Nguyên tắc trong đấu thầu là những tư tưởng chỉ đạo được rút ra từ những quy định pháp luật về đấu thầu do tổ chức có thẩm quyền ban hành, trên một bình diện nào đó, buộc các bên tham gia quan hệ đấu thầu phải tuân theo. Về cơ bản, mọi hoạt động đấu thầu nói chung, trong đó có đấu thẩu hàng hoá, dịch vụ, phải được thực hiện dựa vào các nguyên tắc sau đây.
Nguyên tắc coi trọng tính hiệu quả
Các gói thầu mua sắm hàng hoá phải được tiến hành trên cơ sở có sự tính toán kĩ về hiệu quả kinh tế – xã hội mà nó mang lại. Chỉ tổ chức đấu thầu khi bên mời thầu chứng minh được ưu thế của đấu thầu so với áp dụng các cách thức cung ứng hàng hoá, dịch vụ khác. Không được lợi dụng tổ chức đấu thầu một cách tuỳ tiện nhằm thu lợi bất chính cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan. Việc lựa chọn cách thức, phương thức đấu thầu nào cũng phải xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu của từng gói thầu, sao cho có hiệu quả nhất.
Nguyên tắc cạnh tranh với điều kiện ngang nhau
Mỗi gói thầu phải có sự tham dự của một số lượng nhà thầu nhất định có năng lực, đủ để đảm bảo sự cạnh tranh giữa các nhà thầu. Những điều kiện mà bên mời thầu đưa ra và những thông tin gửi tới cho các nhà thầu phải ngang bằng nhau, nhằm tạo sự bình đẳng về cơ hội cho mỗi nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu không được đưa ra các yêu cầu mang tính định hướng như yêu cầu về nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa hoặc về thương hiệu cụ thể nhằm ngăn cản sự tham gia của các nhà thầu. Bên mời thầu không được phân biệt đối xử giữa những người dự thầu hợp lệ trong việc xem xét, đánh giá hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, pháp luật của hầu hết các nước vẫn có những quy định ưu đãi đối với nhà thầu trong nước. Sự ưu đãi này không phải là phân biệt đối xử mà chính là để đảm bảo sự cạnh tranh công bằng với các nhà thầu nước ngoài có kinh nghiệm và cơ năng lực lớn hơn.
Nguyên tắc thông tin trọn vẹn, công khai
Bên mời thầu phải gửi tới trọn vẹn các dữ liệu, tài liệu luên quan đến gói thầu với các thông tin chi tiết, rõ ràng về quy mô, khối lượng, quy cách, yêu cầu chất lượng, giá cả và điều kiện hợp đồng (kể cả những sửa đổi, bổ sung nếu có) cho các nhà thầu. Danh mục cụ thể các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu cũng cần nói rõ để bên dự thầu chuẩn bị đáp ứng. Thông báo mời thầu phải được đăng tải công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng theo hướng dẫn của pháp luật hoặc theo yêu cầu của quy chế đấu thầu do tổ chức có thẩm quyền ban hành. Việc mở thầu cũng phải công khai, các nhà thầu tham gia đấu thầu phải được mời tới dự mở thầu. Những nội dung cơ bản của từng hồ sơ dự thầu cũng phải công bố công khai ngay khi mở thầu và được ghi vào biên bản mở thầu.
Nguyên tắc bảo mật thông tin đấu thầu
Do tính chất cạnh tranh gay gắt giữa các bên dự thầu nhằm mục đích trở thành người gửi tới hàng hoá và dịch vụ cho bên mời thầu mà việc bảo mật các thông tin đấu thầu phải được coi là một nguyên tắc không thể xâm phạm. Theo nguyên tắc này, bên mời thầu phải bảo mật hồ sơ dự thầu đồng thời, các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tổ chức đấu thầu và xét chọn thầu phải giữ bí mật thông tin liên quan đến việc đấu thầu (theo hướng dẫn tại Điều 223 Luật Thương mại 2005 về bảo mật thông tin đấu thầu).
Nguyên tắc đánh giá khách quan, công bằng
Các hồ sơ dự thầu hợp lệ đều phải được xem xét, đánh giá khách quan, công bằng với cùng một tiêu chuẩn như nhau và bởi một hội đồng xét thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm và tư cách. Các tiêu chí đánh giá hồ sơ, tiêu chuẩn xét thầu phải được công bố trước trong hồ sơ mời thầu và trong quá trình xét thầu bên mời thầu không được tự ý thay đổi. Mọi lí do của việc hồ sơ dự thầu được chọn hay bị loại đều phải được giải thích rõ ràng bằng văn bản cho các nhà thầu biết khi có yêu cầu của nhà thầu.
Nguyên tắc bảo đảm dự thầu
Theo Khoản 1 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013 định nghĩa bảo đảm dự thầu như sau:
“1. Bảo đảm dự thầu là việc nhà thầu, nhà đầu tư thực hiện một trong các biện pháp đặt cọc, ký quỹ hoặc nộp thư bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam để bảo đảm trách nhiệm dự thầu của nhà thầu, nhà đầu tư trong thời gian xác định theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.”
Bảo đảm dự thầu được thực hiện dưới cách thức đặt cọc, kí quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu. Các bên dự thầu đều phải thực hiện việc bảo đảm dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu để bảo đảm tư cách, năng lực của bên dự thầu và lợi ích của bên mời thầu trong những trường hợp cần thiết và tuân thủ đúng theo hướng dẫn về bảo đảm dự thầu tại Điều 222 Luật Thương mại 2005.
“Điều 222. Bảo đảm dự thầu
1. Bảo đảm dự thầu được thực hiện dưới cách thức đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu.
2. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu nộp tiền đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu khi nộp hồ sơ dự thầu. Tỷ lệ tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu do bên mời thầu quy định, nhưng không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hoá, dịch vụ đấu thầu.
3. Bên mời thầu quy định cách thức, điều kiện đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu. Trong trường hợp đặt cọc, ký quỹ thì tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu được trả lại cho bên dự thầu không trúng thầu trong thời hạn bảy ngày công tác, kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu.
4. Bên dự thầu không được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu trong trường hợp rút hồ sơ dự thầu sau thời gian hết hạn nộp hồ sơ dự thầu (gọi là thời gian đóng thầu), không ký hợp đồng hoặc từ chối thực hiện hợp đồng trong trường hợp trúng thầu.
5. Bên nhận bảo lãnh cho bên dự thầu có nghĩa vụ bảo đảm dự thầu cho bên được bảo lãnh trong phạm vi giá trị tương đương với số tiền đặt cọc, ký quỹ.”
Ngoài những nguyên tắc nêu trên, trong những gói thầu mua sắm hàng hóa bằng nguồn tín dụng của các định hình phạt chính quốc tế như Ngân hàng thế giới (WB), Ngân hàng châu Á (ADB), Ngân hàng hợp tác quốc tế Nhật Bản (JBIC)… thì việc tổ chức câu thấu còn phải tuân theo các nguyên tắc riêng do các định chế này đặt ra. Ví dụ, trong bản hướng dẫn mua sắm bằng nguồn vốn vay của WB còn quy định các nguyên tác “không đàm phán về giá”, nguyên tắc “chống tham nhũng”, nguyên tắc “đấu thầu cạnh tranh quốc tế” (ICB)[1]…
Vì vậy, khi thực hiện đấu thầu hàng hóa, dịch vụ các bên cần tuân thủ đúng theo các nguyên tắc trên đây, cũng như các nguyên tắc riêng trong từng trường hợp cụ thể.