Giao hàng là gì? Các chứng từ liên quan đến hàng hóa?

– Cơ sở pháp lý: 

+ Luật thương mại 2005

+ Thông tư 38/2018/TT-BTC quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

+ Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP quy định chế độ hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường do Bộ Tài chính, Bộ Công thương, Bộ Công An và Bộ Quốc phòng ban hành.

1. Giao hàng là gì?

Về bản chất, mua bán hàng hóalà một dạng của mua bán tài sản nên có bản chất giống mua bán tài sản theo quy định của Bộ luật dân sự, đó là:

– Thứ nhất, là việc bên bán chuyển quyền sở hữu hàng hoá, tài sản cho bên mua và nhận thanh toán, bên mua có quyền sở hữu đối với hàng hoá, tài sản đã mua và có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán.

– Thứ hai, mua bán hàng hoá, tài sản đều được thể hiện qua các hình thức pháp lý là hợp đồng.

Do đó, thể thấy được sự khác nhau trong mua bán hàng hóa trong thương mại và mua bán tài sản trong dân sự. Mua bán hàng hóa trong thương mại là một trong những hoạt động thương mại chủ yếu do thương nhận thực hiện ( bao gồm thương nhân Việt Nam và thương nhân nước ngoài) để chuyển giao hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán. Mua bán hàng hóa là một dạng của mua bán tài sản, Mua bán hàng hóa có thể diễn ra trực tiếp giữa bên mua và bên bán hoặc thông qua chủ thể trung gian để thiết lập quan hệ mua bán hàng hoá. Hàng hóa có thể là hàng hóa hiện hữu hoặc hàng hóa chưa hình thành ở thời điểm giao kết hợp đồng.

– Khi giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa, các bên có thể tự thoả thuận với nhau về những nội dung như: hàng hoá, thời điểm giao hàng hoá, địa điểm giao hàng hóa, giao hàng, phương thức thanh toán, giá cả mua bán hàng hoá, thời điểm chuyển rủi ro đối với hàng hoá,…

– Theo đó, giao hàng có thể hiểu là một trong những hoạt động không thể thiếu trong khi thực hiện hợp đồng. Giao hàng là hành động là bên bán thực hiện chuyển quyền sở hữu đối với hàng hóa từ bên bán sang cho bên mua theo sự thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, các bên có thể tự thoả thuận với nhau về: phương thức, hình thức giao hàng, địa điểm giao hàng, và những vấn đề khác liên quan đến giao hàng và phải được ghi rõ trong hợp đồng mua bán hàng hoá. Việc giao hàng sẽ là một hoạt động để phát sinh những quan hệ tiếp theo trong hợp đồng( nghĩa vụ thanh toán, thời điểm chuyển đổi rủi ro đối với hàng hoá….).

– Hiện nay, có rất nhiều những hình thức giao hàng khác nhau, rất nhanh và tiện lợi cho cả bên bán và bên mua: bên giao hàng có thể là trực tiếp bên bán giao hoặc bên bán và bên mua có thể thoả thuận cho bên thứ ba thực hiện giao hàng. Việc giao hàng sẽ do các bên tự thoả thuận với nhau nhưng không được trái với những quy định của pháp luật.

2. Các chứng từ liên quan đến hàng hoá:

– Chứng từ liên quan đến hàng hóa là một trong những loại giấy tờ quan trọng có liên quan đến hàng hóa thể hiện rõ những đặc điểm về giá trị, chất lượng, và số lượng, xuất xứ hàng hoá, những thông tin khác có liên quan đến hàng hóa đó. Theo đó, chứng từ liên quan đến hàng hóa có thể được chia thành những loại như: chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan…

– Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu thì không thể thiếu được những chứng từ liên quan đến hàng hóa như: chứng từ hải quan, chứng từ cảng và tàu, các chứng từ khác có liên quan..

+ Đối với chứng từ hải quan: đối với những hàng hóa xuất khẩu có điều kiện mà pháp luật đã quy định thì chứng từ hải quan phải xuất trình bao gồm:

(1) Bản sao cho phép xuất khẩu( một bản chính để đối chiếu),

(2) Bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương/ giấy tờ khác có giá trị tương đương, theo đó, hợp đồng mua bán ngoại thương được hiểu là sự thoả thuận giữa các bên có trụ sở kinh doanh khác nhau. Bao. gồm bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên nhập khẩu và ngược lại, bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền hàng.

