Văn phòng là một căn phòng hoặc không gian khép kín nơi mọi người làm việc, nhưng cũng có thể biểu thị một vị trí trong tổ chức với những nhiệm vụ cụ thể gắn liền với nó. Chức năng của văn phòng? Các loại hình văn phòng?
Văn phòng là cụm thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong đời sống để chỉ về một địa điểm, vị trí không gian làm việc của con người. Thực tế, về mặt học thuật người ta không quá chú trọng đến việc giải thích văn phòng là gì, chức năng của văn phòng ra sao, bởi đơn giản những giá trị mà nó mang lại hằng ngày cũng đủ để thể hiện vai trò của mình.
1. Văn phòng là gì?
Văn phòng nói chung là một căn phòng hoặc không gian khép kín nơi mọi người làm việc, nhưng cũng có thể biểu thị một vị trí trong tổ chức với những nhiệm vụ cụ thể gắn liền với nó. Khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ “văn phòng” có thể đề cập đến các nhiệm vụ liên quan đến kinh doanh. Theo văn bản pháp lý, một công ty hoặc tổ chức có văn phòng ở bất kỳ nơi nào mà nó có sự hiện diện chính thức, ngay cả khi sự hiện diện đó bao gồm: ví dụ, một silo lưu trữ thay vì một văn phòng.
Văn phòng là một hiện tượng kiến trúc và thiết kế, cho dù đó là một văn phòng nhỏ như một chiếc ghế dài trong góc của một doanh nghiệp nhỏ với kích thước cực nhỏ xuyên qua toàn bộ các tầng của các tòa nhà cho đến và bao gồm cả các tòa nhà lớn dành riêng hoàn toàn cho một công ty.
2. Chức năng của văn phòng:
Nếu xét văn phòng là một căn phòng, không gian, thì văn phòng là nơi được tổ chức, sắp xếp các cá nhân được làm việc có liên quan trong cùng một vị trí. Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động mang tính chất “đối nội”, làm việc hàng ngày, tổ chức các cuộc họp và đôi khi được sử dụng để gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác.
Nếu xét văn phòng là “trung tâm cho tất cả các hoạt động kinh doanh khác nhau” thì văn phòng mang hai chức năng là chức năng cơ bản và chức năng quản trị, trong đó, có thể kể đến một số chức năng quan trọng như sau:
Một văn phòng về cơ bản thực hiện những chức năng liên quan đến quản lý thông tin. Nó giúp nhận, ghi, sắp xếp, phân tích và truyền thông tin.
– Tiếp nhận và thu thập thông tin: Tiếp nhận và thu thập các loại thông tin từ các loại nguồn khác nhau là chức năng chính của văn phòng. Thông tin được nhận từ hai nguồn. Chúng là bên trong và bên ngoài. Thư từ, hóa đơn, thông tư, thông báo, ghi nhớ là nguồn bên trong và nhà cung cấp, khách hàng, chính phủ, ngân hàng là nguồn bên ngoài.
– Xử lý và sắp xếp thông tin: Đây là chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Thông tin được thu thập và ghi lại không thể sẵn sàng được sử dụng cho việc ra quyết định và các mục đích khác trong tổ chức. Vì vậy, nó phải là các quy trình và sắp xếp. Xử lý thông tin liên quan đến việc chuẩn bị ghi chú, sắp xếp, chỉnh sửa t. tất cả thông tin phải được sắp xếp một cách có hệ thống.
– Quá trình quản lý: Để làm cho bất kỳ doanh nghiệp thành công cần phải có quản lý tốt. Văn phòng giúp quản lý hiệu quả. Nó bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, biên chế, chỉ đạo và kiểm soát. Nó giúp tổ chức hoạt động trơn tru.
3. Các loại hình văn phòng:
Các loại hình văn phòng phổ biến bao gồm:
– Văn phòng riêng:
Không gian văn phòng riêng là một phòng có thể khóa được nằm trong cơ sở văn phòng chung và cho một cá nhân thuê riêng. Các văn phòng riêng cung cấp một không gian yên tĩnh, bí mật và an toàn để làm việc và để lại đồ đạc của bạn, đồng thời cho phép bạn tham gia vào cộng đồng nghề nghiệp rộng lớn hơn khi bạn yêu thích. Văn phòng riêng là một cách hiệu quả về chi phí để thuê không gian thương mại vì bạn chỉ phải trả cho diện tích sàn mà bạn cần trong khi tận hưởng quyền truy cập vào các phòng họp chung, kết nối internet và không gian đột phá.
Văn phòng riêng có đủ loại quy mô, từ một người đến 100 người và hầu hết đều được trang bị nội thất, có kết nối internet và sẵn sàng sử dụng khi chuyển đến. Các nhà điều hành không gian làm việc thường phân bổ từ 5-10m2 cho mỗi người trong một văn phòng riêng và những văn phòng có cửa sổ đắt hơn các dãy phòng bên trong. Văn phòng riêng là loại hình không gian làm việc linh hoạt được mong muốn nhất vì chúng là cách tuyệt vời để kết hợp cộng đồng và giảm chi phí lợi ích của việc làm việc chung trong khi có thể lui vào không gian riêng tư của bạn khi bạn muốn tập trung.
