Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài mới nhất

Cùng với sự phát triển kinh tế – xã hội công nghệ thông tin ngày càng phát triển đáp ứng nhu cầu sử dụng công nghệ của xã hội. Cuộc sống trở nên dễ dàng, thuận tiện khi có sự hỗ trợ của công nghệ, xuất hóa đơn điện tử chắc hẳn không còn xa lạ với nhiều bạn đọc đây là giải pháp đặc biệt quan trọng giúp cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp thuận tiện khi sử dụng và quản lý. Vậy, Hóa đơn điện tử được hiểu như thế nào? Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài mới nhất như thế nào? 

Cơ sở pháp lý: 

– Thông tư 38/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu;

– Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

– Thông tư 119/2014/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013, Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013, Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013, Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013, Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 và Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính để cải cách, đơn giản các thủ tục hành chính về thuế.

– Thông tư 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Tổng đài LVN Group tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.0191

1. Hóa đơn điện tử được hiểu như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC Hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử cần: 

– Được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,…

– Hình thức và nội dung hóa đơn điện tử được lập theo thông lệ của quốc tế và các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan.

– Đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài mới nhất:

Căn cứ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC quy định việc sử dụng hóa đơn xuất khẩu cho công ty nước ngoài như sau: 

– Hóa đơn giá trị gia tăng (theo mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

– Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

+ Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC ).

+ Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC ).

– Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Cần lưu ý trường hợp đặc biệt thì Công ty nước ngoài xuất hóa đơn xuất hóa đơn xuất khẩu, cụ thể: 

(1) Đối với trường hợp xuất hóa đơn Công ty nước ngoài trong lĩnh vực xuất khẩu dịch vụ phần mềm: 

Đối với doanh nghiệp có địa chỉ tại Hà Nội thì căn cứ theo Công văn số 76605/CT-TTHT quy định các trường hợp mà doanh nghiệp sử dụng các hóa đơn giá trị gia tăng khi xuất khẩu phần mềm cho công ty nước ngoài thì doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn thương mại khi xuất khẩu. 

Căn cứ theo Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 119/2014/TT-BTC Hóa đơn thương mại. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan. 

(2) Đối với trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu, tại chỗ. Căn cứ theo Điều 86 Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ dưới đây phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng xuất doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, đồng thời kê khai theo quy pháp luật về phương pháp khấu trừ. Cụ thể:

– Sản phẩm gia công; phế liệu, phế phẩm thuộc hợp đồng gia công;máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, vật tư dư thừa;

– Cá nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao, nhận hàng hóa với doanh nghiệp khác tại Việt Nam; hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp Việt Nam với tổ chức.

– Doanh nghiệp trong khu phi thuế quan; hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất. 

Hiện nay, cách để xuất hóa đơn cho Công ty nước ngoài thì doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các giao dịch đối với Công ty nước ngoài được thực hiện trong trường hợp nào nêu trên để xuất hóa đơn phù hợp. 

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng xuất cho Công ty nước ngoài, thì hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm các nội dung sau: 

– Giá: Chưa có thuế giá trị gia tăng;

– Thuế suất thuế giá trị gia tăng: 

• Thuế suất thuế giá trị gia tăng: 0%;
• Tiền thuế giá trị gia tăng: 0

– Tổng số tiền phải thanh toán được ghi bằng số và chữ đầy đủ theo quy định pháp luật. 

Khi thực hiện xuất hóa đơn cho Công ty nước ngoài cần lưu ý những điều sau:

– Doanh nghiệp viết đồng tiền ngoại tệ trên hóa đơn chỉ áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp được phép thu tiền bằng ngoại tệ.

– Doanh nghiệp bán sẽ sử dụng xuất hóa đơn thương mại, xuất phiếu xuất kho để làm căn cứ mở Tờ khai hải quan áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp khi xuất khẩu hàng ra nước ngoài.

– Doanh nghiệp khi kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì theo quy định pháp luật doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn bằng hóa đơn bán hàng thông thường.

3. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:

Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn điện tử có các lợi ích sau:

Thứ nhất,việc doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp có giao dịch với công ty nước ngoài sử dụng hóa đơn điện tử giúp quá trình hoạt động kinh doanh, giao dịch nhanh chóng và tiện lợi. Bởi khi sử dụng hóa đơn điện tử chỉ cần vài thao tác đơn giản để tạo lập hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký điện tử khi xuất cho khách hàng, đối tác. Không cần lo lắng về tình trạng thất lạc hóa đơn trong khi gửi chuyển phát đến khách hàng thay vào đó khách hàng sẽ nhận được hóa đơn điện tử qua email tự động ngay sau khi ký phát hành.

Thứ hai,sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện việc nhập liệu chứng từ dễ dàng và nhanh chóng, đảm bảo sự thông suốt dữ liệu. Sử dụng hóa đơn điện tử có thể truy cập qua ứng dụng trên điện thoại thông minh phổ biến, tiện lợi.

Thứ ba, giảm thiểu rủi ro, chống làm giả bởi chữ ký điện tử sẽ được phát hành theo tài khoản của doanh nghiệp cụ thể theo thông tin đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Tránh được các rủi ro về sai tên khách hàng, đối tác, địa chỉ, mã số thuế,…

Ngoài ra việc lưu trữ số lượng lớn hóa đơn giấy sẽ dẫn đến rủi ro cao về thất lạc, cháy, rách, mất hóa đơn, hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ điện toán đám mây,…

Thứ tư, việc thực hiện giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng, đối tác được thực hiện mọi lúc mọi nơi.

Đối với các cơ quan thuế và cơ quan khác của Nhà nước trong việc thực hiện quản lý: Giúp cơ quan này xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng; không tốn kém chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn giấy; ngoài ra góp phần ngăn chặn các doanh nghiệp trốn tránh thuế, gian lận thuế.

Đối với xã hội: Việc sử dụng hóa đơn điện tử góp phần khắc phục được tình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn như việc lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên, làm giả hóa đơn; tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp; triển khai thương mại điện tử được hoàn thiện hơn từ đặt hàng trên mạng,…