(3) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp,

(4) Bản kê chi tiết hàng hoá- đây là chứng từ về chi tiết hàng hóa có trong kiện hàng khi tiến hành xuất nhập khẩu. Việc quy định về bản kê chi tiết hàng hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá.

(5) Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu( bản chính). Theo đó, tờ khai hải quan được coi là một văn bản do chủ hàng hoặc chủ phương tiện khai báo, xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia. Đây là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất khẩu hoặc nhập khẩu đi qua cửa khẩu quốc gia( khai báo hải quan).

– Chứng từ với cảng và tàu: Khi hàng hóa được xếp lên tàu để xuất khẩu hoặc nhập khẩu thì chủ hàng, người giao hàng phải xuất trình những loại chứng từ sau: chỉ thị xếp hàng, biên lai thuyền phó, bản lược khai hàng hoá, vận đơn đường biển.

+ Chỉ thi xếp hàng ( shipping note): chỉ thị xếp hàng được hiểu là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ. Việc xuất trình chỉ thỉ xếp hàng sẽ phải cung cấp được đầy đủ và chi tiết về hàng hóa được gửi đến càng để xếp lên tàu và những chỉ dẫn khi tiến hành xếp hàng hóa lên cảng, lên tàu.

+ Biên lai thuyền phó( Mate’s receipt): biên lai thuyền phó được hiểu là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng và được cấp cho người gửi hàng/ chủ hàng. Việc này nhằm xác nhận về việc tàu đã nhận được hàng hóa, hàng hóa đã được xếp xuống tàu, hàng hóa đã được xử lý theo đúng chỉ dẫn xếp hàng. Vì vậy, trong quá trình nhận hàng mà người vận tải nhận thấy có những tình trạng như: bao bì không được đóng cẩn thận, hoặc có những sự không nguyên vẹn thì người vận tải phải ghi rõ vào biên lai thuyền phó.

+ Vận đơn đường biển( Ocean Bill of landing): Vận đơn đường biển là một trong những chứng từ rất quan trọng, nó như một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, bằng chứng về việc có hợp đồng chuyên chở hàng hoá. Vận đơn đường biển được hiểu là một trong những loại chứng từ vận tải hàng hóa được cấp do người chuyên chở là người đại diện của họ cấp cho người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận được hàng để xếp.

+ Bản khai lược hàng hoá: Bản khai lược hàng hóa được hiểu là một loại văn bản được dùng để cung cấp về số liệu thống kê về xuất khẩu- nhập khẩu, và bản khai lược hàng hóa cũng là một trong những cơ sở để công ty vận tải dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng xuống. Bản khai lược hàng hóa được liệu là bản thống kê các loại hàng hóa được xếp trên tàu, để vận chuyển đến các cảng khác nhau. Bản khai lược hàng hóa do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên bản lược khai phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng hoặc bản khai lược hàng hóa cũng có thể được lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn miễn là xong trước khi làm thủ tục cho tàu rời cảng.

+ Phiếu kiểm đếm( Dock sheet): phiếu kiểm đếm được hiểu là một loại phiếu được dùng để ghi số lượng hàng hóa đã được giao nhận, phiếu kiểm đếm hàng hóa đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép lại. Đây được coi là một chứng từ gốc về số lượng hàng hóa được xếp lên tàu, theo đó, phiếu kiểm đếm phải có bản sao và phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hóa một bản sao để lưu giữ, bởi lẽ đây cũng là căn cứ cho những khiếu nại về tổn thất nếu có về hàng hoá.

+ Sơ đồ xếp hàng: có thể nói sơ đồ xếp hàng là một trong những công cụ nhằm vẽ lại những vị trí sắp xếp hàng hóa trên tàu, được dùng từ nhiều máu, nhiều cách đánh dấu, ký hiệu khác nhau để đánh dấu về vị trí của từng cảng, từng hàng khác nhau. Điều này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc kiểm tra, theo dõi hàng hóa khi dỡ hàng xuống tại các cảng, cũng là một trong những cách để đảm bảo hàng hóa không bị tổn thất, giữ nguyên hiện trạng của hàng hoá.  Việc gửi sơ đồ xếp hàng đến thuyền trưởng và sau đó thuyền trưởng sẽ nắm bắt cũng như sẽ điều nhân viên của mình để xếp hàng vào từng khoang, hầm cho hợp lý, phù hợp nhất để thuận tiện trong quá trình vận chuyển.