Quy trình điều chuyển nhân sự nội bộ như thế nào là đúng?

1. Thế nào là điều chuyển nhân sự?

Điều chuyển nhân sự được hiểu là việc công ty chuyển người lao động sang làm công việc khác so với vị trí công việc mà công ty đã ký kết hợp đồng lao động với người lao động đó. Theo quy định tại Điều 29 Bộ luật Lao động năm 2019 thì việc điều chuyển nhân sự còn được gọi là Chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động.

Theo đó, người sử dụng lao động được thực hiện việc điều chuyển nhân sự khi:

– Gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, áp dụng các biện pháp ngăn ngừa cũng như khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, những sự cố khác 

– Do nhu cầu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi.

Khi gặp trường hợp trên thì người sử dụng lao động có quyền điều chuyển người lao động thực hiện một công việc khác của doanh nghiệp so với nội dung công việc đã thoả thuận trong hợp đồng lao động nhưng thời gian điều chuyển không quá 60 ngày làm việc cộng dần trong một năm. Trong trường hợp quá 60 ngày làm việc như đã quy định thì việc điều chuyển người lao động được thực hiện khi có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động.

2. Các hình thức điều chuyển nhân sự nội bộ:

Theo quy định tại Điều 29 của Bộ luật Lao động hiện hành thì việc điều chuyển nhân sự được thực hiện theo 02 hình thức cụ thể sau:

– Thứ nhất, điều chuyển nhân sự tạm thời. Việc điều chuyển nhân sự tạm thời được thực hiện khi doanh nghiệp xảy ra trường hợp bất khả kháng hoặc thay đổi nhu cầu sản xuất, kinh doanh thì không cần phải có sự đồng ý của người lao động. Việc điều chuyển nhân sự tạm thời phải bảo đảm những nguyên tắc sau:

+ Về thời gian điều chuyển: không quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong một năm dương lịch;

+ Về thời gian báo trước: báo trước tối thiểu 03 ngày làm việc với người lao động được điều chuyển;

+ Về mức lương: được hưởng mức lương tối thiểu bằng 85% mức tiền lương so với công việc cũ nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.

– Thứ hai, điều chuyển nhân sự chính thức. Việc điều chuyển chính thức này được hiểu là việc điều chuyển chính thức người lao động sang một công việc khác, không làm công việc cũ nữa và phải có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động được điều chuyển. Việc điều chuyển trong trường hợp này phải đảm bảo những nguyên tắc sau:

+ Về thời gian điều chuyển: điều chuyển chính thức, toàn thời gian làm việc và được ký hợp đồng lao động mới;

+ Về thời gian báo trước cho nhân sự: nhân sự được điều chuyển sang làm công việc khác phải bảo đảm được báo trước tối thiểu 07 ngày làm việc;

+ Về mức lương: được hưởng mức lương tối thiểu bằng 85% mức tiền lương so với công việc cũ nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.

3. Quy trình điều chuyển nhân sự nội bộ như thế nào là đúng?

Quy trình điều chuyển nhân sự nội bộ phải được thực hiện theo trình tự, thủ tục mà pháp luật về doanh nghiệp và pháp luật doanh nghiệp Việt Nam. Theo đó, việc điều chuyển nhân sự nội bộ cần thực hiện theo 04 bước cụ thể sau:

– Bước 1: Người quản lý doanh nghiệp (lãnh đạo doanh nghiệp) khi điều chuyển nhân sự phải tổ chức phiên họp cùng 02 trưởng bộ phận nơi mà nhân sự đang làm việc và bộ phận mà nhân sự chuẩn bị được điều chuyển để cùng các bộ phận khác có liên quan.

Việc họp cùng với những trưởng bộ phận/trưởng phòng để thông báo cho các trưởng bộ phận biết về kế hoạch điều chuyển nhân sự của doanh nghiệp và để các bên đưa ra ý kiến về việc điều chuyển này xem đã hợp lý hay chưa. Sau cuộc họp sẽ đưa ra quyết định về việc điều chuyển nhân sự nội bộ.

– Bước 2: Doanh nghiệp ra quyết định và thông báo đến người lao động được điều chuyển. Đối với việc điều chuyển nhân sự tạm thời thì phải thông báo trước với người lao động được điều chuyển tối thiểu 03 ngày làm việc và đối với nhân sự được điều chuyển chính thức thì phải đảm bảo thời gian báo trước tối thiểu 07 ngày làm việc. Đối với nhân sự được điều chuyển chính thức thì cần phải có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động và thời gian để người lao động được điều chuyển trong trường hợp này là 07 ngày.

– Bước 03: Phòng hành chính – nhân sự của doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo về quyết định điều chuyển đến phòng ban có liên quan. Bộ phận/ phòng có nhân sự chuyển đi có trách nhiệm tiến hành bàn giao và giải quyết những vấn đề còn tồn đọng đối với những công việc mà nhân sự đó đang giải quyết.

