Quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử hiện đang được các doanh nghiệp hay các tổ chức sử dụng để vận chuyển hàng hóa hoặc sản phẩm của doanh nghiệp, tổ chức mình. Vậy quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử như thế nào? Khi nào doanh nghiệp được sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

Căn cứ pháp lý:

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ

LVN Group tư vấn luật miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.0191

1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là gì?

Theo quy định của pháp luật về hoá đơn thì hiện nay có tổng là 06 loại hoá đơn, cụ thể như sau:

– Hóa đơn giá trị gia tăng: chính là loại hóa đơn mà dành cho những tổ chức đăng ký khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và được sử dụng cho các hoạt động sau:

+ Hoạt động bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ trong nội địa;

+ Hoạt động xuất vào khu phi thuế quan và những trường hợp khác được coi như xuất khẩu;

+ Hoạt động xuất khẩu hàng hóa hay cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

– Hóa đơn bán hàng: dành cho những đối tượng sau:

+ Tổ chức hoặc cá nhân khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp

+ Tổ chức hoặc cá nhân trong khu phi thuế quan mà khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ vào khu nội địa và trường hợp bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ giữa những tổ chức hoặc cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau.

– Hóa đơn điện tử bán tài sản công

– Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

– Các loại hóa đơn khác, bao gồm có:

+ Tem, vé, thẻ

+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không hoặc chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế,…

Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý. Tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định như sau:

“Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý”

Như vậy phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chính là một trong các chứng từ được in, phát hành và sử dụng, quản lý giống như hoá đơn.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chính là một loại chứng từ rất quan trọng được kèm theo hàng hóa nhằm làm căn cứ để lưu thông những loại hàng hóa trên thị trường. Loại chứng từ này không chỉ giúp cho doanh nghiệp chứng minh được nguồn gốc hàng hóa trong lưu thông mà nó còn giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý nội bộ.

Trước đây, các doanh nghiệp đều sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dạng chứng từ giấy. Nhưng từ khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thì có quy định nếu doanh nghiệp nào chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp đó phải đồng thời sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thay thế cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bản giấy.

Vì phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chính là chứng từ quản lý giống như hoá đơn (có nghĩa là phải thông báo sử dụng lên phía cơ quan thuế, phải truyền dữ liệu lên cơ quan thuế và được cấp mã của cơ quan thuế) nên khi doanh nghiệp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng và được chính cơ quan thuế chấp thuận trước khi đưa vào sử dụng (chứ không phải là chỉ in ra trên phần mềm kế toán thì là dùng được). Chính vì thế, việc thông báo cho cơ quan thuế về việc doanh nghiệp đăng ký sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng tương tự như đối với hoá đơn. Nội dung thông báo phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bao gồm:

– Có tên của Cục Thuế phát hành hóa đơn

– Có mã số thuế

– Có địa chỉ

– Có điện thoại

– Có các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng

– Có số lượng phiếu thông báo phát hành (từ số… đến số…))

– Có tên và mã số thuế của doanh nghiệp

– Có ngày lập Thông báo phát hành, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và có dấu của đơn vị

2. Các nội dung bắt buộc trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử:

Các nội dung trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử bao gồm những nội dung sau:

– Các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ

– Các thông tin người nhận hàng

– Các thông tin người xuất hàng

– Các thông tin về địa điểm kho xuất

– Các thông tin về địa điểm nhận hàng

– Các thông tin về phương tiện vận chuyển hàng

3. Những trường hợp nào sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử:

– Trong trường hợp cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác: trường hợp cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác mà chưa nộp thuế giá trị gia tăng tại ở khâu nhập khẩu thì khi cơ sở kinh doanh xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác khi đó cơ sở nhận ủy thác sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo đúng quy định làm chứng từ lưu thông các hàng hóa trên thị trường.

– Khi cơ sở kinh doanh xuất hàng để giao cho cơ sở nhận ủy thác thì cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sẽ sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

– Khi cơ sở kinh doanh xuất hàng hóa để vận chuyển hàng hoá đó đến cửa khẩu hay chuyển đến nơi để làm thủ tục xuất khẩu thì cơ sở kinh doanh phải sử dụng Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ theo đúng quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi cơ sở kinh doanh làm xong thủ tục cho các hàng hóa xuất khẩu thì cơ sở kinh doanh mới lập hóa đơn giá trị gia tăng cho các hàng hóa xuất khẩu đó.

– Tổ chức kinh doanh thực hiện kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp là khấu trừ xuất điều chuyển các hàng hóa cho những cơ sở hạch toán phụ thuộc, ví dụ như các chi nhánh hay các cửa hàng ở khác địa phương (khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) để bán hoặc để xuất điều chuyển giữa các chi nhánh hoặc các đơn vị phụ thuộc với nhau; tổ chức kinh doanh xuất hàng hóa cho các cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá và hưởng hoa hồng thì căn cứ vào các phương thức tổ chức kinh doanh của tổ chức kinh doanh đó và hạch toán kế toán, cơ sở kinh doanh có thể lựa chọn sử dụng Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ

– Trong trường hợp những đơn vị phụ thuộc của các cơ sở kinh doanh về nông, lâm, thủy sản mà đã đăng ký và thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ mà đơn vị đó có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản nhằm điều chuyển hay xuất bán về chính trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi thực hiện điều chuyển, xuất bán thì đơn vị phụ thuộc phải sử dụng Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ

– Các tổ chức, cá nhân khi xuất hàng hóa bán lưu động sẽ sử dụng Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ theo đúng quy định, khi bán hàng lập hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

4. Cách viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

– Phần đơn vị/ bộ phận: (tại mục góc trên bên trái) phải ghi rõ tên của đơn vị, tên bộ phận xuất kho hoặc có thể là đóng dấu đơn vị.

– Phần ngày tháng năm:  phải ghi ngày tháng tại thời điểm cơ sở kinh doanh lập phiếu.

– Phần số: phải ghi theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn và phải ghi liên tục và không được ghi rời nhau.

– Phần nợ/ Có: phải ghi số tài khoản đối ứng.

– Phần họ tên người nhận hàng: phải ghi họ tên đầy đủ của người nhận hàng

– Phần đơn vị (bộ phận): phải ghi rõ đơn vị hoặc bộ phận của người nhận hàng.

– Phần lý do xuất kho: phải ghi rõ lý do xuất kho để làm gì? Và mục đích xuất kho.

– Phần các cột A, B, C, D: phải điền đầy đủ các thông tin và đầy đủ các khoản mục như số thứ tự, tên hàng hoá hay vật tư công cụ dụng cụ,…

– Phần cột 1: phải ghi yêu cầu về xuất kho, về số lượng vật tư, sản phẩm hay hàng hoá,

– Phần cột 2: phần này là số lượng thực tế xuất kho. Và số lượng thực tế xuất kho này chỉ có thể bằng hoặc là ít hơn số lượng yêu cầu).

– Phần cột 3: phải ghi đơn giá của vật tư, hàng hoá. Phần này có thể ghi tuỳ theo quy định hạch toán của doanh nghiệp.

– Phần cột 4: phần này là thành tiền của từng loại vật tư, từng loại hàng hoá cụ thể xuất kho. (công thức Thành tiền = Số lượng thực nhập * đơn giá)

– Phần dòng cộng: phải ghi tổng số tiền của số vật tư hay hàng hoá thực tế mà đã xuất kho

– Phần tổng số tiền viết bằng chữ : Phải ghi tổng số tiền trên Phiếu xuất kho bằng chữ viết

– Phần cuối là số chứng từ gốc kèm theo nếu có.