Hỏi về hình thức biên bản họp hội đồng thành viên

Tóm tắt câu hỏi:

Công ty của tôi là công ty TNHH kinh doanh vật liệu xây dựng. Trong cuộc họp hội đồng thành viên vừa rồi thư ký từ chối ghi biên bản vì lý do hiện nay luật đã cho phép hình thức ghi âm nên không cần ghi biên bản cuộc họp nữa. LVN Group cho tôi hỏi điều này có đúng hay không và pháp luật quy định cụ thể như thế nào?

LVN Group tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT LVN. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT LVN xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

Khoản 1, Điều 61 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định về Biên bản họp hội đồng thành viên như sau:

“1. Các cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.”

Theo quy định này, cuộc họp hội đồng thành viên bắt buộc phải được ghi biên bản. Bên cạnh đó có thể có hình thức lưu trữ thêm như ghi âm, hình thức điện tử khác… Do đó, việc thư ký công ty trả lời với bạn như vậy là không chính xác, có thể hiểu rằng ghi âm là hình thức bổ trợ cho việc lưu trữ nội dung cuộc họp bên cạnh biên bản.

>>> LVN Group tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.0191

Luật doanh nghiệp 2014 cũng quy định: Biên bản họp Hội đồng thành viên phải làm xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

“a) Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;

b) Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện ủy quyền của thành viên không dự họp;

c) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;

d) Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành đối với từng vấn đề biểu quyết;

đ) Các quyết định được thông qua;

e) Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp.”

Người ghi biên bản (thư ký cuộc họp) và chủ tọa cuộc họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên.

Hy vọng rằng sự tư vấn của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn phương án thích hợp nhất để giải quyết những vướng mắc của bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của LVN Group: 1900.0191 để được giải đáp.