Kế toán nhà hàng là công việc tương đối phức tạp. Tính phức tạp thể hiện rõ ở chỗ các loại sản phẩm dịch vụ trong lĩnh vực này rất đa dạng và dễ bị thay đổi, chi phối bởi nhiều yếu tố. Đây là công việc đòi hỏi kế toán viên phải linh hoạt, chính xác và nắm được kỹ năng chuyên môn. Đặc biệt phải thiết lập được quy trình kế toán để quá trình thực hiện nghiệp vụ đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn. Trong nội dung trình bày này, Luật LVN Group sẽ gửi tới một số thông tin liên quan đến việc hướng dẫn lập sổ sách kế toán nhà hàng.
1. Sổ kế toán là gì ?
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo những mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, nhằm gửi tới thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan của tổ chức, cá nhân thuộc diện áp dụng Luật kế toán.
Tổ chức, cá nhân lập sổ kế toán gọi là đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ; kế toán trưởng và người uỷ quyền theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung theo hướng dẫn của pháp luật. Hình thức sổ kế toán được lập theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Số kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, trọn vẹn theo các nội dung của sổ, bảo đảm tính liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá số.
2. Ý nghĩa của sổ kế toán.
– Dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính bị phát sinh theo kinh tế, tình hình và trình tự thời gian của đơn vị, doanh nghiệp.
– Dựa vào những số liệu được ghi chép trong sổ kế toán, doanh nghiệp có thể đối chiếu với nhau để nắm bắt được tình hình tài chính hiện tại cũng như tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết cho doanh nghiệp mình.
– Sổ kế toán được coi là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các thông tin, chứng từ rời rạc chỉ phản ánh một phần hoạt động kinh tế, không có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp, do vậy cần hệ thống lại và ghi chép vào sổ kế toán. Từ đó có thể thấy rõ tình hình, kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Phân loại sổ kế toán.
a) Phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán
Theo tiêu thức này, sổ kế toán được chia thành ba loại:
– Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ dùng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính liên tục theo trình tự thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh như: Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
– Sổ ghi theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán). Loại sổ kế toán này gồm có: Sổ cái, sổ chi tiết.
– Sổ liên hợp: Là loại sổ được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.
b) Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ.
Căn cứ vào cấu trúc của sổ kế toán đã được thiết kế, sổ kế toán được chia thành các loại sổ kế toán:
– Sổ kế toán kiểu một bên: Là loại sổ mà hai cột Nợ, Có của tài khoản kế toán được bố trí cùng một bên của trang sổ kế toán như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu một bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).
– Sổ kế toán kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản như Sổ cái của tài khoản kế toán được xây dựng theo kiểu hai bên (xem mẫu sổ kế toán ở phần sau).
– Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp kết hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.
– Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Là loại sổ được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong sổ kế toán là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán. Điển hình của loại này là sổ Nhật ký chứng từ.
c) Phân loại sổ kế toán theo cách thức sổ kế toán
Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia thành hai loại:
– Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công công tác và ghi sổ kế toán. Các loại sổ này dễ thất lạc, kế toán phải làm tốt công tác bảo quản.
– Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng lại thành quyền, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. Loại sổ này thuận tiện cho việc bảo quản sổ kế toán và sử dụng đối với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.
- d) Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán
Theo cách phân loại này, sổ kế toán được chia làm ba loại:
– Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán phản ánh số liệu về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp – tài khoản cấp I). Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toán này gửi tới các chỉ tiêu tổng quát phục vụ cho công tác kế toán và quản lý.
– Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán để phản ánh số liệu chi tiết hóa của số liệu đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết (tài khoản cấp II, tài khoản cấp III…). Loại sổ kế toán này có các sổ kế toán chi tiết về vật tư, thanh toán với khách hàng, thanh toán với người bán…
Số liệu được phản ánh trên loại sổ kế toán này sẽ gửi tới tài liệu về tình hình hoạt động của đơn vị một cách chi tiết phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp
– Sổ kế toán kết hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát đồng thời chi tiết hóa số liệu đó để phục vụ các yêu cầu quản lý và làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Thuộc loại này có các sổ: Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột.
4. Làm sổ kế toán nhà hàng.
Bước 1: Tập hợp trọn vẹn các chứng từ hợp pháp, hợp lý và hợp lệ
Bước này là bước cần thiết nhất trong việc làm lên sổ sách kế toán
Chứng từ hóa đơn: Phải tuân thủ 3 nguyên tắc “Hợp pháp, hợp lý và hợp lệ”.
a) Hóa đơn hợp pháp
– Hóa đơn phải được đăng ký với đơn vị thuế và được đơn vị thuế chấp nhận cho phát hành.