– Bước 4: Bộ phận/ phòng ban tiếp nhận nhân sự được điều chuyển đến và doanh nghiệp có trách nhiệm ký hợp đồng lao động mới với người lao động được điều chuyển chính thức.

Theo đó, công ty/ doanh nghiệp cần áp dụng và thực hiện theo trình tự 04 bước đến để thực hiện điều chuyển nhân sự nội bộ đúng và hợp pháp nhất.

4. Nguyên nhân và những ảnh hưởng của việc điều chuyển nhân sự nội bộ:

4.1. Nguyên nhân của việc điều chuyển nhân sự nội bộ doanh nghiệp:

Khi doanh nghiệp gặp phải sự cố bất khả kháng hoặc thay đổi cơ cấu sản xuất, kinh doanh mà dẫn đến việc phải điều chuyển nhân sự thì doanh nghiệp phải lựa chọn nhân sự phù hợp để điều chuyển. Theo đó, việc điều chuyển nhân sự được thực hiện vì một số lý do sau:

– Năng lực chuyên môn của nhân sự được điều chuyển phù hợp vị trí khác:

Sau quá trình làm việc, nhân sự cảm thấy không còn phù hợp với vị trí công việc hiện tại và có nhu cầu được thuyên chuyển sang vị trí khác phù hợp với chuyên môn bản thân hơn sẽ đề xuất mong muốn với nhà quản trị nhân sự. Hoặc phòng nhân sự dựa vào năng lực của nhân sự thì xét thấy có một số vị trí công việc đòi hỏi chuyên môn cao cần dùng cán bộ lành nghề có sẵn trong nội bộ cũng sẽ đề xuất vấn đề thuyên chuyển tạm thời hoặc thuyên chuyển chính thức với nhân viên đó.

– Các bộ phận/ phòng/ ban trong công ty thừa thiếu nhân sự:

Do tác động đến từ môi trường kinh tế bên ngoài khiến hoạt động của một số phòng ban trong doanh nghiệp bị mở rộng ra hoặc thu hẹp lại, gây nên tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự tại tổ chức. Do đó, để có thể cân bằng, cân đối hoạt động của công ty nên cần điều chuyển nhân sự trong nội bộ công ty.

– Lý do chủ quan xuất phát từ cá nhân người lao động. Có thể là do tuổi tác, sức khoẻ, điều kiện đi lại,.. của người lao động.

4.2. Ảnh hưởng của việc điều chuyển nhân sự đến hoạt động của doanh nghiệp:

Việc điều chuyển nhân sự nội bộ của công ty/ doanh nghiệp đều hướng đến mục đích phát triển, thay đổi để phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc điều chuyển này cũng dẫn đến sự thay đổi mang sức ảnh hướng lớn đến không chỉ doanh nghiệp/ công ty mà còn ảnh hướng đến những phòng/ ban và nhân sự được điều chuyển. Cụ thể mức độ ảnh hưởng được đánh giá như sau:

– Thứ nhất, ảnh hưởng của việc điều chuyển nhân sự nội bộ đối với doanh nghiệp:

Điều chuyển nhân sự để đảm bảo phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả công việc trong hai bộ phận đi và đến của nhân sự và toàn bộ hiệu quả công việc của công ty.

 Bộ phận tiếp nhận nhân sự có thêm nhân sự nâng cao năng suất làm việc của bộ phận. Bộ phận cắt giảm nhân sự cắt giảm được chi phí hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong đó.

– Thứ hai, ảnh hưởng của việc điều chuyển nhân sự nội bộ đối với chính nhân sự được điều chuyển:

Thông thường, nhân sự khi được tuyển dụng vào một vị trí nhất định là do họ lựa chọn và ứng tuyển vào vị trí đó. Việc lựa chọn căn cứ trên khả năng, sự yêu thích và hứng thú với vị trí tuyển dụng của người lao động. Do đó, nên khi được tuyển dụng vào vị trí được ứng tuyển, người lao động thường có xu hướng gắn bó với vị trí mình đã lựa chọn. Theo đó nhân sự thường không muốn bị điều chuyển đến một vị trí mới, công việc mới do phải làm quen với công việc mới và môi trường mới, năng suất làm việc sẽ giảm trong thời gian đầu. Đây là thời điểm rất nhạy cảm với nhân sự, thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với nhân viên, cũng như cho nhân viên thấy được giá trị của họ trong bộ máy tổ chức. Chính vì thế điều chuyển nhân sự là một trong những nguyên nhân quan trọng khiến nhân viên thôi việc.

Ngược lại, khi nhìn nhận một cách tích cực hơn, có nhiều nhân sự có mong muốn được trải nghiệm và phát triển khả năng bản thân ở nhiều lĩnh vực nên họ sẵn sàng thay đổi vị trí công việc. Với bản chất ham học hỏi, nhân sự được luân chuyển vị trí sẽ tích cực tiếp nhận cái mới, chứng minh năng lực bản thân.

Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: Bộ luật Doanh nghiệp năm 2019.