Nhằm thúc đẩy các quan hệ thương mại, tham gia xúc tiến thị trường phía Nam của Việt Nam, nhiều thương nhân nước ngoài đã lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại thành phố Hồ Chí Minh. Ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh là ở chỗ văn phòng đại diện không phát sinh các nghĩa vụ thuế, trừ thuế thu nhập cá nhân của các lao động tại Việt Nam có phát sinh thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, nhược điểm của văn phòng đại diện công ty nước ngoài là không được tự ký kết hợp đồng đối với đối tác Việt Nam cũng như không thể thu tiền trực tiếp từ khách hàng. Mọi chi phí phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam sẽ do công ty mẹ chuyển qua để văn phòng chủ động chi các chi phí phục vụ trực tiếp cho hoạt động của văn phòng đại diện bao gồm: chi phí thuê văn phòng, chi phí lương, bảo hiểm, chi phí hoạt động khác,….
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh
- Để có thể thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh, công ty nước ngoài phải đã được thành lập ít nhất 01 năm hoặc trên giấy chứng nhận hoạt động đối với các công ty có ghi thời hạn hoạt động phải còn thời hạn ít nhất 01 năm;
- Là thương nhân được pháp luật nước nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
- Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh
- Bản dịch công chứng có hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm/ cử người đứng đầu Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài;
- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;.
- Bản sao công chứng hộ chiếu hoặc CMND của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/Giấy phép xây dựng công chứng, nếu bên cho thuê là công ty cần cung cấp thêmĐăng ký kinh doanh của Bên cho thuê nhà.
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh (đơn này LVN Group – Hotline 1900.0191 sẽ soạn thảo);
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh
Thời gian hoàn thiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện, khắc dấu trọn cho văn phòng đại diện, Thông báo cấp mã số thuế nộp hồ cho văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh thông thường từ 20 -25 ngày làm việc;
Lưu ý các hồ sơ cần lưu giữ trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Hồ Chí Minh
Hồ sơ pháp lý
- Giấy phép hoạt động VPDD lần đầu và các lần bổ sung
- Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện đã nộp cho Sở công thương trong quá trình hoạt động;
- Giấy chứng nhận mẫu dấu của văn phòng đại diện;
- Dấu văn phòng đại diện;
- Thông báo mã số thuế của văn phòng đại diện;
- Thông báo (Thư) của công ty mẹ về việc bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện;
- Danh sách các Trưởng văn phòng đại diện trong quá trình hoạt động;
- Danh sách nhân viên: người Việt Nam, người nước ngoài làm việc tại VPDD: thời gian làm việc, chi tiết các khoản thu nhập.
- Thông báo mở tài khoản ngân hàng.
Hồ sơ liên quan đến kế toán, quyết toán thuế
- Hồ sơ quyết toán thuế các năm theo chứng từ nộp thuế vào Ngân sách nhà nước
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân của Trưởng văn phòng đại diện và toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng trong quá trình hoạt động;
- Sao kê tài khoản ngân hàng của văn phòng; Sổ quỹ tiền mặt của văn phòng;
- Sao kê tài khoản tiền lương của người lao động nước ngoài;
- Giấy xác nhận thu nhập và thuế đã nộp cho cơ quan thuế tại nước mà người lao động nước ngoài mang quốc tịch.
- Bảng tổng hợp số ngày cư trú tại Việt Nam của người nước ngoài;
- Thư xác nhận thu nhập hàng năm đối với người lao động nước ngoài do công ty mẹ xác nhận (kèm theo quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động) Quyết định tăng lương; Bảng ký nhận tiền lương và các khoản chi khác.
- Hồ sơ giảm trừ gia cảnh; Hồ sơ miễn giảm thuế; Chính sách của công ty mẹ với nhân viên tại Văn phòng;
- Hợp đồng thuê văn phòng, thuê nhà ở và các hóa đơn đi kèm;
- Bảng excel tính toán thuế Thu nhập cá nhân, quyết toán thuế của từng lao động;
- Bảng kê chứng từ nộp thuế và Hóa đơn nộp thuế thu nhập cá nhân của toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng trong quá trình hoạt động;
- Bảng kê chi trả thu nhập thực tế phát sinh cho nhân viên tại Văn phòng;
- Bảng chi chi trả các thu nhập cho các cá nhân vãng lai: dịch vụ tư vấn, dịch vụ kê khai thuế, khoản chi không lý do….
- Hồ sơ bảo hiểm bắt buộc.