Hệ thống các cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch

Hộ tịch được hiểu là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết. Hiện nay, việc đăng ký hộ tịch là việc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm để xác định các sự kiện: sinh; kết hôn; tử; nuôi con nuôi; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính. Pháp luật nước ta cũng đã ban hành các quy định cụ thể về vấn đề hộ tịch. Bài viết dưới đây Luật LVN Group sẽ giúp người đọc tìm hiểu về hệ thống các cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật Việt Nam.

LVN Group tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.0191

1. Khái quát chung về đăng ký hộ tịch:

1.1. Đăng ký hộ tịch là gì?

Khoản 2 Điều 2 Luật Hộ tịch năm 2014 đã đưa ra quy định về đăng ký hộ tịch với nội dung như sau:

“Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.”

Việc đăng ký hộ tịch có những ý nghĩa và vai trò quan trọng nhằm để tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.

1.2. Nội dung đăng ký hộ tịch:

Nội dung của hoạt động đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch 2014 bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

– Thứ nhất: Xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch: Khai sinh; Kết hôn; Giám hộ; Nhận cha, mẹ, con; Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; Khai tử.

– Thứ hai: Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Thay đổi quốc tịch; Xác định cha, mẹ, con; Xác định lại giới tính; Nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; Công nhận giám hộ; Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.

– Thứ ba: Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

– Thứ tư: Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.

1.3. Nguyên tắc đăng ký hộ tịch:

Theo quy định của pháp luật hộ tịch thì có các nguyên tắc đăng ký hộ tịch cụ thể như sau:

– Nguyên tắc đầu tiên đó là cần tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân.

– Mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân phải được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và chính xác; trường hợp không đủ điều kiện đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật thì người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do.

– Đối với những việc hộ tịch mà Luật Hộ tịch năm 2014 không quy định thời hạn giải quyết thì được giải quyết ngay trong ngày; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

– Mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014.

Các cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Trong trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú.

– Mọi sự kiện hộ tịch sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

– Nội dung khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại giới tính, xác định lại dân tộc của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

– Nguyên tắc cuối cùng đó là cần phải bảo đảm công khai, minh bạch thủ tục đăng ký hộ tịch.

Như vậy, việc đăng ký hộ tịch cần tuân thủ theo các nguyên tắc cụ thể được nêu trên để nhằm bảo đảm hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cũng như bảo vệ quyền lợi và việc thực hiện nghĩa vụ của các chủ thể thực hiện đăng ký hộ tịch.

1.4. Quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân:

Quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch được quy định như sau:

– Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam có quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch.

Quy định này cũng được áp dụng đối với công dân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.

– Đối với trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền.

– Các chủ thể là người chưa thành niên, người đã thành niên mất năng lực hành vi dân sự yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thông qua người đại diện theo pháp luật.

2. Hệ thống các cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch:

Như được phân tích ở trên thì đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.

Pháp luật quy định cụ thể các cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

Theo quy định của pháp luật thì cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch bao gồm:

– Uỷ ban nhân dân cấp xã:

Thẩm quyền đăng ký hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã:

+ Đăng ký sự kiện hộ tịch: Khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, khai tử cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

+ Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

+ Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Thay đổi quốc tịch; Xác định cha,mẹ con; Xác định lại giới tính; Nuôi con nuôi chấm dứt việc nuôi con nuôi; Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn;  Công nhận giám hộ; Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích đã chết,  bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự ; Xác nhận hoặc ghi vào sổ  hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.

+ Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam; kết hôn, nhận cha, mẹ, con của công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với công dân của nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam; khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định lâu dài tại khu vực biên giới của Việt Nam.

– Uỷ ban nhân dân cấp huyện:

Theo quy định của pháp luật thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện bao gồm:

+ Đăng ký sự kiện hộ tịch: Khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch, khai tử có yếu tố nước ngoài.

+ Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân việt Nam từ đủ 14 tuổi  trở lên cư trú ở trong nước, xác định lại dân tộc

+ Ghi vào sổ hộ tịch sự kiện khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Cơ quan đại diện đăng ký các việc hộ tịch quy định tại Điều 3 của Luật Hộ tịch năm 2014 cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài. Căn cứ quy định tại Điều 2 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch được quy định như sau:

– Cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch 2014, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo quy định của pháp luật; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài.

– Đối với những nước mà Việt Nam có từ hai Cơ quan đại diện trở lên thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự mà người yêu cầu cư trú. Đối với những nước chưa có Cơ quan đại diện thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại Cơ quan đại diện tại nước kiêm nhiệm hoặc Cơ quan đại diện thuận tiện nhất.

Như vậy, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài cũng có quyền thực hiện đăng ký các việc hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, để đảm bảo các quyền của công dân Việt Nam luôn được thực hiện mặc dù không cư trú trong nước.