Hồ sơ, trình tự thủ tục, thời gian thực hiện xin cấp lại sổ đỏ

Đối với người sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất được pháp luật công nhận là chứng thư pháp lý để nhà nước ghi nhận quyền hợp pháp cho người sử dụng đất, sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất. Mặc dù Giấy chứng nhận chỉ là tài liệu ghi nhận quyền nhưng đồng thời cũng là căn cứ cho việc quản lý, sử dụng đất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền với người sử dụng đất, là tài liệu bắt buộc phải có khi người sử dụng đất muốn thực hiện các quyền của mình một cách hợp pháp như tặng cho, chuyển nhượng, thế chấp,…

Thực tế cho thấy, trong quá trình quản lý, sử dụng Giấy chứng nhận, người sử dụng đất có thể làm mất, làm rách hoặc hư hỏng. Trong những trường hợp này, người sử dụng đất cần phải làm thủ tục để đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại Giấy chứng nhận.

1. Điều kiện được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất theo quy định

Theo quy định tại Luật Đất đai năm 2013 và Hướng dẫn tại Nghị định 43/2014/NĐ-CP, Nghị định 01/2017/NĐ-CP điều kiện cấp Giấy chứng nhận lần đầu bao gồm:

a. Cấp Giấy chứng nhận trong trường hợp có giấy tờ về quyền sử dụng đất

Người sử dụng đất có giấy tờ về quyền sử dụng được xác định gồm hai trường hợp sau:

Trường hợp thứ nhất: Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất có các loại giấy tờ thể hiện về quyền sử dụng đất của mình.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 100 Luật Đất đai năm 2013, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định mà có một trong các loại giấy tờ sau thì được cấp Sổ đỏ và không phải nộp tiền sử dụng đất:

– Những giấy tờ về quyền được sử dụng đất trước ngày 15/10/1993 do cơ quan có thẩm quyền cấp trong quá trình thực hiện chính sách đất đai của Nhà nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp hoặc có tên trong Sổ đăng ký ruộng đất, Sổ địa chính trước ngày 15/10/1993 (ngày Luật Đất đai 1993 có hiệu lực);

– Giấy tờ hợp pháp về thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất; giấy tờ giao nhà tình nghĩa, nhà tình thương gắn liền với đất;

– Giấy tờ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở gắn liền với đất ở trước ngày 15/10/1993 được Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận là đã sử dụng trước ngày 15/10/1993;

– Giấy tờ thanh lý, hóa giá nhà ở gắn liền với đất ở; giấy tờ mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước theo quy định của pháp luật;

– Giấy tờ về quyền sử dụng đất do cơ quan có thẩm quyền thuộc chế độ cũ cấp cho người sử dụng đất như: Bằng khoán điền thổ; Văn tự mua bán nhà ở…

– Các loại giấy tờ khác được xác lập trước ngày 15/10/1993 như: Sổ mục kê đất, sổ kiến điền lập trước ngày 18/12/1980; Biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký ruộng đất cấp xã xác định người đang sử dụng đất là hợp pháp…

Trường hợp thứ hai: Người sử dụng đất có văn bản về việc chuyển quyền sử dụng đất với người có các loại giấy tờ ghi nhận theo quy định tại Khoản 1 Điều 100 Luật đất đai năm 2013.

Theo khoản 2 Điều 100 Luật đất đai 2013 hộ gia đình, cá nhân được cấp Giấy chứng nhận và không phải nộp tiền sử dụng đất nếu đang sử dụng đất có một trong các loại giấy tờ trên mà trên giấy tờ đó ghi tên người khác, kèm theo giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất có chữ ký của các bên có liên quan (do mua bán, tặng cho mà chưa sang tên…) nhưng đến trước ngày 01/7/2014 chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền sử dụng đất và không có tranh chấp

Trường hợp thứ ba: Hộ gia đình, cá nhân được sử dụng đất theo bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định của Tòa án nhân dân; Quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án; Văn bản công nhận kết quả hòa giải thành; Quyết định giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về đất đai của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã được thi hành.

