Công cụ quản lý dự án là những công cụ mà người quản lý dự án yêu cầu để giúp đỡ một nhóm hoặc một cá nhân trong việc tổ chức công việc của họ. Các công cụ quản lý dự án tốt?
Công cụ quản lý dự án là nội dung cực kỳ quan trọng được các doanh nghiệp rất chú trọng, nó quyết định đến tính hiệu quả trong quá trình quản lý dự án nói chung và kết quả của dự án nói riêng. Có nhiều công cụ quản lý dự án được các doanh nghiệp lựa chọn, phù hợp với yêu cầu quản lý của mình.
1. Công cụ quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án bao gồm các công cụ và kỹ thuật cần thiết để thực hiện các dự án của bạn thành công. Dự án bao gồm các bên liên quan, tầm nhìn / mục tiêu của họ, các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu đó, các quy trình và công cụ quản lý để đảm bảo bạn đạt được mục tiêu đó.
Công cụ quản lý dự án là những công cụ mà người quản lý dự án yêu cầu để giúp đỡ một nhóm hoặc một cá nhân trong việc tổ chức công việc của họ. Nó được sử dụng để quản lý các dự án và nhiệm vụ của họ theo cách mà họ đạt được thành công. Bất chấp tên gọi, những công cụ này hữu ích cho bất kỳ bên liên quan nào trong quá trình phát triển dự án và không chỉ các nhà quản lý dự án. Chúng là những công cụ động có thể được thay đổi hoàn toàn để tạo điều kiện thuận lợi cho nhu cầu của các nhóm với các quy mô và mục tiêu khác nhau .
Các công cụ quản lý dự án có thể bao gồm các tính năng sau:
– Lập kế hoạch / lập lịch: Các công cụ quản lý dự án cho phép bạn lập kế hoạch và ủy quyền công việc ở một nơi với các nhiệm vụ, công việc phụ, thư mục, mẫu, quy trình làm việc và lịch.
– Cộng tác: Email không phải là hình thức liên lạc duy nhất của bạn – với các công cụ quản lý dự án, bạn có thể xây dựng cách làm việc tốt hơn với nhóm của mình: giao nhiệm vụ, thêm nhận xét, sắp xếp trang tổng quan và bằng chứng hoặc phê duyệt các thay đổi.
– Tài liệu: Tránh các tệp bị thiếu hoặc lỗi thời với các tính năng quản lý tệp cho phép chỉnh sửa, tạo phiên bản và lưu trữ tệp.
– Đánh giá: Theo dõi và đánh giá năng suất và tăng trưởng thông qua quản lý tài nguyên và báo cáo.
2. Các công cụ quản lý dự án tốt:
Có nhiều công cụ quản lý dự án, tuy nhiên có thể kể đến một số các công cụ quản lý dự án tốt như sau:
– Sơ đồ mạng:
Các sơ đồ này là một trong những công cụ quan trọng nhất trong quản lý dự án có thể được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch dự án.
Còn được gọi là sơ đồ “Mũi tên”, vì sơ đồ bao gồm các mũi tên khác nhau có thể được sử dụng để kết nối các hoạt động khác nhau và cũng để hiển thị mức độ ưu tiên. Bằng cách sử dụng các mũi tên này, bạn cũng có thể hiển thị sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động khác nhau của một dự án.
Trong quá trình hình thành Sơ đồ mạng, luôn có một số giả định được đặt ra. Giả định đầu tiên được đưa ra là tất cả các hoạt động đang chờ xử lý hoặc đang diễn ra đã được hoàn thành trước khi bắt đầu những hoạt động mới.
Giả thiết thứ hai phải được thực hiện là tất cả các mũi tên được sử dụng trong sơ đồ Mạng chỉ ra mức độ ưu tiên hợp lý. Điều đó có nghĩa là hướng của mũi tên đang hiển thị trình tự duy nhất cần được tuân theo để thực hiện đúng các hoạt động.
Giả thiết cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là Sơ đồ mạng không có lựa chọn nào khác ngoài việc bắt đầu với một sự kiện duy nhất và kết thúc bằng một sự kiện duy nhất vì không có chỗ cho điểm đầu và điểm cuối kép.
Nếu người quản lý dự án muốn tính tổng thời gian của một dự án cụ thể, họ cần xác định tổng cộng bốn ngày cho từng nhiệm vụ cụ thể.
Hai đầu tiên là ngày bắt đầu. Ngày đầu tiên trong hai ngày này là Early Start, là ngày sớm nhất mà nhiệm vụ có thể được bắt đầu.
Ngày thứ hai trong những hoặc Bắt đầu muộn là ngày mà nhiệm vụ hoàn toàn phải bắt đầu nếu nó chưa bắt đầu.
Logic tương tự này áp dụng cho hai trong số bốn ngày được đề cập ở trên. Đó là những ngày kết thúc.
– Phương pháp đường dẫn tới hạn:
CPM là một công cụ thiết yếu được các nhà quản lý dự án sử dụng triệt để. Điều này là do công cụ này có thể theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án trong thời gian thực. Nó là để đảm bảo rằng tất cả các dự án đang thực hiện do nhóm thực hiện sẽ hoàn thành đúng thời gian.
