoặc nhận được tiền. Phương pháp này được sử dụng trong hầu hết các doanh nghiệp nhỏ. Giúp tính được chính xác các giá trị tồn tại hữu hình trong kì kế toán. Thu nhập được ghi nhận tại thời điểm nhận được khoản thanh toán.
Ví dụ với các khoản thu
Một doanh nghiệp giao dịch hàng hóa với khách hàng vào tháng 10 nhưng chưa nhận tiền mặt. Thỏa thuận giữa hai bên cho phép khách hàng thanh toán vào tháng 12. Công ty áp dụng phương pháp kế toán tiền mặt trong ghi chép thu chi. Do đó sẽ ghi lại giao dịch khi nhận được thanh toán. Giao dịch này là thu nhập cho tháng 12 của doanh nghiệp.
Ví dụ với các khoản chi
Phương pháp tương tự được áp dụng cho các khoản chi. Doanh nghiệp giao dịch hàng hóa với bên bán vào tháng 10 nhưng chưa trả tiền. Thỏa thuận giữa hai bên cho phép công ty thanh toán vào tháng 12. Công ty áp dụng phương pháp kế toán tiền mặt trong thu chi. Vật tư mua nhưng chưa trả tiền sẽ được coi là chi phí trong tháng 12.
Đối tượng áp dụng:
Thường được áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, hoạt động chủ yếu dựa trên các luồng tiền vào, tiền ra. Ít liên quan đến hàng hóa tồn kho. Chỉ xác định dòng tiền hiện tại để quản lý số dư. Tiếp tục tham gia các giao dịch quy mô nhỏ khác để tìm kiếm lợi nhuận ngắn hạn.
Ưu điểm của phương pháp
Đơn giản, không có sự hụt hao tiền khi tính toán, dễ hiểu, xác định giá trị còn lại dễ dàng.
Hạn chế của phương pháp
Các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong kì kế toán. Tức là không tính được giá trị kinh doanh chính xác trong một khoảng thời gian nhất định. Do không có sự phù hợp giữa doanh thu đạt được và chi phí bỏ ra.
Như vậy, mỗi phương pháp kế toán đều có đặc trưng và tính chất sử dụng riêng. Các doanh nghiệp cần xác định đúng mục đích để chọn phương pháp kế toán phù hợp.