Trường hợp thứ tư: Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất được Nhà nước giao, cho thuê đất từ ngày 15/10/1993 đến ngày 01/7/2014 mà chưa được cấp Giấy chứng nhận thì được cấp giấy theo quy định

b. Cấp Giấy chứng nhận trong trường hợp người sử dụng đất không có giấy tờ về quyền sử dụng đất. 

Theo Điều 101 Luật Đất đai 2013, hộ gia đình, cá nhân không có giấy tờ về quyền sử dụng đất vẫn được cấp Giấy chứng nhận, cụ thể như sau:

– Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành mà không có các giấy tờ quy định tại Điều 100 của Luật đất đai năm 2013, có hộ khẩu thường trú tại địa phương và trực tiếp sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thủy sản, làm muối tại vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn, nay được Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất xác nhận là người đã sử dụng đất ổn định, không có tranh chấp thì được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và không phải nộp tiền sử dụng đất.

– Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất không có các giấy tờ quy định tại Điều 100 của Luật đất đai năm 2013 nhưng đất đã được sử dụng ổn định từ trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 và không vi phạm pháp luật về đất đai, nay được Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận là đất không có tranh chấp, phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với nơi đã có quy hoạch thì được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

2. Căn cứ cấp lại và thẩm quyền thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo quy định

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 77 Nghị định 43/2014/NĐ-CP và Điều 16 Thông tư 02/2015/TT-BTNMT, người dân được cấp lại Giấy chứng nhận hoặc cấp lại trang bổ sung của Giấy chứng nhận nếu bị mất.

Về thẩm quyền, theo quy định tại Khoản 1 Điều 37 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền cấp lại Giấy chứng nhận được xác định là Sở Tài nguyên và Môi trường nếu là địa phương đã thành lập Văn phòng đăng ký đất đai.

3. Quy định về hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận

Theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất bao gồm các loại giấy tờ sau đây:

– Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo Mẫu số 10/ĐK.

– Giấy tờ của chứng minh về việc mất Giấy chứng nhận của người đề nghị cấp lại, cụ thể:

+ Trường hợp Giấy chứng nhận của hộ gia đình, cá nhân bị mất phải có giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc đã niêm yết thông báo mất giấy trong thời gian 15 ngày.

+ Trường hợp Giấy chứng nhận bị mất là của tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư thì phải có giấy tờ chứng minh đã đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương về việc mất giấy

+ Nếu bị mất Giấy chứng nhận do thiên tai, hỏa hoạn phải có giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc thiên tai, hỏa hoạn đó.

4. Trình tự, thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận bị mất theo quy định

Để thực hiện thủ tục đề nghị cấp Giấy chứng nhận bị mất, người sử dụng đất thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Căn cứ Điều 60 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, nơi nộp hồ sơ được thực hiện như sau:

Cách 1: Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà đất nếu có nhu cầu.

Cách 2: Trong trường hợp không nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì hồ sơ có thể được nộp như sau:

– Nếu địa phương đã tổ chức Bộ phận một cửa để tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính thì nộp tại Bộ phận một cửa cấp huyện.

– Nếu địa phương chưa tổ chức Bộ phận một cửa thì nộp trực tiếp tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện hoặc tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đối với địa phương chưa có Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và giải quyết yêu cầu

Khi tiếp nhận hồ sơ thì cơ quan đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và thực hiện những công việc sau:

– Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất.

– Lập hồ sơ trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ký quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất, đồng thời ký cấp lại Giấy chứng nhận.

– Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

Bước 3: Trả kết quả

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện trả Giấy chứng nhận cho người yêu cầu. Trường hợp người yêu cầu nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì trả giấy chứng nhận về Ủy ban nhân dân cấp xã để bàn giao lại cho người yêu cầu.

5. Thời gian cấp lại Giấy chứng nhận bị mất theo quy định

Theo quy định tại Điều 61 Nghị định 43/2014/NĐ-CP (Sửa đổi bổ sung tại Nghị định 01/2017/NĐ-CP), thời gian cấp lại Giấy chứng nhận là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ; không quá 20 ngày đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.

Lưu ý:

– Thời hạn cấp Sổ đỏ không tính các khoảng thời gian sau:

+ Các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của pháp luật;

+ Thời gian tiếp nhận hồ sơ tại xã;

+ Thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất;

+ Thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật;

+ Thời gian trưng cầu giám định.