Các con đường quan trọng của dự án là chuỗi dài nhất của các hoạt động thực hiện trên sơ đồ mạng. Nó cũng được đặc trưng là không có thời gian chùng cho tất cả các hoạt động liên quan đến một trình tự cụ thể.Vì vậy, nếu có sự chậm trễ nhỏ nhất trong bất kỳ hoạt động nào, nó sẽ gây ra sự chậm trễ trong việc triển khai dự án tổng thể.
– Biểu đồ Gantt:
Một biểu đồ Gantt là một hình ảnh đại diện của tất cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án của bạn lên kế hoạch làm thêm giờ. Chúng được sử dụng để lập kế hoạch cho các dự án ở mọi quy mô và hình dạng.
Tại sao? Bởi vì chúng là một công cụ đáng kinh ngạc để hiển thị công việc được lên kế hoạch thực hiện trong một dự án vào một ngày cụ thể. Chúng cũng hiển thị toàn bộ nhiệm kỳ của một dự án cụ thể trong một chế độ xem đơn giản.
Dưới đây là một số tính năng của một dự án mà bạn có thể theo dõi trên Biểu đồ Gantt.
+ Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của một dự án.
+ Nhiệm vụ dự án là gì.
+ Các thành viên trong nhóm tham gia vào mỗi dự án là ai.
+ Ai đang thực hiện từng nhiệm vụ riêng lẻ.
+ Thời lượng của từng nhiệm vụ riêng lẻ là bao nhiêu.
+ Tất cả các nhiệm vụ được liên kết với nhau như thế nào hay chúng phụ thuộc vào nhau.
Bạn vẫn chưa hiểu tầm quan trọng của các biểu đồ này? Cách đây không lâu, mọi người thường lập kế hoạch trên giấy hoặc hiển thị tất cả các hình chiếu bằng các khối màu vì không có bất kỳ giải pháp kỹ thuật số nào. Biểu đồ Gantt đã thay đổi tất cả điều đó. Bạn cũng có thể tham quan các cuộc triển lãm, nơi họ kỷ niệm sự phát triển của công cụ tuyệt vời này theo thời gian
– Kỹ thuật đánh giá dự án:
Các đánh giá dự án và xét kỹ thuật , thường được gọi là Pert là một hình thức của Mạng Diagram PM công cụ cũng được sử dụng để tìm ra con đường quan trọng của dự án. Kỹ thuật này giúp lập lịch cho các dự án phức tạp dễ dàng hơn trong khi tạo ra các ước tính thực tế về thời lượng của từng hoạt động riêng lẻ.
Nó là một dạng Sơ đồ mạng nhưng khác ở chỗ nó sử dụng ba loại ước tính thay vì chỉ một. Ước tính đầu tiên, còn được gọi là TO, giả định rằng hoạt động sẽ không bao giờ chùn bước và tất cả các yếu tố liên quan đến hoạt động sẽ có lợi cho nó.
Ước tính thứ hai, còn được gọi là ‘nhiều khả năng’ giả định rằng hoạt động cuối cùng sẽ gặp một số vấn đề trong giai đoạn thực hiện. Nó cũng sẽ cung cấp một số bộ đệm dự phòng để khắc phục sự cố.
Ước tính cuối cùng được gọi là ước tính bi quan, giả định rằng bất kỳ yếu tố nào có thể xảy ra sai sót và làm hỏng hoạt động đều nhất định xảy ra cho dù có thế nào đi nữa
– Cơ cấu phân chia công việc:
WBS là một công cụ tuyệt vời trong mô hình quản lý dự án. Nó cho thấy phân tích thứ bậc của các hoạt động công việc được sử dụng để xác định phạm vi của dự án. Nó cũng được sử dụng để xác định tất cả các yêu cầu phân phối cần thiết trong quá trình phát triển dự án.
Việc đưa tất cả các thông tin chi tiết này ra công khai giúp không chỉ người quản lý dự án mà còn tất cả các bên liên quan khác hiểu được phạm vi dự án. Ngoài ra, nó giúp các nhóm hiểu chính xác những gì cần được phát triển.
Cái hay của WBS là nó phân chia dự án và công việc cần thiết thành các thành phần rất nhỏ có thể dễ dàng quản lý. Các hạng mục cấp thấp nhất còn được gọi là Gói công việc có thể được theo dõi, đánh giá, kiểm soát và dễ dàng ước tính chi phí.
– Tài liệu Dự án:
Cuối cùng, tài liệu dự án là kết thúc tất cả công việc mà chúng ta đã thảo luận ở trên trong một tài liệu. Những tài liệu này cung cấp tất cả các chi tiết về dự án và mọi thứ bên trong nó. Nó được tạo ra để loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào về dự án và cũng ngăn ngừa bất kỳ xung đột nào giữa các bên liên quan về tình trạng của dự án.
Nếu muốn trở thành một nhà quản lý dự án hiệu quả để tạo nên thành công cho các dự án của mình thì bạn nên tận dụng các công cụ quản lý dự án đã đề cập ở trên và biến chúng thành một phần của thực hành hàng ngày của bạn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào bản chất của dự án mà bạn đánh giá tầm quan trọng của từng công cụ quản lý dự án. Điều tốt nhất là sử dụng chúng để có được kết quả dự án tối ưu.
