Điều 24 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định như sau: Sổ sách kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký cảu người lập sổ; kế toán trưởng và người uỷ quyền theo luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến việc hướng dẫn cách quản lý sổ sách kế toán.
1. Sổ kế toán là gì ?
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo những mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, nhằm gửi tới thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan của tổ chức, cá nhân thuộc diện áp dụng Luật kế toán.
Tổ chức, cá nhân lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ; kế toán trưởng và người uỷ quyền theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung theo hướng dẫn của pháp luật. Hình thức sổ kế toán được lập theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Số kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, trọn vẹn theo các nội dung của sổ, bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá số.
2. Ý nghĩa của sổ kế toán.
– Dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính bị phát sinh theo kinh tế, tình hình và trình tự thời gian của đơn vị, doanh nghiệp.
– Dựa vào những số liệu được ghi chép trong sổ kế toán, doanh nghiệp có thể đối chiếu với nhau để nắm bắt được tình hình tài chính hiện tại cũng như tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết cho doanh nghiệp mình.
– Sổ kế toán được coi là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các thông tin, chứng từ rời rạc chỉ phản ánh một phần hoạt động kinh tế, không có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp, do vậy cần hệ thống lại và ghi chép vào sổ kế toán. Từ đó có thể thấy rõ tình hình, kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Phân loại sổ kế toán.
a) Phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán
Theo tiêu thức này, sổ kế toán được chia thành ba loại:
– Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ dùng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính liên tục theo trình tự thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh như: Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
– Sổ ghi theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán). Loại sổ kế toán này gồm có: Sổ cái, sổ chi tiết.
– Sổ liên hợp: Là loại sổ được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.
b) Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ.
Căn cứ vào cấu trúc của sổ kế toán đã được thiết kế, sổ kế toán được chia thành các loại sổ kế toán:
– Sổ kế toán kiểu một bên: Là loại sổ mà hai cột Nợ, Có của tài khoản kế toán được bố trí cùng một bên của trang sổ kế toán như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu một bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).
– Sổ kế toán kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu hai bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).
– Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.
– Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong sổ kế toán là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.
c) Phân loại sổ kế toán theo cách thức sổ kế toán
Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia thành hai loại:
– Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công công tác và ghi sổ kế toán. Các loại sổ này dễ thất lạc, kế toán phải làm tốt công tác bảo quản.
– Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng lại thành quyền, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Loại sổ này thuận tiện cho việc bảo quản sổ kế toán và sử dụng đối với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.
d) Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán
Theo cách phân loại này, sổ kế toán được chia làm ba loại:
– Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán phản ánh số liệu về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I). Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toán này gửi tới các chỉ tiêu tổng quát phục vụ cho công tác kế toán và quản lý.
– Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán để phản ánh số liệu chi tiết hóa của số liệu đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết (tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…). Loại sổ kế toán này có các sổ kế toán chi tiết về vật tư, thanh toán với khách hàng, thanh toán với người bán…
Số liệu được phản ánh trên loại sổ kế toán này sẽ gửi tới tài liệu về tình hình hoạt động của đơn vị một cách chi tiết phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp
– Sổ kế toán kết hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát đồng thời chi tiết hóa số liệu đó để phục vụ các yêu cầu quản lý và làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Thuộc loại này có các sổ: Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột.
4. Quản lý sổ sách kế toán.
Công tác sắp xếp chứng từ gốc
– Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho đơn vị thuế hàng tháng hoặc hàng quý nếu doanh nghiệp báo cáo thuế theo quý. Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho đơn vị thuế
– Sắp xếp báo cáo đã nộp cho đơn vị thuế
– Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
– Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Hóa đơn đầu ra:
+Hóa đơn bán ra liên xanh < 20 triệu mà thu băng tiền mặt: phải kẹp theo Phiếu thu + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu ( xây dựng) phô tô + biên bản xác nhận khối lượng phô tô + bảng quyết toán khối lượng phô tô nếu có, kẹp theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.
+Hóa đơn bán ra liên xanh > 20 triệu : phải kẹp theo phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho or biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu ( xây dựng) phô tô + biên bản xác nhận khối lượng phô tô + bảng quyết toán khối lượng nếu có, kẹp theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.=> sau này nhận được tiền kẹp thêm : – Khi khách hàng chuyển vào TK của cty : Giấy báo có
Hóa đơn đầu vào:
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ < 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt : phải kẹp với phiếu chi + phiếu nhập kho + biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán + Giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng phô tô, thanh lý phô tô nếu có.
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) >20 triệu: phải kẹp với phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) + phiếu nhập kho hoặc biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán + Giấy đề nghị chuyển khoản kèm theo hợp đồng phô tô, thanh lý phô tô nếu có. .=> sau này chuyển tiền kẹp thêm: – Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi
Lương, thưởng:
Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có trọn vẹn các thủ tục sau
+ Hợp đồng lao động+chứng minh thư phô tô
+ Bảng chấm công hàng tháng
+ Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
+ Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
+ Tất cả có ký tá trọn vẹn
+ Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân
+ Quyết toán thuế TNCN cuối năm
Thiếu 1 trong các cái trên đơn vị thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào, và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN
+ Phiếu chi tiền lương + bảng lương + bảng chấm công + tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ….=> gói lại môt cục
+ Tạm ứng:
– Dự toán chi đã được Kế toán trưởng – BGH ký duyệt
– Giấy đề nghị tạm ứng.
– Phiếu chi tiền
+ Hoàn ứng:
– Bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) Bạn thu hóa đơn (nếu ứng tiền mua hàng, tiền phòng,…công tác,…) chứng từ có liên quan đến việc chi số tiền ứng trên => Số tiền còn thừa thì hoàn ứng, nếu thiếu tiền thì chi thêm.
+ Chứng từ ngân hàng: cuối tháng ra ngân hàng : lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, UNC, Giấy báo nợ, Giấy báo có về lưu trữ và làm căn cứ lên sổ sách kế toán
+ Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ.
– Tất cả phải có trọn vẹn chữ ký theo chức danh.
– Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa trọn vẹn.
Công việc in sổ là của kế toán do đó sau khi in cần có bìa Ngoài và Trong cho sổ sách kế toán.
Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo cách thức Nhật ký chung)
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ nhật ký chi tiền
– Sổ nhật ký thu tiền
– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà gửi tới
– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
– Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
– Sổ khấu hao tài sản cố định
– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (trọn vẹn chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
– Sắp xếp trọn vẹn theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký trọn vẹn
– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
Hồ sơ pháp lý
– Chuẩn bị trọn vẹn cả gốc và photo công chứng (xác thực).
– Các công văn đến/đi liên quan đến đơn vị thuế
Kiểm tra chi tiết khác
Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
Kiểm tra các khoản phải trả
Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
Đầu vào và đầu ra có cân đối
Kiểm tra ký tá có trọn vẹn
Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
Kiểm tra lại bảng lương xem ký có trọn vẹn, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với chuyên viên phải có hồ sơ trọn vẹn.
Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Hướng dẫn cách quản lý sổ sách kế toán”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.