Phiếu thu là gì? Công dụng và cách sử dụng phiếu thu hợp pháp?

Trong doanh nghiệp, kế toán luôn có vai trò rất quan trọng mà không thể thiếu trong quá trình hoạt động cũng như quản lý.  Hiện nay, pháp luật nước ta ban hành nhiều văn bản hướng dẫn để quy định những nội dung liên quan đến nghiệp vụ kế toán. Và phiếu thu chính là một loại chứng từ ta thường thấy khi sử dụng hay mua dịch vụ nào đó.

Tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.0191

Căn cứ pháp lý:

• Luật kế toán 2015;
• Văn bản hợp nhất 02/VBHN-BTC 2019 Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán;
• Thông tư 132/2018/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ.

1. Phiếu thu là gì?

Phiếu thu được xem là biểu mẫu, chứng từ kế toán hợp pháp được sử dụng để ghi lại những giao dịch thu với đối tác, khách hàng đã hoàn thành việc thanh toán khi sử dụng, mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Một số khái niệm liên quan:

• Báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo biểu mẫu quy định tại chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
• Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nước về kế toán ủy quyền ban hành.
• Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Phiếu thu dịch sang tiếng anh như sau: Receipts

Khái niệm phiếu thu được dịch sang tiếng anh như sau:

Receipts are considered legal accounting forms and vouchers used to record collection transactions with partners and customers who have completed payment when using, buying and selling goods and services.

2. Công dụng và cách sử dụng phiếu thu hợp pháp:

Thứ nhất, công dụng của phiếu thu hợp pháp

Phiếu thu được quy định nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.

Hiện nay, đối với mỗi doanh nghiệp thì phiếu thu đóng vai trò khá quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, mọi khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp đều phải có phiếu thu.

Bên cạnh đó, việc sử dụng phiếu thu cũng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, số lượng nhân viên kế toán khi thay vì nhập máy tính thì chỉ cần điền thông tin cần thiết. Đồng thời, việc lập phiếu thu giúp cho doanh nghiệp thực hiện công tác báo cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến thuế, là bằng chứng rõ ràng và minh bạch nhất trong trường hợp xảy ra tranh chấp về thanh toán tiền tệ trong kinh doanh. Bởi Phiếu thu đã thể hiện rất rõ ràng số tiền cần kê khai là bao nhiêu, ai trả tiền, người được trả tiền là ai, giao dịch trả tiền diễn ra cụ thể vào thời gian nào trong các mẫu phiếu thu.

Thứ hai, cách sử dụng phiếu thu hợp pháp

– Góc trên bên trái của Phiếu thu phải ghi rõ tên doanh nghiệp và địa chỉ của doanh nghiệp.

– Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.

– Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền.

– Dòng “Lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…

– Dòng “Số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN…

– Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.

Phiếu thu phải ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và có đủ chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan theo quy định trên mẫu chứng từ, sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.

3. Một số quy định đối với công tác kế toán:

Thứ nhất, lập và lưu trữ chứng cứ kế toán

• Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định như tên và số hiệu, ngày, thấng, năm lập chứng từ kế toán, tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
• Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
• Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy địnhvề nội dung, phương thức thể hiện, đồng thời phải được bảo mật, bảo toàn dữ liệu, thông tn trong quá trình sử dụng và lưu trữ; quản lý chặt chẽ và đảm bảo vệ mặt hình thức.

Lưu ý: Chứng từ kế toán được lập dưới bất kỳ phương thức nào cũng chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Bên cạnh đó, cần phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Thứ hai, đơn vị tính sử dụng trong kế toán

Thứ hai, đơn vị tính sử dụng trong kế toán

– Đồng tiền Việt Nam được xem là đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán và được ký hiệu là “đ” có nghĩa là đồng và ký hiệu quốc tế là “VND”. Việc thực hiện kế toán để có thể được đảm bảo thì người làm kế toán còn cần phải quan tâm đến vấn đề giá trị tiền tệ, theo dõi nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam tại thời điểm là bao nhiêu, có lợi cho doanh nghiệp của mình hay không? Đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ khác có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam và ngoại tệ cần quy đổi ngoại. Hiện nay, căn cứ vào từng yếu tố sẽ có những loại tỷ giá hối đoái khác nhau, tuy nhiên, căn cứ vào đối tượng xác định tỷ giá sẽ có hai loại là tỷ giá chính thức và tỷ giá thị trường. Một số tỷ giá hối đoái được sử dụng hiện nay là Dollar Mỹ, bảng Anh, Euro, Dinar Kuwwait, Ruppe Ấn Độ, Nhân dân tệ, Yên Nhật,  Baht Thái, Won Thái,…

Đơn vị kế toán có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu bằng một loại ngoại tệ thì được tự lựa chọn loại ngoại tệ đó làm đơn vị tiền tệ trong kế toán. Đồng thời chịu trách nhiệm đối với loại tệ đó nếu xảy ra tranh chấp hay những vấn đề phát sinh liên quan trước cơ quan nhà nước. Các vấn đề liên quan đến hoạt động chuyển đổi và thực hiện báo cáo tài chính được lập bằng ngoại tệ sang đồng Việt Nam sẽ được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, cụ thể đối với các khoản mục thuộc Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch. Trường hợp khi tỷ giá bình quân kỳ kế toán xấp xỉ với tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch tức là chênh lệch không vượt quá 3% thì có thể áp dụng theo tỷ giá bình quân và một số trườn hợp khác do pháp luật quy định.

– Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước khi phát sinh các khoản thu, chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam  theo tỷ giá hạch toán do cơ quan có thẩm quyền quy định để hạch toán thu, chi ngân sách nhà nước tại thời điểm phát sinh.

– Các đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động sử dụng trong kế toán bao gồm tấn, tạ, yến, kilôgam, mét vuông, mét khối, ngày công, giờ công và các đơn vị đo lường khác theo quy định của pháp luật về đo lường. Đây là những đơn vị đo lường được sử dụng tại nước ta từ nhiều năm và cũng là đơn vị đo lường của các quốc gia trên thị trường quốc tế.

– Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kinh doanh khi lập báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo tài chính hợp nhất từ báo cáo tài chính của các công ty con, đơn vị kế toán trực thuộc hoặc đơn vị kế toán cấp trên trong lĩnh vực kế toán nhà nước khi lập báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo tổng quyết toán ngân sách năm từ báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách của các đơn vị cấp dưới nếu có ít nhất 1 chỉ tiêu trên báo cáo có từ 9 chữ số trở lên thì được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng (1.000 đồng), có từ 12 chữ số trở lên thì được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là triệu đồng (1.000.000 đồng), có từ 15 chữ số trở lên thì được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là tỷ đồng (1.000.000.000 đồng).

– Đơn vị kế toán khi công khai báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn theo quy định trên về

6. Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán được làm tròn số bằng cách: Chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng 5 trở lên thì được tăng thêm 1 đơn vị; nếu nhỏ hơn 5 thì không tính.

Thứ ba, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.
2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Đây là những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh bao gồm chi, thu của công ty đối với khách hàng, là cơ sở pháp lý quan trọng để làm việc với cơ quan nhà nước khi có tranh chấp, vi phạm xảy ra. Nhiệm vụ của kế toán viên không chỉ thực hiện công tác quản lý, kê khai, thực hiện nghiệp vụ chuyên môn kế toán tại công ty mà còn phải có vai trò lưu trữ.