Hỏi về thủ tục, hồ sơ để đăng ký văn phòng đại diện và thủ tục ủy quyền trong doanh nghiệp.
Tóm tắt câu hỏi:
Chào LVN Group, Công ty tôi đang có nhu cầu cần tư vấn về Luật Doanh nghiệp với hai nội dung như sau:
1. Thứ nhất là, đăng ký văn phòng đại diện ở Hà Nội.
Công ty đã có thay đổi Đăng ký Giấy phép kinh doanh. Ngoài trụ sở chính đăng ký tại Hà Nội, còn có thêm một địa chỉ kinh doanh nữa tại Hà Nội. Bây giờ chúng tôi muốn mở thêm một Văn phòng đại diện chỉ để giao dịch tại Hà Nội. Công ty tôi cần thực hiện những thủ tục, hồ sơ gì?
2. Thứ hai là, Ủy quyền cho Phó giám đốc kinh doanh (Có quyền hạn ký một số giấy tờ, quyết định, hợp đồng, hóa đơn). Công ty chỉ cần làm Hồ sơ và thông báo trong nội bộ công ty. Hay phải làm cả hồ sơ và thông báo với cả Chi cục Thuế.
LVN Group tư vấn:
Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT LVN. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT LVN xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:
1. Thứ nhất là, đăng ký văn phòng đại diện ở Hà Nội
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014 thì:
Trường hợp lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh ở Hà Nội- nơi doanh nghiệp văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
– Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
2. Thứ hai là, Ủy quyền cho Phó giám đốc kinh doanh
Theo Điều 13 của Luật Doanh nghiệp 2014 thì:
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
2. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:
a) Người được ủy quyền vẫn tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;
b) Người được ủy quyền vẫn tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
5. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
6. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty bị tạm giam, kết án tù, trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề vì phạm tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa dối khách hàng và tội khác theo quy định của Bộ luật hình sự thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
7. Trong một số trường hợp đặc biệt, Tòa án có thẩm quyền có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật trong quá trình tố tụng tại Tòa án.
>>> LVN Group tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.0191
Như vậy, Giám đốc công ty bạn có thể làm giấy uỷ quyền, hoặc hợp đồng uỷ quyền cho Phó Giám đốc. Giấy ủy quyền phải ghi rõ thông tin cá nhân của bên uỷ quyền, bên nhận uỷ quyền, trong nội dung uỷ quyền cần ghi rõ phạm vi uỷ quyền, thời hạn uỷ quyền có chữ ký của hai bên (Giám đốc công ty bạn và Phó Giám đốc- người được uỷ quyền), sau đó đóng dấu công ty là được, không cần phải phải làm hồ sơ và thông báo với cả Chi cục Thuế , do đây là việc uỷ quyền trong nội bộ doanh nghiệp.
Hy vọng rằng sự tư vấn của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn phương án thích hợp nhất để giải quyết những vướng mắc của bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của LVN Group: 1900.0191 để được giải đáp.