Hệ thống phân phối và sử dụng thông tin là gì? Vai trò và liên hệ thực tiễn

Các doanh nhân đã thể hiện sự quan tâm ngày càng tăng đối với hệ thống thông tin quản lý khi các kỹ thuật và công nghệ xử lý dữ liệu và truyền thông dữ liệu đã phát triển. Khi các công ty có được khả năng máy tính, các nhà quản lý của họ trở nên quan tâm đến việc thu được lợi ích lớn nhất từ ​​khoản đầu tư. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi các công ty bắt đầu nghiên cứu sự phát triển của hệ thống thông tin cho các lĩnh vực chức năng khác nhau của doanh nghiệp. Có thể thấy, hệ thống phân phối và sử dụng thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp.

1. Hệ thống phân phối và sử dụng thông tin là gì?

– Phân phối thông tin vẫn là một trong những khía cạnh thách thức nhất của truyền thông tốc độ cao. Nhiều nhà giao tiếp chuyên nghiệp dựa vào chương trình email của họ để quản lý các liên hệ trên phương tiện truyền thông và trong trường hợp xảy ra khủng hoảng sẽ gửi email phát hành từ máy tính để bàn của họ, gửi fax cho những người có thể không có địa chỉ email. Những người khác dựa vào các dịch vụ phân phối tin tức bên ngoài để phân phối tất cả các bản phát hành. Các giải pháp này đại diện cho các vấn đề đáng kể trong trường hợp khủng hoảng.

– Hệ thống phân phối và sử dụng thông tin được hiểu là hệ thống được sử dụng để truyền đạt, cung cấp những thông tin, sử dụng, phân phối những thông tin đến cho người dùng thông qua những phương tiện, thông tin đại chúng như: email, fax, hòm thư điện tử, các trang web, mạng xã hội…

– Nếu bạn áp dụng cách tiếp cận hợp lý rằng những tên liên hệ được phát triển trước này và những tên liên lạc được chụp trong cuộc khủng hoảng phải nằm trên một máy chủ trong mạng LAN của bạn, thì bạn vẫn gặp phải vấn đề thực sự về quyền truy cập của các thành viên trong nhóm vào mạng LAN. Liệu họ có luôn sẵn sàng truy cập vào dữ liệu quan trọng đó không? Trừ khi bạn đã phát triển một phương tiện thu thập tên từ trang web công cộng và tự động cập nhật cơ sở dữ liệu dựa trên mạng LAN của bạn, có một bước thủ công quan trọng phải được đưa vào kế hoạch và thực hiện của bạn.

– Giải pháp khá rõ ràng cho vấn đề này, cũng như trong vấn đề tạo tài liệu, là đặt cơ sở dữ liệu liên hệ trên nền tảng Internet. Có sẵn cơ sở dữ liệu liên hệ cho tất cả các thành viên trong nhóm thông qua truy cập mật khẩu cho phép bất kỳ thành viên nào trong nhóm, ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, có thể nhận được tên liên hệ. Khi được tích hợp với các chức năng quản lý truyền thông dựa trên Internet khác như quản lý yêu cầu và phân phối tự động, yếu tố quản lý dữ liệu trở nên dễ quản lý hơn nhiều và góp phần vào tốc độ phản hồi.

– Khả năng quản lý dữ liệu tiêu chuẩn cần có sẵn nếu dữ liệu nằm trên Internet. Người giao tiếp không có kỹ năng kỹ thuật vượt quá yêu cầu của phần mềm xử lý văn bản cơ bản cần phải có khả năng sắp xếp, tìm, tổ chức và thiết lập danh sách con thuộc mọi loại trong cơ sở dữ liệu. Hệ thống quản lý dữ liệu cũng phải có thể dễ dàng đáp ứng không chỉ giới truyền thông mà còn tất cả các bên liên quan và khán giả tiềm năng có thể tìm kiếm thông tin, bao gồm cổ đông, nhân viên, giám đốc điều hành, hàng xóm, các quan chức được bầu, v.v. Nói cách khác, các trường dữ liệu cần phải linh hoạt để xử lý các loại dữ liệu khác nhau mà bạn có thể muốn thu thập trên mỗi loại này.

