Biên bản họp gia đình chia đất viết tay có giá trị pháp lý không?

1. Biên bản họp gia đình chia đất viết tay có giá trị pháp lý không?

Biên bản họp gia đình là văn bản thể hiện sự thỏa thuận, ý kiến của các thành viên được ghi nhận lại trong buổi họp gia đình, về việc phân chia quyền sử dụng đất. Biên bản họp gia đình phải được sự tham gia đầy đủ của các thành viên như ông, bà, cha, mẹ, con, cháu, … có quyền và lợi ích liên quan tới quyền sử dụng đất, ghi nhận lại sự thỏa thuận thống nhất của các thành viên đó.

Biên bản họp gia đình chia đất có thể được viết tay hoặc đánh máy. Căn cứ theo Điều 689 Bộ luật dân sự năm 2015, để biên bản họp gia đình chia đất viết tay có giá trị pháp lý thì cần phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng theo đúng quy định của pháp luật công chứng.

Như vậy, biên bản họp gia đình viết tay chia đất có công chứng là căn cứ để chứng minh, xác lập quyền sử dụng đất của các thành viên, biên bản được ghi lại một cách khách quan, trung thực, tránh việc thêm bớt, nói phóng đại, … đồng thời thể hiện theo đúng tinh thần của pháp luật.

2. Điều kiện có hiệu lực của biên bản họp gia đình chia đất:

Biên bản họp gia đình khi chia đất phải đáp ứng được những điều kiện như sau:

– Biên bản họp gia đình chia đất viết tay phải trình bày rõ ràng, cẩn thận, không tẩy xóa, dễ đọc.

– Biên bản họp gia đình chia đất phải có đầy đủ các thành viên, có chữ ký thể hiện sự thống nhất của tất cả các thành viên trong biên bản. Nếu một trong các thành viên không xác nhận biên bản họp trên thì biên bản có thể gặp phải rủi ro pháp lý, dễ dẫn đến tranh chấp. Bởi mục đích chia đất nếu không được sự thống nhất sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi cho các thành viên khác.

– Biên bản phải thể hiện phân chia đất rõ ràng, cụ thể bằng số, bằng chữ cho các thành viên liên quan.

– Để đảm bảo tính hiệu lực, chính xác của nội dung được ghi trong biên bản phải được công chứng tại các văn phòng, tổ chức hành nghề công chứng. Trong trường hợp biên bản có người làm chứng và có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã thì không được coi là đã được công chứng, mà chỉ được coi là chứng thực chữ ký của các đương sự. Việc chứng thực chữ ký chỉ xác nhận về hình thức chữ ký của chính các thành viên đã ký vào biên bản đó, cho nên sau khi chứng thực thì nên thực hiện công chứng để đảm bảo giá trị hiệu lực về nội dung của biên bản đó được chắc chắn hơn, hiệu lực pháp lý cao hơn.

3. Nội dung của biên bản họp gia đình về việc chia đất:

Thông thường, một mẫu biên bản họp gia đình chia đất đai thường có những nội dung cơ bản bắt buộc phải có trong biên bản như sau:

– Ngày tháng, tiêu ngữ, tên mẫu biên bản hợp gia đình chia đất. Đây là phần bắt buộc trong tất cả các loại giấy tờ, văn bản hành chính, kể cả biên bản họp gia đình.

– Thành phần tham dự cuộc họp: nêu rõ họ tên, CMND/CCCD, ngày tháng năm sinh, mối quan hệ với chủ sử dụng đất, hộ khẩu thường trú, địa chỉ, điện thoại… của những người tham dự cuộc họp.

– Nội dung cuộc họp: liệt kê đầy đủ thông tin về các tài sản là đất đai để lại (trình bày một cách cụ thể, chi tiết về thửa đất, diện tích, nguồn gốc đất, mục đích sử dụng, ….  kèm theo các giấy tờ chứng minh tài sản), đưa ra những ý kiến, tranh chấp xuất hiện của những người tham gia nếu có;

– Sau khi bàn luận tranh chấp, đưa ra quan điểm của cá nhân thành viên thì cuối cùng nên đưa ra ý kiến thống nhất giữa các bên: chi tiết tài sản nào được chia cho ai, ai là người được nhận thừa kế phần bất động sản, ai là người có nghĩa vụ đối với người đã chết, quyền và nghĩa vụ của những người còn lại đối với phần tài sản được chia, …

– Các thành viên tham dự cuộc họp biểu quyết cho ý kiến về các mục nêu trên. Đọc từng mục và biểu quyết về các vấn đề, nội dung chính của cuộc họp sau khi đã thống nhất.

