Quy định cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng

Hiện nay có thể thấy khi thực hiện các thủ tục hành chính chững ta không còn xa lại với những bản sao giấy tờ. Bản sao đó sẽ có giá trị pháp lý nếu do cơ quan lưu giữ bản chính cấp cho cá nhân hay theo yeu cầu của cơ quan tổ chức một cách hợp lệ và đúng quy dịnh mà pháp luật đề ra. Hiện nay pháp luật Việt Nam cũng không có quy định cụ thể về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ.

Hiện nay việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu giữ bản chính thực hiện và chỉ cấp bản sao văn bản công chứng theo quy định thuộc trường hợp mà Luật công chứng 2018 đề ra. Vậy cụ thể quy định cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng được hiểu như thế nào? Dưới đây là thông tin chi tiết về nội dung này.

Cơ sở pháp lý: Luật công chứng 2018

Tổng đài LVN Group tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.0191

1. Quy định cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng

Căn cứ theo quy định tại điều 65. Cấp bản sao văn bản công chứng Luật công chứng 2018 quy định cụ thể: 

1. Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy định tại khoản 3 Điều 64 của Luật này;

b) Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện.

Căn cứ dựa trên quy định này chúng ta có thể thấy cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp cụ thể được hiểu là bản sao được là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung trong sổ gốc còn bản photo công chứng lại là bản sao từ bản chính được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác so với bản chính, bản sao công chứng thực chất là hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, nói cách khác bản photo công chứng chính là bản sao từ bản chính được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.

Trong các trường hợp cung cấp bản sao văn bản công chứng do cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cung cấp để  phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. hay với mục đích để có thể đối chiếu bản sao với bản chính trong hoạt động như đã nêu thì cá nhân cần cung cấp bản sao văn bản công chứng cho cơ quan có thẩm quyền xem xét giải quyết vụ việc.

Ngoài ra pháp luật còn đưa ra quy định trường hợp phải cung cấp bản sao văn bản công chứng đối với các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng khi có yêu cầu của họ. lúc này có thể thấy bản sao có giá trị chứng minh cho hợp đồng hay giao dịch dân sự rất lớn vì có bản sao là bằng chứng xác thực một nội dung nào đó có thể chứng minh khi bản chính đã cũ, mờ …

Cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng là quy định nhằm mục đích để bản sao đó có giá trị trên thực tế. Nếu bản sao không do cơ quan lưu giữu bản chính thực hiện thì sẽ rất khó khăn trong quá trình thực hiện chúng minh và xác thực bản sao có đúng với thực tế hay không. Theo đó chúng tôi cho rằng quy định mà pháp luật đề ra như  trên là hoàn toàn hợp lý.

2. Thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng

Trình tự thực hiện cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng

Bước 1:Nộp hồ sơ cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút).

Bước 2:Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng

Trưởng Tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng, kèm theo Phiếu yêu cầu phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu;

Trường hợp xét thấy không có cơ sở để cấp bản sao văn bản công chứng thì ghi rõ lý do không cấp;

Nếu người yêu cầu thuộc đối tượng được cấp bản sao văn bản công chứng, Trưởng Tổ chức hành nghề công chứng chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ tiến hành lục và sao chụp bản lưu văn bản công chứng.

Bước 3:Ký chứng nhận cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng

Nhân viên lưu trữ photocopy văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ, trình công chứng viên ký chứng nhận bản sao và chuyển Bộ phận thu lệ phí.

Bước 4:Trả kết quả công chứng cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng

 Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng

– Người yêu cầu công chứng nộp và nhận kết quả giải quyết hồ sơ trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng);

– Trong trường hợp người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo đơn yêu cầu của người có yêu cầu công chứng.

Thành phần, số lượng hồ sơ:

– Thành phần hồ sơ:

+ Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng;

+ Bản sao giấy tờ tùy thân:

Trường hợp là cá nhân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch.

Trường hợp là tổ chức:

Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập hoặc đăng ký hoạt động;

Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện pháp nhân/tổ chức;

Văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật cho người khác kèm theo chứng minh của người trực tiếp yêu cầu cung cấp bản sao văn bản công chứng.

– Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: Ngay trong ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.

Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng.

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao văn bản công chứng hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do.

Phí, lệ phí: 

Phí cấp bản sao văn bản công chứng: 5.000 đồng/trang, từ trang thứ ba trở lên thì mỗi trang thu 3.000 đồng nhưng tối đa không quá 100.000 đồng/bản;

Thù lao công chứng: Do tổ chức hành nghề công chứng xác định không vượt quá mức trần thù lao công chứng được Ủy ban nhân dân thành phố quy định tại Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21/3/2016;

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng: 

–  Người yêu cầu phải xuất trình đủ giấy tờ, thông tin cần thiết liên quan đến việc yêu cầu và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ, thông tin đó.

– Việc cấp bản sao văn bản công chứng chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau:

+ Cấp theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng;

– Cấp theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng;

– Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện;

– Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu có vấn đề chưa rõ, thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

Như vậy, có thể thấy trên đây chúng tôi đã đưa ra quy định về việc cấp bản sao văn bản công chứng, nếu cá nhân muốn thực hiện đề nghị được câp bản sao văn bản công chứng thì cần có đầy đủ hồ sơ và giấy tờ liên quan, thực điện đúng theo thủ tục mà pháp luata quy định.

Trên đây là thông tin do công ty Luật LVN Group chúng tôi cung cấp về nội dung ” Quy định cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật công chứng” và các thông tin pháp lý dựa trên quy định của pháp luật hiện hành.