– Văn phòng ảo:
Hệ thống văn phòng ảo là một dịch vụ cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ có thể gửi thư và hỗ trợ văn phòng bổ sung – không có không gian văn phòng thực. Văn phòng ảo cho phép các tổ chức duy trì sự hiện diện chuyên nghiệp tại các thị trường trên thế giới mà không cần thuê không gian thương mại ở mọi địa điểm. Chi tiết liên hệ địa phương cho thấy doanh nghiệp của bạn được thành lập trong khu vực, trong khi nhóm hỗ trợ chuyên nghiệp xử lý các công việc hành chính để giải phóng thời gian của bạn và giúp bạn tiết kiệm chi phí tuyển dụng. Mặc dù văn phòng ảo không bao gồm văn phòng thực, nhưng chúng thường bao gồm một lượng hạn chế sử dụng không gian làm việc bình thường hàng tháng.
Về cơ bản, một văn phòng ảo có thể phù hợp với bất kỳ ai đang tìm kiếm địa chỉ kinh doanh nhưng không thể thực hiện được việc di chuyển. Điều này đặc biệt áp dụng cho các doanh nhân, công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ, những người có thể không đủ khả năng thuê văn phòng thực tế nhưng vẫn muốn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp của mình. Hơn nữa, với các dịch vụ kinh doanh đi kèm trong gói của bạn, bạn không cần phải lo lắng về hỗ trợ quản trị viên, trả lời điện thoại hoặc xử lý thư vì tất cả những việc này đã được đảm nhận cho bạn. Đây là một cách để mở rộng kinh doanh của bạn tại nhà và thường được sử dụng như một bước đệm để đảm bảo một văn phòng vật lý trong tương lai. Hơn nữa, văn phòng ảo cũng có thể là một giải pháp hữu ích nếu một công ty muốn thiết lập sự hiện diện kinh doanh ở thị trường nước ngoài và họ chưa sẵn sàng để mở một văn phòng thực tế.
– Không gian văn phòng hợp tác:
Không gian làm việc chung là một bàn làm việc hoặc một nhóm bàn trong cơ sở văn phòng chung như trung tâm làm việc chung hoặc trung tâm văn phòng dịch vụ. Không gian làm việc hợp tác đi kèm với bàn, ghế và Internet cũng như quyền sử dụng các tiện nghi chung như phòng họp và không gian nghỉ ngơi. Nhưng làm việc chung không chỉ là về cách bố trí vật lý của văn phòng.
Không gian làm việc hợp tác đã xuất hiện để đáp ứng với phong cách làm việc hiện đại – mọi người ngày càng tìm cách học hỏi và gắn kết với những người khác trong suốt hành trình kinh doanh của họ và không gian làm việc chung cung cấp môi trường làm việc hiệu quả hoàn hảo để cộng tác. Nó tập hợp mọi người từ các doanh nghiệp và ngành công nghiệp khác nhau để học hỏi và phát triển lẫn nhau. Văn phòng đồng chia sẻ kết hợp các cơ sở kinh doanh thời đại kỹ thuật số với không gian phong cách sống như quán cà phê, phòng chờ và trung tâm thể dục để giúp các thành viên đạt được sự cân bằng trong cuộc sống trong khi các chương trình sự kiện bổ sung để giáo dục và trao quyền cho các thành viên phát triển thành công của họ. Một số thậm chí có thể có sân thượng, phòng trò chơi và quán bar, và tâm trạng tổng thể là sáng tạo hơn theo cách ít tập thể hơn.
Lợi ích của các văn phòng làm việc chung vượt ra ngoài yếu tố con người vì chúng còn nâng cao tính linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tài chính. Không gian làm việc hợp tác sẵn sàng sử dụng ngay lập tức và các gói thành viên có thể được thay đổi ngay khi có thông báo để thêm dịch vụ, đặt chỗ và có thêm bàn làm việc khi bạn phát triển. Vì lý do này, không gian làm việc chung phổ biến trong số các công ty khởi nghiệp và các doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng, trong khi các tổ chức lớn hơn đang nhanh chóng nắm bắt được lợi ích của văn hóa làm việc chung.
Khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển sang các không gian làm việc linh hoạt, thì có các trung tâm làm việc sáng tạo, công ty và trung tâm hợp tác thích hợp xuất hiện để phù hợp với mọi doanh nghiệp và ngành. Hãy ước mơ thật lớn, thu hút cơ hội và đạt được cấp độ tiếp theo trong một văn phòng làm việc chung gần bạn.
– Không gian doanh nghiệp:
Không gian doanh nghiệp là một loại không gian văn phòng được quản lý có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của các nhóm lớn hơn. Chắc chắn, đó là một loại văn phòng làm việc chung hoặc văn phòng dịch vụ, nhưng trong khi nhiều người trong chúng ta liên kết không gian làm việc chung như một khái niệm phù hợp với người mới thành lập, người làm nghề tự do và quảng cáo cá nhân, thời thế đang thay đổi. Chúng ta đang sống trên đỉnh của kỷ nguyên mới theo cách mà tất cả chúng ta sẽ kinh doanh và các công ty lớn hơn đang bắt đầu nhận thấy vô số lợi ích liên quan đến những không gian làm việc năng động này.
Các văn phòng linh hoạt độc quyền này cho phép bạn tiếp cận không gian riêng tư được cá nhân hóa, nơi cũng có thể cung cấp kết nối con người có giá trị, xây dựng một nền văn hóa hợp tác đa dạng và hấp dẫn. Hãy tưởng tượng tất cả các tiện nghi mà nhóm của bạn có thể tận hưởng mà bạn có thể không cung cấp được nếu bạn chọn văn phòng thông thường, chẳng hạn như phòng tập thể dục, phòng trò chơi, khu thư giãn hoặc tiện nghi cuối chuyến đi.
