Quy định về sử dụng chữ viết trong văn bản công chứng

Hiện nay, trong các thỏa thuận dân sự và thương mại, các bên trong hợp đồng sẽ có thể tự chọn ngôn ngữ giao kết tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài ngoại trừ các trường hợp luật chuyên ngành có thể yêu cầu hợp đồng phải được viết bằng tiếng Việt. Hoạt động công chứng có những vai trò và ý nghĩa quan trọng trong giai đoạn hiện nay. Chính vì thế mà pháp luật nước ta đã ban hành các điều luật về chữ viết trong văn bản công chứng. Bài viết dưới đây Luật LVN Group sẽ giúp người đọc tìm hiểu quy định về sử dụng chữ viết trong văn bản công chứng trong hệ thống pháp luật Việt Nam.

LVN Group tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.0191

1. Quy định chung về tiếng nói và chữ viết trong văn bản công chứng:

1.1. Chữ viết trong văn bản công chứng:

Ta có thể hiểu văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.

Hiểu một nghĩa khác thì văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo,… đều được gọi là văn bản.

Văn bản công chứng được hiểu là những hợp đồng hoặc giao dịch khác có yêu cầu công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp mà theo quy định của pháp luật văn bản này phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Theo quy định tại Điều 6 Luật công chứng năm 2014 có nội dung như sau: “Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt”.

Khi các chủ thể thực hiện các giao kết hợp đồng để công chứng, các bên sẽ bắt buộc phải sử dụng toàn bộ bằng tiếng Việt mà không được sử dụng kèm thêm thứ tiếng khác (đương nhiên là trừ trường hợp có nội dung bắt buộc phải sử dụng tiếng nước ngoài, như: tên của cá nhân, tổ chức là tiếng nước ngoài, địa chỉ tại nước ngoài, tên máy móc thiết bị bằng tiếng nước ngoài theo quy định của pháp luật).

Đối với các trường hợp các bên muốn sử dụng hai thứ tiếng thì có thể soạn thảo đồng thời thành hai hợp đồng. Một hợp đồng sử dụng tiếng Việt và một hợp đồng thứ hai có sử dụng tiếng nước ngoài (hoặc trong hợp đồng thứ hai này có thể sử dụng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài). Cả hai hợp đồng được nêu trên cần có nội dung như nhau. Hợp đồng sử dụng tiếng Việt sẽ được công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014. Hợp đồng mà các bên có sử dụng tiếng nước ngoài sẽ không được công chứng.

Theo quy định về tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng tại Điều 6 Luật công chứng 2014 thì tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt. Chính bởi vì thế, việc công chứng hợp đồng được viết bằng chữ nước ngoài là không được phép.

Thay vào đó, đối với những hợp đồng được viết bằng tiếng nước ngoài chúng ta có thể yêu cầu công chứng bản dịch hợp đồng sang tiếng Việt. Theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật công chứng 2014 với nội dung cụ thể như sau: “Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.”

Ta nhận thấy, theo quy định được nêu trên thì khi công chứng bản dịch thì giá trị nội dung của hợp đồng sẽ không thay đổi.

1.2. Trình tự thực hiện công chứng bản dịch:

Pháp luật quy định cụ thể rằng các chủ thể là công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện Điều 22 Thông tư 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp.

Các chủ thể là người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.

Đối với từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

Các lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Cần lưu ý: Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong các trường hợp sau đây:

– Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong trường hợp công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả.

– Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong trường hợp giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung.

– Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong trường hợp các giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.

2. Quy định về chữ viết trong văn bản công chứng:

Theo quy định tại Điều 45 Luật công chứng năm 2014 về chữ viết trong văn bản công chứng như sau:

“1. Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Ta nhận thấy, theo như quy định nêu trên thì chữ viết trong văn bản công chứng được quy định ở Luật công chứng năm 2014.

Theo quy định Luật công chứng năm 2014 thì công chứng viên có thể công chứng hợp đồng đã được soạn thảo sẵn với điều kiện: trong Hợp đồng hay giao dịch không có điều khoản nào vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; đối tượng của hợp đồng hay các giao dịch phù hợp với quy định của pháp luật; nội dung, ý định giao kết hợp đồng/giao dịch là xác thực, hợp pháp, không được trái với các quy định của pháp luật.

Nên khi các công chứng viên tiếp nhận hợp đồng soạn thảo sẵn công chứng viên phải kiểm tra, nếu trong hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa theo đúng quy định của pháp luật. Việc quy định như vậy là hoàn toàn phù hợp để có thể bảo đảm quyền lợi của các chủ thể tham gia công chứng cũng như bảo đảm tính pháp lý, chính xác và rõ ràng của văn bản công chứng, tránh được những nhầm lẫn hay sai sót xảy ra trong quá trình công chứng.

Ngoài ra theo quy định tại Điều 6 Luật công chứng năm 2014 cũng quy định đối với chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt.

Chính bởi vì thế mà chữ viết được sử dụng trong công chứng bắt buộc phải là tiếng Việt nên các bên yêu cầu công chứng phải sử dụng tiếng Việt thì công chứng viên mới thực hiện việc công chứng. Nếu công chứng đối với những bản được sử dụng ngôn ngữ nước ngoài thì cần có người phiên dịch để dịch văn bản đó sang tiếng Việt thì mới có thể tiến hành công chứng theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 47 Luật công chứng năm 2014 quy định các chủ thể là người yêu cầu công chứng là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự. Trường hợp người yêu cầu công chứng là tổ chức thì việc yêu cầu công chứng được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó. Các chủ thể là người yêu cầu công chứng phải xuất trình đủ giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ đó.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 47 Luật công chứng năm 2014 quy định đối với trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì họ phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng và người phiên dịch do người yêu cầu công chứng mời và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc phiên dịch của mình. Như vậy, các chủ thể là người phiên dịch phải có đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 47 Luật công chứng năm 2014 đó là: “Là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử dụng”.

Căn cứ theo các quy định được nêu trên thì khi có đủ các hồ sơ và các điều kiện theo quy định của pháp luật thì công chứng viên sẽ thực hiện việc công chứng theo đúng quy định của pháp luật.