– Đây là một trong những khác biệt quan trọng giữa một hệ thống như thế này và nhiều dịch vụ dây mà nhiều người giao tiếp sử dụng.Chỉ sử dụng một danh sách phương tiện truyền thông chứ không phải một danh sách tích hợp bao gồm tất cả các bên liên quan chính là bằng chứng mạnh mẽ về hoạt động trong thế giới truyền thông trước đây chứ không phải thế giới hậu phương tiện truyền thông tin tức tức thì.

2. Vai trò và liên hệ thực tiễn: 

* Vai trò:

– Trước hết,  hệ thống phân phối thông và sử dụng thông tin với cả việc chuẩn bị tài liệu và quản lý dữ liệu đều có sẵn trên cùng một trang mạng nội bộ, sức mạnh thực sự của Internet với tư cách là một công cụ truyền thông trở nên có thể truy cập được. Internet là nền tảng tốt nhất để đưa thông tin phù hợp nhanh chóng đến đúng người. Công nghệ hiện tại cho phép bạn đưa thông cáo báo chí bạn đã tạo và phê duyệt trực tuyến và phân phối ngay lập tức tới cơ sở dữ liệu của các phóng viên và các bên liên quan được quản lý trong cùng một trang mạng nội bộ. Chỉ với một nút bấm, tài liệu đồng thời được đăng lên trang Web công cộng và ngay lập tức được gửi qua email đến danh sách gửi thư mà bạn chọn. Nó là một quá trình đơn giản một bước.

– Gửi fax cũng được thực hiện theo cách tương tự. Công nghệ hiện có sẵn cho phép bạn tự động fax cùng một tài liệu tới bất kỳ tên nào bạn chọn mà không có địa chỉ email đính kèm. Nếu muốn, vì lý do an toàn, bạn có thể gửi cả email và fax đến từng tên trong danh sách.

– Một tùy chọn phân phối tự động thứ ba cũng có sẵn: chuyển đổi văn bản thành giọng nói và nhắn tin điện thoại tự động. Công cụ giọng nói lấy các tài liệu bằng văn bản được chuẩn bị trên trang mạng nội bộ riêng và khi được chấp thuận, chuyển đổi các từ thành giọng nói tổng hợp. Các số điện thoại trong danh sách sẽ được quay số và khi được trả lời bởi một người hoặc một máy trả lời tự động, hệ thống sẽ gửi tin nhắn văn bản bằng một giọng nói giống người một cách rõ rệt. Các tùy chọn giọng nói bao gồm nam hoặc nữ, với cả giọng vùng làm tùy chọn.

– Những tác động của hệ thống phân phối và sử dụng thông tin có này là khá đáng kể. Ví dụ, những người hàng xóm của Fenceline muốn và có quyền được biết về các hoạt động trong một nhà máy có thể ảnh hưởng đến sự an toàn, an ninh và yên tâm của họ. Hệ thống thông báo qua điện thoại giúp người giao tiếp có thể nhanh chóng nhập một tin nhắn và phân phát nó qua các cuộc gọi điện thoại hàng loạt cho những người hàng xóm xung quanh nhà máy. Thông điệp đó hoặc một phiên bản sửa đổi đồng thời có thể được gửi qua email, fax hoặc điện thoại cho các phóng viên hoặc bất kỳ ai khác cần thông tin ngay lập tức. Trong chương trước, chúng ta đã thảo luận về sự thay đổi của các kỳ vọng và nhu cầu đối với thông tin khi người ta hiểu rằng công nghệ cung cấp thông tin cần thiết. Điều gì có thể trở thành nhu cầu.Thực tế chung của tình huống này có nghĩa là mọi công ty và tổ chức bây giờ cần phải nhận thức được các công nghệ mà những người khác đang sử dụng để xem những tiêu chuẩn nào đang được đặt ra và điều đó đang điều chỉnh kỳ vọng của khán giả như thế nào.