– Hóa đơn do cơ sở sản xuất kinh doanh tự in thì phải in theo mẫu quy định và được đơn vị thuế chấp nhận mẫu hóa đơn điện tử đó.
b) Hóa đơn hợp lệ
– Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ, hóa đơn phải đảm bảo đủ nội dung và chỉ tiêu, yêu cầu ghi trên hóa đơn như:
+ Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn, họ tên người mua, người bán, địa chỉ Công ty mua bán, mã số thuế, cách thức thanh toán bằng tiền mặt (Nếu trả bằng tiền mặt), chuyển khoản (Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng).
+ Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế suất, thuế GTGT (Nếu có) và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn.
+ Phải có chữ ký của người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo ở bên phía góc trái của hóa đơn.
– Hóa đơn được lập phải theo đúng nguyên tắc yêu cầu của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 03 năm 2014.
c) Hóa đơn hợp lý
Khi nói đến tính hợp lý là nói đến chi phí hợp lý, chi phí của những hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ mà phải có cả tính hợp lý của hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn phải đúng và phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp giấy phép hoạt động của Doanh nghiệp.
Chứng từ hóa đơn không có đầu vào
– Đối với Nhà Hàng thì việc mua hàng không có hóa đơn xảy ra rất nhiều chủ yếu là các mặt hàng đồ ăn, hàng hóa mua về thương là mua của cá nhân, mua ngoài chợ, trong các cửa hàng không có hóa đơn GTGT.
– Đối với các mặt hàng mua vào không có hóa đơn kế toán phải căn cứ vào lượng hàng thực tiễn mà Doanh nghiệp mua về lập bảng kê thu mua hàng không có hóa đơn theo Mẫu 01/TNDN của Thông tư 78/2013/TT-BTC quy định về thuế TNDN.
Chứng từ ngân hàng
– Giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc (Nếu trường hợp chuyển điện tử phải có xác nhận chuyển internet banking).
– Giấy báo có: Giấy báo có nộp tiền vào tài khoản hoặc các phiếu hạch toán nộp tiền vào tài khoản của chuyên viên Công ty, hoặc là phiếu chuyển tiền của Khách hàng.
– Phiếu hạch toán ngân hàng gồm:
+ Sổ phụ ngân hàng.
+ Sao kê ngân hàng.
– Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của Doanh nghiệp.
Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước (Qua nộp thuế điện tử hoặc qua nộp bằng tiền mặt vào kho bạc)
– Thuế TNDN (Khi phát sinh số thuế phải nộp của quý, của năm).
– Thuế GTGT (Khi phát sinh của tháng, quý phải nộp).
– Thuế TNCN (Khi phát sinh của tháng, quý, năm phải nộp).
Bước 2: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ hóa đơn, ngân hàng, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, bảng lương, bảng khấu hao, bảng phân bổ,… sẽ được định khoản vào các tài khoản liên quan lên sổ kế toán.
Bước 3: Tập hợp – xác định chi phí cho doanh nghiệp nhà hàng
– Bảng lương: Căn cứ vào Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ LĐTBXH.
– Bảng khấu hao : Căn cứ vào Thông tư 45/2015/TT-BTC.
– Bảng chi phí trả trước.
– Bảng nhập xuất tồn kho, bảng tính giá thành sản phẩm để xác định giá vốn hàng bán, giá vốn NVL,CCDC xuất kho “Giá vốn tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ”
– Các chi phí khác liên quan
Căn cứ vào những chứng từ tập hợp chi phí kế toán tiền hàng hạch toán những khoản chi phí đó lên sổ sách theo trình tự như sau:
– Bảng lương
Tính lương phải trả cho chuyên viên văn phòng và nhà hàng
Trích bảo hiểm
Khấu trừ thuế TNCN
Thanh toán lương cho chuyên viên
+ Bảng khấu hao TSCĐ
Khấu hao cho Bộ phận văn phòng
Khấu hao cho Bộ phận nhà hàng
– Bảng phân bổ
Phân bổ cho Bộ phận văn phòng
Phân bổ cho Bộ phận nhà hàng
– Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm (Các món ăn)
Tập hợp chi phí NVL
Tập hợp chi phí CCDC và nhiên liệu (Nếu có)
Kết chuyển sang chi phí 154(Áp dụng cho các DN sử dụng theo TT 200/2014/TT-BTC)
Nhập kho thành phẩm hoàn thành trong kỳ
Tập hợp giá vốn hàng xuất bán thành phẩm
Tập hợp giá vốn hàng xuất bán
– Các bút toán kết chuyển
+ Kết chuyển thuế GTGT trong kỳ
+ Kết chuyển các khoản doanh thu
+ Kết chuyển các khoản chi phí
+ Xác định kết quả kinh doanh (Trong trường hợp doanh nghiệp lãi)
+ Xác định kết quả kinh doanh (Trong trường hợp doanh nghiệp lỗ)
Trên đây là nội dung nội dung trình bày của Luật LVN Group về “Hướng dẫn lập sổ sách kế toán nhà hàng”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý bạn đọc có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian cân nhắc nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.