– Kết quả biểu quyết: tán thành, không tán thành, ý kiến khác…Nếu có ý kiến khác thì phải ghi chính xác, rõ ràng, đầy đủ người đưa ra ý kiến, nội dung ý kiến như thế nào.

– Đưa ra lời khẳng định về tính pháp lý của biên bản chia đất đai: đã đọc bản biên bản này cho mọi người cùng nghe; thấy hoàn toàn đúng theo ý nguyện, thể hiện đầy đủ, dứt khoát ý chí theo di chúc của người đã chết…

– Người lập biên bản và những người tham dự cuộc họp kí và ghi rõ họ tên/điểm chỉ;

– Xác nhận của cơ quan địa phương có thẩm quyền (Xác nhận của ủy ban nhân dân xã nếu có).

Khi biên bản được lập các nội dung và được thực hiện theo quy định như trên sẽ trở thành một chứng cứ, cơ sở pháp lý trong các tranh chấp nếu có. Biên bản này sẽ bị vô hiệu nếu như không tuân thủ đúng về mặt hình thức hoặc có thể là văn bản thỏa thuận không được công chứng, chứng thực để xác nhận tính pháp lý của nó. Tòa án có quyền quyết định biên bản hợp gia đình chia đất bị vô hiệu nếu không đáp ứng được điều kiện trên.

Ngoài ra, trường hợp người chưa thành niên mà không có người đại diện, hay người đó bị mất năng lực nhận thức, tư duy, mất hành vi dân sự,  hay có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép,…cũng sẽ là trường hợp làm biên bản họp gia đình chia đất đai bị vô hiệu.

Đây là những nội dung chính không thẻ bỏ, nếu như trong quá trình lập biên bản họp gia đình chia đất đai mà bỏ đi phần nội dung nào đó thì sẽ rất khó thể hiện được nội dung, ý  kiến hoàn chỉnh của biên bản.

Hiểu đơn giản, nội dung của biên bản họp gia đình không được vi phạm các quy định của pháp luật hoặc trái với các chuẩn mực đạo đức xã hội nói chung. Pháp luật là công cụ điều chỉnh các quan hệ xã hội tuy nhiên không thể quy định chi tiết và cụ thể tất cả mọi mối quan hệ trong xã hội mà đôi khi chỉ đưa ra các quy tắc điều chỉnh chung. Mặt khác mỗi một gia đình, dòng họ lại có những phong tục, tập quán, truyền thống riêng biệt, … vì vậy, để tránh mâu thuẫn, tranh chấp có thể phát sinh, các thành viên đảm bảo được quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cùng thỏa thuận về các nội dung liên quan đến việc chia đất của gia đình thì thông qua biên bản họp gia đình là một phương thức hữu hiệu.

Chẳng hạn trường hợp bố mẹ muốn tăng cho con đất thông qua biên bản họp gia đình hay anh chị em lập biên bản họp gia đình đồng ý thỏa thuận để lại phần thừa kế đất đai mà bố mẹ để lại cho một người đứng tên quản lý, sử dụng, ….

4. Biên bản họp gia đình chia thừa kế:

Cũng giống như các biên bản họp gia đình chia tài sản khác, thông thường khi một người mất có để lại tài sản là đất đai, nhà ở thì những người hưởng thừa kế có thể họp mặt để thỏa thuận những vấn đề về: Cử người quản lý di sản, người phân chia di sản, xác định quyền, nghĩa vụ của những người này, nếu người để lại di sản không chỉ định trong di chúc; Cách thức phân chia di sản. Thỏa thuận phải được lập thành văn bản khi có tất cả người thừa kế.

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản giữa những người thừa kế để có hiệu lực pháp lý buộc phải qua thủ tục công chứng hoặc chứng thực. Khi yêu cầu công chứng thì hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất của người để lại di sản đó. Ngoài ra nếu người để lại di sản nhà đất không để lại di chúc thì hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế; còn nếu có di chúc thì hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao di chúc.

Công chứng viên thực hiện công chứng biên bản họp gia đình về việc chia đất phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định làm rõ.

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng.

Căn cứ pháp lý:

– Bộ luật dân sự năm 2015.

– Luật công chứng năm 2014.