* Liên hệ thực tiễn:  Để đáp ứng hiệu quả nhu cầu thông tin của khách hàng, thư viện số cần sử dụng tổng hợp các tiến bộ công nghệ và có khả năng thiết kế, xây dựng, quản lý và sử dụng các mạng điện tử toàn cầu  . Họ phải có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi năng động trong công nghệ và đối phó với quy mô, quy mô và độ phức tạp của cả bản thân mạng và thông tin có sẵn thông qua chúng. Nhiều tiến bộ công nghệ trong sản xuất, quản lý và phân phối thông tin chịu trách nhiệm cho phép các thư viện số. Chúng quá nhiều để mô tả chi tiết nhưng bao gồm những thứ như những tiến bộ trong: phương tiện lưu trữ; kỹ thuật số hóa hoặc nắm bắt thông tin (tức là công nghệ OCR); tự động lập chỉ mục và tổ chức khối lượng lớn thông tin; tốc độ tính toán; công nghệ mạng (bao gồm cả nén dữ liệu); tìm kiếm và truy xuất dựa trên nội dung; tìm kiếm và truy xuất dựa trên đặc điểm hoặc dựa trên kết cấu ; lập chỉ mục toàn văn; khám phá tài nguyên hoặc tri thức; đa phương tiện và siêu văn bản; tiêu chuẩn (tức là Ngôn ngữ đánh dấu chung được chuẩn hóa (SGML) và Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản (HTML); kỹ thuật hướng đối tượng; và cải tiến trong thiết kế giao diện người dùng và trực quan hóa dữ liệu

– Xử lý kho lưu trữ trong cơ sở dữ liệu:  Bằng cách chuẩn bị bên trong trung tâm phân phối thông tin, có thể hình dung được việc giảm chi phí sao chép thông tin. Thay vì tạo các chỉ số thông tin riêng biệt được kiểm soát bằng các thủ tục PROC SORT, PROC RANK, kiểu xử lý trong cơ sở dữ liệu này giúp các ứng dụng phân tích sử dụng SQL nguyên thủy một cách hiệu quả. Một quan điểm được ưu tiên bổ sung của cách tiếp cận xử lý trong cơ sở dữ liệu là nó sẽ có khả năng sử dụng khả năng chuẩn bị song song của trung tâm thông tin. Thiết kế này cho phép lạm dụng khả năng thực thi chuẩn bị song song (MPP) rất nhiều trên hàng chục, hàng trăm hoặc thậm chí rất nhiều máy chủ khối lượng lớn (HV).

– Cấu trúc chuẩn bị trong cơ sở dữ liệu cũng loại bỏ rất nhiều chi phí quản lý thông tin được kết nối với cách tiếp cận kiểu cũ. Trong bất kỳ trường hợp nào,lưu ý rằng việc cải tiến mô hình và cho điểm mô hình được thực hiện hiệu quả nhất với các bộ sưu tập thông tin được “làm mịn” thay vì các hình dạng chuẩn hóa (hoặc mẫu hình sao) thường thấy trong các trung tâm phân phối thông tin. Để tạo ra những thay đổi từ khung xã hội sang cấu trúc chỉ số thông tin có hệ thống, cần có các công cụ để cơ giới hóa việc luân chuyển thông tin từ hình thái xã hội thành các bộ sưu tập thông tin nhận thức để duy trì thành các hình thức xây dựng và chấm điểm hiển thị. Các hộp cát có thể được sử dụng làm kho lưu trữ cho thấy sự cải thiện và cho điểm.

– Để tạo ra những thay đổi từ khung xã hội sang cấu trúc chỉ số thông tin có hệ thống, cần có các công cụ để cơ giới hóa việc luân chuyển thông tin từ hình thái xã hội thành các bộ sưu tập thông tin nhận thức để duy trì thành các hình thức xây dựng và chấm điểm hiển thị. Các hộp cát có thể được sử dụng làm kho lưu trữ cho thấy sự cải thiện và cho điểm.Để tạo ra những thay đổi từ khung xã hội sang cấu trúc chỉ số thông tin có hệ thống, cần có các công cụ để cơ giới hóa việc luân chuyển thông tin từ hình thái xã hội thành các bộ sưu tập thông tin nhận thức để duy trì thành các hình thức xây dựng và chấm điểm hiển thị. Các hộp cát có thể được sử dụng làm kho lưu trữ cho thấy sự cải thiện và cho điểm.